Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Cómo elegir la mejor arquitectura para mi empresa.

Una de las “maldiciones” de nuestra época es tener que elegir continuamente. Hay un exceso de oferta en cualquier ámbito que imaginemos que nos obliga a tomar decisiones a cada momento. Si voy a comprar un portátil nuevo, hay unos 200 modelos para elegir, a cual más atractivo. Si cambio de móvil, sólo en decidir si Apple, un Android o los nuevos Nokia con Windows Phone ya me puede dar un buen dolor de cabeza.

Y si lo que vas a comprar es un nuevo coche: puedes pasarte meses leyendo revistas especializadas y comparando entre docenas de modelos (aunque muchos encuentra atractivo este “trabajo”).

Me gusta mucho el ejemplo del coche nuevo porque encuentro un gran paralelismo con algunas decisiones relativas a la compra de nuevos equipos informáticos. Y como de coches sabemos todos, seguro que se puede aprender algo del proceso.

Vamos a ello: voy a comprar un coche nuevo y tengo que elegir el “mejor” para mí. Y esta es la primera “clave”: para mí. Lo que es bueno para mi vecino, que no tiene hijos, no es bueno para mí, que tengo tres. Si estoy soltero, un descapotable pequeño de dos puertas es una buena elección, pero si tienes hijos te dará miedo que se bajen en algún semáforo (comentario real oído a una “madre”, ciertamente cargado de razón). Un coche grande, con cuatro puertas y un buen maletero será mucha mejor elección. Y si sólo lo quiero para ir al trabajo a diario dentro de la ciudad, cuanto más pequeño y de menor consumo mucho mejor.

La moraleja es evidente: no hay uno “mejor” que otro sino más adecuado a MIS necesidades.

Y exactamente lo mismo ocurre cuando voy a instalar un sistema informático en mi empresa (como siempre, uso “empresa” para simplificar pero me refiero también a Administración, despacho, hospital, etc…).

Las necesidades de una gestoría de 5 trabajadores no tienen nada que ver con una multinacional con 20 sedes en diferentes países del mundo. Y las últimas novedades y “tendencias” que vienen de EEUU y triunfan en las PYMES neoyorquinas pueden ser totalmente contraproducentes en mi oficina, en una ciudad pequeña, o un pueblo con una conexión a internet deficiente.

Así que hay que identificar las necesidades que YO tengo en Mi empresa y ver qué sistema las satisface mejor. Desde el punto de vista de la gestión documental, que es de lo que hablo en este blog.

Hoy toca hablar de “arquitectura”, de la forma de conectar los diferentes ordenadores y periféricos que conforman mi sistema. Y para elegir bien, para valorar los pros y contras de cada opción lo mejor es contestar a unas preguntas muy concretas. Las respuestas me dirán qué opción elegir.

• Lo primero: número de usuarios. Unos pocos (5 a 10), varias decenas, centenares o miles.
• Perfiles o tipo de usuarios: digitalizadores, administradores, gerentes, comerciales…
• Frecuencia de uso de los distintos perfiles de usuario: digitalizadores (continuamente), gerentes (esporádicos), comerciales (unas pocas veces al día)…
• Necesidad de conectar distintas oficinas.
• Necesidad de acceso remoto.

Con estos datos ya tendríamos que poder elegir la mejor “arquitectura”. Mi consejo para algunos “perfiles” típicos:

1.- Una pequeña empresa, 5-10 usuarios, una sola oficina y muy celosos de sus documentos (físicos o digitales). Un pequeño despacho de abogados, gestoría, notaría…

Mi elección: cliente-servidor.

Robusto, sencillo, muy rápido en la consulta y recuperación de los documentos, en su archivo. Con un interfaz muy depurado, sencillo de usar.

1.b.- La misma empresa, pero alguno de los usuarios quiere acceder desde su casa, el despacho de un cliente o desde la tumbona de la piscina con un ipad:

Mi elección: Cliente-Servidor + Acceso remoto con un navegador.

2.- Una empresa, no tan pequeña, con 10-15 usuarios digitalizando un archivo de cierto volumen (decenas de miles de documentos) y varias decenas de usuarios que solamente consultan el archivo o introducen algún documento ocasionalmente. Muchas Administraciones públicas encajan en este perfil. Hospitales. Empresas medianas con cientos de empleados.

– Cliente-Servidor + Clientes Web.

Los digitalizadores y algún gestor utilizan un programa “pesado”, una herramienta potente para gestionar los miles de documentos con facilidad y agilidad. Los usuarios “esporádicos” o que solo necesitan consultar los documentos se limitan a usar un navegador y conectarse al servidor dentro de la intranet de la empresa.

También valdría una solución con clientes Web únicamente (lo que se llama clientes ligeros) pero personalmente creo que las aplicaciones web no alcanzan la potencia y facilidad de uso que se consigue con los “clientes pesados” desarrollados a medida (sobre esto hay mucho que hablar, y ya lo he hecho antes en este blog).

2.b.- Esta misma empresa-Administración, con necesidad de conectarse remotamente a los datos:

– Cliente-Servidor + Clientes Web (en la intranet) + Clientes Web que acceden a través de Internet.

3.- Una empresa, pequeña o no, con varias oficinas y empleados que se desplazan con frecuencia:

– Cliente-Servidor + Cliente Web (intranet) en las diferentes oficinas, conectadas todas ellas al “servidor central” + Clientes Web que acceden remotamente.

4.- Una empresa, grande o pequeña, que necesita una gran movilidad y no quiere ocuparse de mantener un servidor propio, no tiene un gran volumen de documentos y no considera el acceso a través de Internet como una brecha de seguridad:

– Cloud computing. El servidor en la nube y los usuarios accediendo con navegadores Web desde cualquier ordenador o dispositivo conectado a Internet.

No pretendo en absoluto ser exhaustivo ni resolver una decisión tan importante en cuatro párrafos, pero sí llamar la atención sobre dos cosas:

1.- Hay que valorar todas las opciones. Si un vendedor te ofrece solo una y, ¡qué casualidad!, es justamente la suya: sospecha. Puede que son sea muy objetivo. Si descarta las otras, al menos que las comente y justifique por qué no son válidas.

2.- Piensa en TUS necesidades. Lo que funcionó a tu cuñado no tiene por qué valerte a ti (creo que esto lo he repetido ya 3 ó 4 veces).

Y, una vez hayas decidido qué arquitectura implementar, solo llevas el 10% del problema resuelto: ahora tienes que ver los diferentes programas de gestión de esa arquitectura concreta y elegir el mejor.

Volviendo al ejemplo del coche, ya que has decidido que necesitas 4 puertas, un buen maletero y que sea diesel… no es lo mismo un Mercedes que un Skoda. Claro que tampoco cuestan lo mismo.