En mis visitas a posibles clientes, con frecuencia me cuentan cómo han fracasado al intentar instalar un sistema de gestión documental. Es más corriente de lo que parece, probablemente porque poner en marcha un proyecto es más complicado de lo que parece.
No es fácil cambiar los hábitos de trabajo de todos los implicados, en una empresa o en una Administración Pública.
No se trata solamente de instalar un programa y explicar cómo funciona. Es mucho más.
Por eso, cuando llamé hace unos días a un cliente al que instalamos nuestro software hace un año y me comentó lo contento que estaba y cómo se había librado de sus 10.000 expedientes, disfruté con sus comentarios, compartí su satisfacción y terminé la conversación con una agradable sensación del «deber cumplido». Cuando el éxito cuesta, el premio sienta mejor.
Porque este «caso» tenía algunos problemas añadidos (en realidad siempre los hay) que hacían más fácil el fracaso, que casi lo justificaban.
Y ahora que la historia ha terminado bien, creo que es interesante repasar los aspectos más interesantes porque hay muchas enseñanzas que sacar que se pueden utilizar en situaciones similares.
Esta es la historia de un médico de Sevilla que con sus 60 años, pelo blanco y la ayuda de sus dos hijas, sin ninguna experiencia previa en esta materia, consiguió lo que la mayoría de los Ayuntamientos, Ministerios o despachos de abogados no logran: liberarse de sus papeles completamente. Seguro que tú, o algún conocido, debería tomar nota.
El «sujeto pasivo»:
Vicente (el nombre es inventado pero el resto de los datos son reales) tiene una consulta en Sevilla. Es un médico «de los de antes», que dedica una hora a cada paciente. Mientras habla con él, toma notas a bolígrafo en una hoja en blanco. Estas hojas, junto a algún análisis o informe médico adicional, forman el historial clínico de cada paciente.
Durante 40 años, al terminar la jornada, Vicente dobla los folios de cada paciente. Dos veces. Y los introduce en un sobre en el que escribe su nombre y apellidos a bolígrafo.
A continuación guarda los sobres de cada día en un archivador metálico, tan grande como una nevera, en el que los sobres están ordenados alfabéticamente.
Cada día, antes de empezar las consultas, va al archivador y busca los sobres de los pacientes de ese día, para tener su «historial» a mano cuando los va recibiendo.
Cuando nos llamó por primera vez tenía unos 10.000 sobres (historiales) en dos archivadores.
El problema:
Como en casi todos estos casos, Vicente tenía dos problemas:
1.- El espacio. 10.000 sobres son muchos sobres. A pesar de hacer «limpieza» cada pocos años (lo que le consumía mucho tiempo adicional), el volumen era ya bastante grande para la cocina del piso en el que tiene su consulta (no sé por qué pero siempre los archivos están en las cocinas).
2.- El tiempo que empleaba cada día en localizar los historiales y volver a ponerlos en su sitio al final del día. No demasiado tiempo, pero una indudable molestia diaria.
Además, en verano Vicente pasa consulta en otra ciudad y tenía que llevarse los historiales con antelación, previendo los pacientes que iba a recibir.
La solución:
Vicente vió nuestro programa de gestión documental, ArchivaTech, en la gestoría de un amigo y se dió cuenta de que podía resolver su problema. Nos llamó y le instalamos el programa en una mañana.
Concretamente le llevamos:
1.- Un servidor Hewlett Packard básico con Windows 2008 server.
2.- Un gestor de base de datos Oracle 11g.
3.- El programa de gestión documental en dos puestos de trabajo.
4.- Un escáner Fujitsu ScanSnap S1500 de 20 páginas por minuto a doble cara.
La formación nos llevó apenas una hora, incluyendo el uso del programa y el proceso de digitalización.
El coste:
En modo de alquiler (o pago por uso). 165€ al mes. Incluyendo el servidor, Windows, Oracle y el escáner.
La digitalización:
Esto es lo que más me ha gustado del proyecto. En 7 meses, sus dos hijas, sin experiencia previa en este tipo de trabajo, han digitalizado los 10.000 historiales clínicos. Dos metros cúbicos de papel a la basura.
Situación actual:
Ahora, cuando recibe a cada paciente, Vicente sólo tiene que poner su nombre o DNI en ArchivaTech y consulta inmediatamente su historial completo. No tiene que preparar la visita. No tiene la mesa llena de papeles. Ni espacio de archivo en la cocina. No tiene que levantarse y buscar de nuevo si se ha olvidado de algo o equivocado al elegir el «sobre».
Cuando está en su consulta veraniega, se conecta desde su portátil al servidor con un programa de control remoto y accede a los historiales como si estuviera en Sevilla.
Las claves:
Lo más importante para conseguir el éxito en este proyecto es que Vicente se ha «implicado» directamente. Ha querido hacerlo, y ha puesto los medios necesarios (que en este caso eran sencillos). Ha vencido la «pereza» inicial de digitalizar los historiales sabiendo que le llevaría meses empezar a recoger los frutos de ese trabajo. Esta es la clave principal de su éxito.
Y hay otro par de ideas importantes:
1.- La sencillez de manejo. Vicente no es un forofo de la informática. Es un usuario tardío que se maneja con lo mínimo. Pero la facilidad de uso del programa y acceso a los historiales no le ha supuesto ningún obstáculo. Desde que vio el programa en la gestoría de su amigo se dio cuenta de que él podía usarlo fácilmente.
2.- La agilidad en la entrada de la información. Siempre digo que esta es la clave de un proyecto. Si tardas demasiado en introducir los documentos, el fracaso está asegurado. Los programas de gestión, documental o no, son una herramienta de «productividad». Si te «piden» más de los que te «dan», no sirven. En este caso, con la inestimable ayuda de un escáner ScanSnap, las dos hijas de Vicente introdujeron todos los historiales en solo 7 meses. 40 años en 7 meses. Es un trabajo que compensa.
Ahora, mira a tu alrededor: ¿cuántos papeles, archivadores, armarios, trasteros… puedes tirar a la basura si te lo planteas con un poco de visión de futuro? Si Vicente lo ha hecho, tú también puedes.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
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