En este blog siempre comento las ventajas de instalar un software de gestión documental para administrar los documentos que se manejan en la empresa, una vez que hemos dado el primer y fundamental paso de «convertir» en digitales aquellos que no lo sean. Doy por sentado que todo el mundo, todas las empresas y Administraciones, deberían instalar este tipo de software porque «todo son ventajas» y que el único motivo por el que no lo han hecho ya es por falta de tiempo (pocas veces) de presupuesto (a corto plazo, porque a la larga se ahorra dinero) o de ganas (ganas «en general»: falta de espíritu innovador, conformismo, rechazo al cambio… llámalo como quieras).
Sin embargo la realidad es que la mayor parte de las empresas (al menos las PYMES) y no digamos las Administraciones Públicas no tienen instalado un programa específico de gestión documental (al menos no el mío, pero creo que ni siquiera el de la competencia).
Si las bondades de este software son tan evidentes ¿cómo es que estas empresas aún funcionan?
La realidad es que se puede funcionar como empresa (pública o privada) sin tener «el mejor sistema posible». ¡Qué obviedad! Que se lo digan a los funcionarios ineficientes, a los jefes que no saben mandar o a los gestores mal preparados. Una empresa puede funcionar y hasta ganar dinero sin necesidad de «estar a la última», en tecnología, en gestión empresarial o en eficacia de sus trabajadores.
Y, además, algunas alternativas al uso de software de gestión documental son razonablemente válidas para algunas situaciones. Incluso hay opciones que pueden ser mejores que el propio software. Veamos algunos casos sencillos.
1.- Continuar con el archivo en papel.
Esta es la peor opción, pero sigue siendo la que eligen la mayoría de las empresas. Sobre todo en España, con la que está cayendo. No tiene ninguna ventaja respecto a digitalizar y archivar los documentos en un software de gestión documental, pero son muchas las empresas que creen que aún no ha llegado el momento de «modernizarse» y pasar a la gestión digital. Es cuestión de tiempo, pero deberán dar el paso.
2.- Digitalización y Windows.
Un primer paso que muchos han dado ya es utilizar los documentos en formato digital, los nuevos, y digitalizar a un PDF los documentos en papel. De momento los guardan como ficheros, en Windows. Y funcionan razonablemente bien. Esta opción es perfectamente válida para pocos usuarios y documentos. Desde luego es suficiente para autónomos, usuarios individuales. Sin embargo, a partir de unos miles de documentos y si el número de usuarios que accede a todos ellos es creciente (no muchos, con 4 ó 5 ya ocurre) el «sistema» se queda muy corto. Es un buen paso, pero solo el primero.
3.- Gestión empresarial con funcionalidades de gestión documental
Este es el gran enemigo del software de gestión documental. Si al ERP, CRM o programa de gestión en general que utiliza la empresa, ese en el que introduce los datos de sus facturas, sus clientes, sus productos… le añade la posibilidad de incorporar documentos, es la solución ideal. Los archivos pasan a ser un campo más en la ficha de un cliente (quizás su DNI escaneado), de una factura (la versión en PDF) o de un contrato. Al igual que guardamos fechas, nombres y apellidos y cantidades, guardamos imágenes, documentos.
El problema de muchos de estos programas es que la «parte» de gestión documental no la resuelven bien y guardan los archivos directamente en una o varias carpetas de Windows sin control alguno sobre ellos. En este caso la seguridad de la información, en cuanto a conservar los documentos sin pérdidas y en cuanto a control de acceso por personas no autorizadas puede quedar muy comprometida.
Siempre hay que gestionar los documentos con rigor, preferiblemente con un gestor de bases de datos (como Oracle, SQL Server, MySQL…) y controlar su acceso y en esto muchos programas que «vienen» de la gestión de campos estructurados se quedan cortos.
Por lo demás, es la solución ideal.
Hay otra alternativa, bastante interesante, que es utilizar un programa de gestión empresarial para los datos estructurados y uno de gestión documental para todos los documentos digitales y «enlazarlos» con un campo clave para que los documentos aparezcan en las pantallas del programa de gestión como si estuvieran incluídos en él. Cada programa se ocupa de «sus» datos pero el usuario trabaja aparentemente solo con uno.
De una forma o de otra, espero que si estás en las situaciones 1 ó 2 des ya el paso siguiente. Todo son ventajas.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
me parece muy interesante comentario. actualmente estoy pensando en implementar un sistema de gestión documental en mi empresa, la idea es escanear las facturas en pdf y después mediante un programa que el pdf vaya a la carpeta correspondiente según el nombre que le ponga. el problema lo tengo cuando quieras buscar información de dentro de los pdf no se como hacerlo me gustaría que me dieses tu opinión de este sistema y si se te ocurre algún sistema mejor teniendo en cuenta que es para un autónomo y no preciso de un sistema de gestión documental muy caro y complejo gracias
Para buscar dentro de los PDF necesitarías pasar un OCR en el proceso de digitalización. Pero para facturas no le veo muy interesante. Hay mucha información que no te interesa indexar. Yo reservaría las búsquedas «full text» para documentos más importantes, como contratos.
En el caso de facturas, mi sistema es muy sencillo pero muy eficaz. Solo pongo al PDF el número de la factura: 0123.pdf, por ejemplo. Y la guardo en una «carpeta» con el año, 2012 por ejemplo, dentro de una carpeta que pone «Facturas emitidas» (o recibidas). De esta forma, el tiempo que tardas en dar el nombre al documento es mínimo y luego solo tienes que arrastrar el archivo a la carpeta correspondiente, que está perfectamente localizada.
Para buscar una factura, utilizo el programa de contabilidad que es mucho más potente que el de gestión documental porque he tenido que introducir todos los datos identificativos de la factura para llevar la contabilidad. En resumen, localizo el número de factura y año con mi programa «estructurado» y voy a la gestión documental a tiro hecho cuando necesito el documento.
Nosotros vendemos un producto ajustado al punto 3 que mencionas como la opción ideal. Siendo además uno de los puntos a favor de nuestro ERP: La opción de tener toda la documentación integrada con los ficheros principales de la aplicación, incluso podemos manejar el escáner desde dentro de ella. Precisamente estos días estamos modificando esa parte. Hasta ahora los documentos los almacenábamos en carpetas guardando la ruta al documento en un campo de una tabla de documentos, El problema con el que nos encontrábamos es que era muy difícil conseguir que los usuarios guardasen todo en una única carpeta compartida. Nos encontramos con documentos guardados en el PC local, inaccesibles desde otros puestos de red. Así que ahora estamos migrando este sistema a un método de almacenamiento por contenido. Es decir, no guardamos la ruta al documento sino que es el propio documento el que se guarda en un campo General de la tabla de documentos, aunque ahora aparece otro problema que es la redundancia de tener el documento original en una carpeta y su copia como contenido en la base de datos, problema que se acentúa si el documento original es susceptible de modificaciones. ¿Vosotros cómo solucionáis esto?
La redundancia se resuelve de una forma muy sencilla y que no es una aportación de la informática.
Hay que tener muy claro cual es el fichero «ORIGINAL» y cuales son copias. Lo que se llama en algunos sectores «MASTER», la referencia al que todos los demás apuntan o del que todos los demás son copia.
Obviamente hay que dejar claro a los usuarios que el «original», el que tiene preferencia sobre cualquier otra copia o versión del documento es el que está almacenado en la base de datos del sistema de gestión.
Si modifican una «copia» y quieren que prevalezca sobre el «master» u «original», tienen que guardar esa «copia» en el sistema de gestión, reemplazando al anterior «original» y convirtiéndose en el nuevo «original».
Un buen software, como el nuestro, avisa al usuario cuando va a guardar un documento que ya existe en la base de datos y da la opción de sustituirlo o marcarlo como nueva versión. De esta forma tienes un histórico de los cambios.
Muy interesante tu blog, te felicito. Me ha dado varias «puntas de obillo» para un tema nuevo para mi.
Al grano, estuve viendo algo de tu sistema (y también algún otro) y le encuentro un problema o por lo menos una dificultad a futuro: El destino de los documentos digitalizados. Por el tema de la seguridad, su ubicación es algo intrincada. La pregunta es, que pasa con los archivos y datos si necesito migrar a otro software en el futuro? (La duda es más larga, pero esto es una de las principales). Saludos desde la Patagonia Argentina.
En nuestro caso, ArchivaTech, no hay ninguna duda de dónde se guardan los archivos: en un servidor situado físicamente en las oficinas del cliente y conectado en una red local a los puestos de trabajo.
En cuanto a la migración, los archivos se guardan en una base de datos Oracle a la que tiene acceso el cliente sin ninguna restricción por lo que puede transferirlos fácilmente a otro formato sin necesidad de utilizar el software de gestión. Transparencia total.
Gracias por tu comentario.