Obviamente la respuesta es SÍ o al menos esa es mi opinión. Pero hoy voy a intentar «convencer» a algunos aficionados recalcitrantes al papel impreso utilizando un razonamiento práctico, objetivo (si es posible) y exclusivamente económico. Para eso nada como la «teoría de juegos» de mi post anterior (léelo ahora mismo si no lo has hecho ya). Unas pocas cuentas (muy simplificadas) y una conclusión que, espero, sea positiva.
Instalar un sistema de gestión documental que me permita prescindir de los documentos en papel (o de la mayor parte de ellos) en mi trabajo diario es una decisión que tiene un coste importante. No solo la instalación inicial sino el tiempo de digitalización del archivo histórico y de los documentos nuevos que se van generando y recibiendo. El coste más «evidente» es el de adquisición de equipos (escáneres, un servidor nuevo, la licencia del programa, la formación inicial del personal…) Si montas software libre te puedes ahorrar la licencia pero probablemente te cueste más la formación (ya sabes mi opinión sobre el software libre :))
Sin embargo esto es lo de menos. El coste de digitalizar los documentos es mucho mayor que el de instalación del nuevo sistema. Casi siempre. Para centrar un poco el «caso», imaginaré que mi amigo abogado (viejo conocido de mis lectores) va a ser el ejemplo. Creo que es representativo de cientos, miles de pequeñas empresas, con entre 5 y 10 usuarios, muchos papeles en cada despacho, una habitación como archivo en el mismo local y un archivo «histórico» en un trastero. Seguro que el perfil os resultará familiar a muchos de vosotros.
Volviendo al coste. La instalación le puede costar unos 4.500€, o pagar una cuota de 155€ al mes. Pero digitalizar todos los documentos de su archivo le puede costar fácilmente 25.000€ si se lo hace una empresa externa o algo más de la mitad si lo hace con personal propio, que no tenga un sueldo muy alto. Queda un tercer «bloque»: los nuevos documentos. Muchos de ellos los deben digitalizar o incorporar al gestor documental los propios usuarios por lo que el coste será el tiempo que necesitan para esta tarea. Y este tiempo sí que es muy valioso.
En resumen, tenemos un «juego» en el que el coste de la «apuesta» es muy alto. ¿Habrá forma de compensarlo con el «premio»?
El premio es también variado. En primer lugar el ahorro de espacio. ¿Cuánto cuesta el alquiler del trastero con los documentos? Y no vale decir, como un cliente que guarda sus papeles en un piso en el centro de Sevilla, que no cuesta nada porque es de uno de los socios :). ¡Un piso entero en Sevilla! Por lo menos está dejando de ingresar 1.000€ al mes, simplemente para tener estanterías llenas de documentos que cada año acumulan más polvo.
Esta cuenta, la del ahorro del archivo físico, es muy sencilla: me cuesta 25.000€ (por ejemplo) digitalizar todo y me ahorro el alquiler del trastero (o piso, o 4 trasteros como mi amigo) más el espacio del archivo en mi propio local, que es mucho más valioso que un trastero. Casi siempre sale «positivo» y merece la pena. Otra cosa es «animarse» a emprender la tarea de digitalizar todos los documentos y usar el gestor documental, pero desde el punto de vista económico es casi seguro que compensa.
Pero más importante aún es el día a día con los nuevos documentos. Los que te trae el cliente. Los que imprimes a diario. Los que te llegan por correo electrónico (y mucha gente imprime compulsivamente en vez de leerlos en el monitor). Hagamos la cuenta:
Coste: tiempo de digitalizar (si es un documento en papel) e incorporar al programa de gestión: entre 20 segundos y 2 minutos (lo hago a diario). Este es el coste de mi apuesta. ¿Cúal es el premio? Pues el premio es el ahorro que tendré cuando vaya a buscar este documento dentro de una hora, dos días o tres meses y lo envíe por correo electrónico a un cliente que me lo pide. ¿Cuánto tiempo tardas en localizar este documento?
Me confesaba mi amigo que el otro día su secretaria necesitó ¡dos días! para localizar un documento importante y que con él en la mano llamó a un apoderado de Madrid que lo localizó inmediatamente, mientras hablaba con él por teléfono. Dos días frente a unos segundos. No es un premio menor.
Claro que no todos los documentos los buscas alguna vez en el futuro. Muchos de ellos se guardan «por si acaso» y jamás se vuelven a utilizar. Consumen espacio (y ya hemos visto el ahorro posible) pero no tiempo.
Por tanto la cuenta correcta es, de un lado el coste de digitalización y archivo (este es un coste cierto) y de otro el ahorro de tiempo para localizarlo en el futuro (premio) multiplicado por la probabilidad de que tenga que buscar ese documento concreto. Quizás un 10% sea una estimación para este caso. Sin llegar al extremo del ejemplo, dos días, un tiempo medio sí puede ser media hora para documentos de cierta antigüedad y 5 minutos para los más recientes, los que todavía están «vivos». Claro que estos se buscan más frecuentemente. Hagamos un par de números:
Documentos antiguos: 1 minuto de tiempo de archivado frente a un 10% de probabilidad de perder 30 minutos buscándolo en el futuro: 1 minuto vs 3 minutos. 1 punto a favor del sistema de gestión.
Documentos recientes: 1 minuto de tiempo frente a un 30% de probabilidad de perder 5 minutos: 1 minuto vs 1,5 minutos. Otro punto a favor del sistema de gestión.
Puedes hacer tus propios cálculos. Pero no hagas trampas. Piensa en los últimos documentos que has buscado entre montones de papeles. No solo hoy: ayer, la semana pasada… piensa cuánto tiempo pierdes en algo tan improductivo como es buscar un papel. Y multiplica.
Y aquí hago un inciso muy importante: estas cuentas saldrán bien solamente si el coste de digitalizar el documento y de introducirlo en el programa de gestión documental es muy bajo. Por tanto, debe ser la característica que más debes valorar al elegir un programa de gestión: la agilidad en la entrada de nuevos documentos.
Pero aún hay más que decir del ahorro de tiempo. ¿Qué pasa con los documentos que no encuentras? Sea porque se han perdido, tirado, o simplemente están tan bien «archivados» entre montañas de papeles que no hay forma de encontrarlos. Aquí el precio a pagar puede ser muy alto. Y este es el premio de la apuesta de instalar un sistema de gestión documental. ¿Puedes volver a escribir ese documento que sabes con seguridad que redactaste hace tres meses? O, peor aún, ¿puedes volver a firmar el contrato que no encuentras?
Ahora la ecuación cambia mucho porque el ahorro que supone encontrar el documento es muchísimo mayor que el coste de haberlo digitalizado y archivado en su momento.
De hecho, muchas decisiones de instalar un sistema de gestión se producen a consecuencia de un hecho «catastrófico» de este estilo: la pérdida de un documento importante, una gotera que destruye unos cuantos archivadores llenos de papeles, un robo incluso. En estos casos no hay que hacer cuentas: es evidente que merece la pena «hacer las cosas bien».
La conclusión es evidente. Yo lo sé, porque no hay día que no localice en 5 segundos un documento que archivé ayer, o el año pasado. Quízás tú también lo sepas. Incluso mi amigo abogado, realmente lo sabe. ¡Merece la pena!
La paradoja es que la mayoría de las personas no da el paso e instala el sistema. Ocurre lo mismo que a los fumadores (o a los que nos gusta el chocolate). En el momento en que enciendes un cigarro obtienes una recompensa inmediata. Las consecuencias negativas, que sabes que existen, están muy lejos en el tiempo. Hay que tener una gran fuerza de voluntad para ser «racional» y dejar de fumar (o de atiborrarse a dulces o chuletas de cerdo).
El «coste» de digitalizar y archivar de forma ordenada los documentos cada día es pequeño respecto al premio a largo plazo. Pero el esfuerzo es «ahora» y el premio se ve lejos.
Mi consejo es evidente: no esperes a que una gotera te de un mal rato, a que un cliente te reclame una escritura que le has perdido (o no, pero el cree que sí) o a perder más tiempo buscando papeles. Haz las cuentas y decídete. Ya.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
Deja una respuesta