Uno de mis lectores me plantea varias preguntas sobre un proyecto que va a presentar a un cliente y, específicamente, qué ventajas o inconvenientes tiene el enfoque de las «5 patas» frente al suyo. Creo que es un ejemplo interesante así que, tras pedirle su aprobación, le contesto «públicamente» para que pueda servir de ayuda para otras personas interesadas en proyectos similares.
Al final del post está su «propuesta», que puedes consultar antes de leer las preguntas y respuestas, pero que intentaré reproducir en sus partes más importantes al contestar para ahorrarte esa consulta.
Estas son sus dudas:
1. Quisiera tu opinión con relación al sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo y que se basa en 3 puntos, versus el sistema de gestión documental basado en las 5 «patas».
Cuando comento en mi post que un proyecto «integral» tiene estas 5 «patas» o partes ya indico que no siempre son necesarios todos los «módulos». En realidad, este que me plantea no está muy alejado, aunque hay algunas diferencias que me gustaría resaltar (y son válidas para cualquier proyecto).
- Echo de menos una mención expresa al sistema de copias de seguridad. Es tan importante que no se debe considerar «implícito» en la propuesta sino que debe estar claramente previsto, presupuestado y explicado al cliente. Una pérdida de datos de decenas o cientos de miles de documentos es tan catastrófica que debe estar prevista desde el primer momento. Y si es por escrito, es una buena forma de protegerse ante reclamaciones futuras. Si está bien planteado pero las copias mal ejecutadas, la culpa es del usuario/cliente. Eso es muy importante.
- Creo que haces muy bien en dejar claro que la consultoría y el estudio de la documentación es parte importante del trabajo. Alguna vez he pensado añadir esa «sexta pata». No es una parte «tangible», como un escáner, pero es probablemente la más importante. El problema es que muchos clientes no son conscientes de su valor.
- La otra «pata» que falta, la destrucción de la documentación, parece que no se aplica en este caso.
En definitiva, no es tan diferente, aunque ojo con olvidar las copias.
2. Dado que el éxito de un sistema de gestión documental se basa fundamentalmente en el software o programa, quisiera tu opinión con relación a los requerimientos de hardware y software que plantea el sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo. Es decir, ¿Qué tan bueno es, tomando como referencia la robustez, seguridad, agilidad y velocidad? Una comparación con relación a Archivatech.
Dejando a un lado, de momento, el sistema de gestión de correspondencia, planteas entregar los documentos en PDF o TIFF en forma de archivos en el sistema y con un buscador mediante navegador Web. Me parece que te quedas muy corto.
No considero suficientemente sólido, robusto, escalable… un sistema de archivo que no utilice un gestor de bases de datos para la organización física de los documentos digitalizados. Puede ser Oracle, SQL Server, MySQL… hay muchos perfectamente válidos. Pero tener los archivos en una o varias carpetas de uno, o varios, discos duros… me parece muy poco apropiado. Insuficiente.
El incremento en la seguridad, de acceso y de gestión, de un gestor de base de datos es imprescindible para tomar en serio un sistema de archivo. Además de las opciones de búsqueda de los datos. Y la posibilidad, más que recomendable, imprescindible, de añadir información adicional estructurada a los documentos o expedientes.
En definitiva, no considero una opción para un volumen importante de documentos o de usuarios un sistema así.
En cuanto al sistema de gestión de correspondencia, personalmente no me gusta nada Lotus Notes. Lo conocí cuando era un producto novedoso, ¡en 1985! Creo que solo se justiffica montar Lotus Notes si ya está instalado y hay docenas de usuarios que lo conocen.
Hay que migrar a herramientas más conocidas, abiertas y actuales. Usar un producto como Lotus Notes es crear una isla de información que no va a dar más que problemas. Yo me plantearía una migración a alguno de los sistemas «actuales», que son muchos.
3. ¿Cómo podría determinar cuales son los requerimientos básicos necesarios (tomando como referencia las «5 patas») tanto humanos como tecnológicos para implementar esta empresa, de tal manera de ofrecer un servicio eficiente a los clientes?
Lo primero, el conocimiento. Que está muy relacionado con la «6ª pata» ya comentada: la consultoría. Si tienes esto, tienes lo más difícil.
A continuación hay que dominar los equipos involucrados: escáneres, OCR, servidores, sistemas de copias de seguridad… Es muy sencillo porque las necesidades técnicas son elementales y la oferta es muy grande. No plantea ningún problema.
Por último, elegir el programa de gestión documental en el que almacenar los documentos que se digitalizan. Obviamente un programa como ArchivaTech te puede venir muy bien porque es muy sencillo de aprender, tanto para instalar como para utilizarlo. Estamos hablando de unos días. Si prefieres software libre, Alfresco, Nuxeo… ve contando con varios meses de aprendizaje. En el otro extremo, Sharepoint de Microsoft. También te llevará bastante tiempo manejarlo con soltura.
4. ¿Con qué conocimientos técnicos se debería contar para implementar este proyecto y realizar un trabajo adecuado en gestión documental? Es decir, ¿cualquier persona que decida implementar un proyecto de estas características, lo puede hacer sin mayores inconvenientes?
Creo que he contestado en la pregunta anterior. Lo más importante y difícil es el conocimiento relativo al archivado de documentos, clasificación, indexación… Hay estudios universitarios, lo que ya indica la dificultad que llega a tener.
Si los proyectos son sencillos también las necesidades lo son, por lo que puedes afrontarlos sin grandes conocimientos.
Mi consejo: plantéate la colaboración con algún documentalista o archivero para desarrollar proyectos complicados y busca un buen software, y sencillo, para cubrir los aspectos claves del conocimiento.
5. Cuando adquieres un software de gestión documental, ¿existe la posibilidad de que te capaciten en su uso?
Lógicamente depende de la empresa a la que lo compres. Nosotros, por ejemplo, tenemos material didáctico tanto para distribuidores-integradores como para clientes. En el caso del software libre seguro que lo encuentras fácilmente en Internet (aunque te tendrás que buscar la vida). Otros programas comerciales tienen también sus manuales, aunque algunos da miedo verlos (demasiado complejos para mi gusto).
Espero que estas preguntas le sirvan a mi «lector» y a otros muchos que os planteéis montar una empresa de gestión documental.
Reproduzco ahora la solución que propone y sobre la que he comentado sus preguntas:
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROPUESTO:
1. SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Servicio de conversión de colecciones físicas en formato de archivo de imágenes PDF o TIFF y registro de indexación, complementada con la entrega de respaldos en CDs/DVDs/Flash/intranet con buscador mediante navegador web. La solución es ideal para la sistematización de colecciones históricas y para la optimización de espacios de almacenamiento.
SERVICIOS QUE COMPRENDE
- Conversión de documentos en archivos PDF y/o TIF.
- Procesamiento de imágenes con reconocimiento de caracteres (OCR), extracción de datos y clasificación documental de acuerdo a procesos funcionales.
- Indexación de documentos de acuerdo a criterios definidos como cliente, caso, asunto u operación.
- Procesos de control de calidad de datos.
ACTIVIDADES
- Revisión de colecciones para procesar: estado, soporte, etc.
- Preparación de unidades para digitalización: desarchivo, desengrampado, desempastado, etc.
- Proceso de Digitalización y Registro por documento o legajo.
- Reacondicionado de unidades para Archivo.
REQUERIMIENTO OPERATIVO
- Procesamiento in-situ o alternativamente, en ambiente remoto con flujo físico continuo de las documentaciones.
2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA
Herramienta de colaboración para la gestión documental que incorpora las funciones de registro, creación, captura mediante digitalización, procesamiento y seguimiento de la documentación en todo su ciclo de vida hasta su disposición final, ofreciendo una integración total con los servicios de mensajería electrónica.
ACTIVIDADES DE IMPLEMENTACIÓN
- Parametrización y ajustes de Aplicación de acuerdo a relevamiento de procesos y tipos documentales.
- Instalación «Gestor Documental» para usuarios encargados de la verificación y procesamiento de correspondencia.
- Capacitación.
- Implementación y ajustes.
3. ORDENAMIENTO E INVENTARIACIÓN
Servicio de inventariación, ordenamiento y sistematización de las colecciones físicas de gestión y centrales de acuerdo a tipos documentales identificados y normas vigentes, complementada con una herramienta de registro y seguimiento de la mismas.
ACTIVIDADES
- Ordenamiento e inventariación de colecciones fisicas.
- Etiquetado con códigos de barra por unidad de soporte y encajonado.
- Instalación de sistema de registro y seguimiento.
- Captura documental mediante digitalización por legajo.
- Capacitación a personal encargado de Archivos
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
y donde esta el ejemplo
Al final del post reproduzco su propuesta a un proyecto completo, a partir de la frase «SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROPUESTO:»
Es cierto que ni él ni yo detallamos el ejemplo desde el punto de vista del cliente, sino que hablamos de la solución. Pero es un caso tan general que encaja en muchos proyectos y su propuesta y mis comentarios lo son sobre un proyecto «real», que es el ejemplo al que me refiero.