Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

El minusválido digital

Desde hace 40 años juego al baloncesto pero nunca me habían dado un balonazo como el que recibí hace un par de días. La radiografía es de mi mano izquierda. Aparte del dolor, cuando llegué a casa con el brazo escayolado me dí cuenta lo difícil que es hacer tareas cotidianas tan sencillas como ponerse una camisa o partir un trozo de pan con una sola mano.

Pero lo peor llegó cuando me senté delante del ordenador. Afortunadamente el ratón lo puedo manejar sin problemas pero el teclado se ha convertido en un auténtico engorro.

Aprendí a escribir a máquina a los 12 años, en un largo verano en el que tenía mucho tiempo libre. Mil veces me he alegrado de aquel sencillo curso de mecanografía que me permite escribir a una velocidad muy aceptable, con los 10 dedos y, muy importante, sin mirar al teclado.

Ahora, con una mano y solo un dedo útil de la otra, me arrastro como puedo mirando las teclas y sufriendo para escribir cada palabra. Me siento minusválido, en el sentido literal de la palabra. Qué pérdida de tiempo, que poca productividad. Calculo que tardo, al menos, el doble de tiempo en escribir una frase. Probablemente más.

Y me acuerdo de muchas personas que escriben incluso más despacio que yo ahora. Profesionales competentes, médicos, abogados… que inevitablemente redactan contratos, informes, correos electrónicos a diario y que pierden mucho tiempo luchando con el teclado.

Son los modernos «minusválidos digitales». No porque tengan una limitación sino porque dejan de tener una ventaja respecto a los que manejamos con soltura los diez dedos sobre el teclado del ordenador.

Pero hay un nivel de minusvalía más. O de ventaja de los usuarios expertos sobre los que no manejan bien esta herramienta imprescindible: el uso de herramientas de productividad.

Cada día utilizo muchos pequeños trucos para ahorrar tiempo: atajos de teclado, iconos agrupados, carpetas ordenadas y numeradas,… Y también programas a los que trato de sacarles el máximo partido. ¡Para ganar tiempo! Para utilizarlo en tareas interesante y no en las repetitivas y poco atractivas.

Uno de los programas que utilizo a diario es mi gestor documental, ArchivaTech. Es raro el día que no necesito buscar un contrato, un presupuesto, una factura de hace tres meses… o la tarjeta de visita de un posible cliente del que solo recuerdo que era de Bilbao (sí, también escaneo las tarjetas de visita, tengo cientos).

Cada día, los que no tienen tiempo de aprender a utilizar eficientemente las herramientas informáticas de uso cotidiano, o simplemente a escribir sin mirar al teclado, son auténticos minusválidos del mundo digital, están en desventaja con los usuarios eficientes. Del mismo modo que yo he tardado mucho más del doble del tiempo habitual para escribir este post con 5 dedos de una mano, y solo uno de la otra.

En tres semanas volveré a ser productivo. En ese tiempo cualquiera puede mejorar su productividad… simplemente con un curso de mecanografía o con una gestión eficiente de su archivo de documentos.

Nota: por supuesto que utilizo otros programas a diario, pero no olvidemos el tema de este blog.