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Posts Tagged ‘gestion documental’

El próximo jueves 18 de abril participo en un congreso de gestión documental en Bogotá. Hablaré de tres temas muy interesantes que ya he comentado ampliamente en este blog.

“Hacia un mundo digital: ¿Podemos destruir nuestros documentos en papel?”

Sin duda una pregunta “de moda” que, desafortunadamente, todavía no se puede contestar de forma afirmativa con rotundidad. Hace solo unas semanas comentaba la situación actual, en España, muy similar a la de Bogotá, por ejemplo. La conclusión es que los legisladores van, como siempre, muy por detrás de la “sociedad”, de la empresa privada. Por no hablar de los jueces, al menos los españoles, que viven rodeados de papeles y ajenos a las necesidades de un mundo “del siglo XXI”.

“Proyecto integral de digitalización”

Otro tema recurrente en este blog y en mis videos en mi canal de YouTube. La digitalización de los documentos es solo una parte de las tareas asociadas a un proyecto integral de sustitución de los “papeles” por documentos en formato electrónico. Antes de afrontar un proyecto en la empresa conviene ser consciente de que hay que contemplar otros aspectos que el mero “fotocopiado” de los documentos en papel.

“Programas de gestión documental”: Clasificación, Arquitectura, Características.”

Temas ya “clásicos” en este blog. De arquitectura de sistemas he hablado ampliamente en las últimas semanas porque es un tema interesante y bastante desconocido. No me repetiré porque solo tienes que echarle a un vistazo a esos posts. Sí adelante que tengo previsto un video con el contenido de esta presentación de Bogotá. (más…)

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Con frecuencia me consultan, a través de este mismo blog o en mi página Web, www.archivatech.es, sobre los pasos a dar para poner en marcha una “empresa de gestión documental”. Aunque es un asunto que he tratado “lateralmente” en varios post anteriores, voy a escribir uno específico para contestar a todos estos lectores interesados (y para ahorrarme algunas docenas de correos electrónicos de contestación).

Lo primero, sin duda: léete este blog. De arriba a abajo. No es imposible: un visitante del pasado SIMO me dijo que lo había hecho. Y no es broma. En estos 160 posts, escritos en los tres últimos años, hay mucha, mucha información interesante para alguien que quiere comenzar un proyecto relacionado con la gestión documental.

Lo segundo, si no lo has hecho hace un momento: léete el post “Las 5 patas de un proyecto de gestió documental” y visiona el video con detenimiento. Es un primer paso imprescindible: saber a qué “parte” de la gestión documental te quieres dedicar. Porque ese es el …

(más…)

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Gestión documentalUno de mis lectores me plantea varias preguntas sobre un proyecto que va a presentar a un cliente y, específicamente, qué ventajas o inconvenientes tiene el enfoque de las “5 patas” frente al suyo. Creo que es un ejemplo interesante así que, tras pedirle su aprobación, le contesto “públicamente” para que pueda servir de ayuda para otras personas interesadas en proyectos similares.

Al final del post está su “propuesta”, que puedes consultar antes de leer las preguntas y respuestas, pero que intentaré reproducir en sus partes más importantes al contestar para ahorrarte esa consulta.

Estas son sus dudas:

1. Quisiera tu opinión con relación al sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo y que se basa en 3 puntos, versus el sistema de gestión documental basado en las 5 “patas”.

Cuando comento en mi post que un proyecto “integral” tiene estas 5 “patas” o partes ya indico que no siempre son necesarios todos los “módulos”. En realidad, este que me plantea no está muy alejado, aunque hay algunas diferencias que me gustaría resaltar (y son válidas para cualquier proyecto). (más…)

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Balanza de costesObviamente la respuesta es SÍ o al menos esa es mi opinión. Pero hoy voy a intentar “convencer” a algunos aficionados recalcitrantes al papel impreso utilizando un razonamiento práctico, objetivo (si es posible) y exclusivamente económico. Para eso nada como la “teoría de juegos” de mi post anterior (léelo ahora mismo si no lo has hecho ya). Unas pocas cuentas (muy simplificadas) y una conclusión que, espero, sea positiva.

Instalar un sistema de gestión documental que me permita prescindir de los documentos en papel (o de la mayor parte de ellos) en mi trabajo diario es una decisión que tiene un coste importante. No solo la instalación inicial sino el tiempo de digitalización del archivo histórico y de los documentos nuevos que se van generando y recibiendo. El coste más “evidente” es el de adquisición de equipos (escáneres, un servidor nuevo, la licencia del programa, la formación inicial del personal…) Si montas software libre te puedes ahorrar la licencia pero probablemente te cueste más la formación (ya sabes mi opinión sobre el software libre :))

Sin embargo esto es lo de menos. (más…)

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Un caso de éxitoEn mis visitas a posibles clientes, con frecuencia me cuentan cómo han fracasado al intentar instalar un sistema de gestión documental. Es más corriente de lo que parece, probablemente porque poner en marcha un proyecto es más complicado de lo que parece.
No es fácil cambiar los hábitos de trabajo de todos los implicados, en una empresa o en una Administración Pública.
No se trata solamente de  instalar un programa y explicar cómo funciona. Es mucho más.

Por eso, cuando llamé hace unos días a un cliente al que instalamos nuestro software hace un año y me comentó lo contento que estaba y cómo se había librado de sus 10.000 expedientes, disfruté con sus comentarios, compartí su satisfacción y terminé la conversación con una agradable sensación del “deber cumplido”. Cuando el éxito cuesta, el premio sienta mejor.

Porque este “caso” tenía algunos problemas añadidos (en realidad siempre los hay) que hacían más fácil el fracaso, que casi lo justificaban.
Y ahora que la historia ha terminado bien, creo que es interesante repasar los aspectos más interesantes porque hay muchas enseñanzas que sacar que se pueden utilizar en situaciones similares.

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(Este post es la continuación de uno anterior que deberías leer antes, si no lo has hecho ya).

La solución para GoogleAntes de hablar de la solución me gustaría destacar que la falta de precisión en las búsquedas es un problema generalizado, presente en todos los sistemas de gestión de documentos. No solo se presenta en las búsquedas en Internet (la madre de todas las gestiones documentales) sino en muchas otras situaciones. El buscador de Google es un buen ejemplo, pero no es un caso aislado.

Por ejemplo, a escala local, en empresas o instituciones con bases de datos de cierto tamaño. Un investigador en un centro de referencia sobre el cáncer usa algunas palabras clave para localizar un artículo médico sobre determinadas proteínas y su efecto en el sistema inmunológico, y recibe 2.000 documentos como respuesta. Demasiados para echarles un vistazo. O yo mismo, si busco “MTC Soft” en mi programa de gestión documental, recibo cientos de documentos ya que es una palabra muy corriente en mi documentación. Cuanto mayor es la base de datos y más “popular” es la palabra que busco mayor es la lista de resultados que obtengo… y más tiempo necesitaré para encontrar el documento que me interesa.

El problema lo resume muy bien una frase que oí hace años hablando de Internet: “La información es poder, pero el exceso de información es caos“. (más…)

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Nadie duda del éxito de Google. La mayoría de nosotros lo usamos a diario para buscar “algo” en Internet. Un artículo científico, una noticia local, el último modelo de ultrabook de Lenovo… El buscador sirve para todo.

Pero ¿por qué usamos Google y no los otros? ¿Por qué Yahoo ha fracasado?, a pesar de que llegó al mercado antes que Google y era la empresa de moda en los primeros años de Internet.

La palabra que lo define todo es “relevancia“. O “algoritmo”, que todo el mundo usa sin saber muy bien qué significa.

El éxito de Google fue mostrar en los primeros lugares de los resultados de las búsquedas aquello que realmente estábamos buscando.

Cómo lo hacen es un secreto tan bien guardado como la fórmula de la Coca Cola. Las famosas 200 variables (dicen) que contempla el algoritmo para clasificar las páginas Web y ordenarlas de tal forma que los resultados más “relevantes” aparezcan los primeros.

Pero yo no iba a hablar ahora del éxito de Google (es algo muy conocido) sino de su principal problema: la “basura”, los resultados “no relevantes” que aparecen con frecuencia donde no deberían, es decir, en la primera página de resultados. Un problema creciente que sufrimos todos con frecuencia. Un problema que a veces no podemos resolver, a pesar de cambiar las palabras para buscar, usar las comillas, añadir otras opciones… (más…)

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