Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Y su uso para tomar decisiones (incluyendo si instalar o no un programa de gestión documental).

En mi quinto año en la universidad el profesor de estadística hizo un comentario que he recordado en innumerables ocasiones desde entonces. Nos dijo, a 70 u 80 estudiantes de ingeniería:«deberíais aprender bien esta asignatura porque muchos puestos de trabajo que podrían ser para ingenieros los ocupan economistas porque dominan el análisis estadístico de los costes».

¿Qué relación tiene la estadística con la economía, los ingenieros… y este blog?

La respuesta es muy sencilla: es una herramienta que permite tomar decisiones de una forma «racional», medida, ponderada. Y en una empresa, (o Administración o incluso en la economía doméstica de una familia) la toma de decisiones es una parte muy importante de la gestión diaria, sobre todo cuando tiene consecuencias directas en la «economía» de la empresa.

¿Cuántas líneas de teléfono debo contratar al instalar la nueva oficina para 40 empleados? ¿Cuantos cajeros debe tener un supermercado, para que los clientes no se aburran esperando su turno? ¿Cuántos escáneres me tengo que comprar para deshacerme de mi archivo de papeles? Tengo una amiga que incluso utilizaba un sistema similar para elegir entre dos posibles novios, aunque siempre tomaba la decisión final por razones «subjetivas» (cuál era el más guapo).

Pero en el caso de una empresa, se puede hacer un estudio bástante sistemático de muchas de las situaciones en las que hay que tomar una decisión y tenemos información cuantitativa de los diferentes elementos que influyen en el problema a resolver. Para ello, es muy importante ser ordenado y tener el mayor número de datos de todos los factores que forman mi ecuación. Es aquí donde la probabilidad de que ocurra determinado suceso tiene una importancia fundamental, y es por eso que estos problemas se estudian dentro de una asignatura que parece tan poco relevante en lo económico como es la estadística.

Para revisar los parámetros que tengo que conocer, usaré un ejemplo concreto. ¿Cada cuánto tiempo debo hacer copias de seguridad de mis datos? O, incluso, me puedo preguntar si merece la pena hacerlas.

Hacer las copias lleva un tiempo y tiene, por tanto, un coste. No hacerlas tiene un riesgo: perder todos mis datos. Pero la probabilidad de que se rompa un disco duro es muy pequeña (en teoría, en la práctica se rompen o fallan bastante).

Creo que ahora se entiende porqué a estos estudios se llaman «teoría de juegos«. Porque es como jugar a la ruleta, o a la lotería.

Hay un precio: el coste de la apuesta. Y un premio: lo que puedes ganar. Me «arriesgo» a perder mi apuesta a cambio de la «posibilidad» de ganar un premio.

Si se trata de un «juego justo«, el premio es proporcional a la probabilidad de ganarlo. En la ruleta, por ejemplo, apostar a un número se paga 36 a 1. Teniendo en cuenta que hay 36 números, pinta bien. Si apuesto a rojo o negro, se paga 2 a 1, que coincide con la proporción de números rojos o negros. En realidad hay una pequeña probabilidad de que gane la banca (cuando sale el número cero), pero de algo tienen que vivir los casinos, así que todos aceptamos que la ruleta es «casi» un juego justo. Saber si lo es el Black Jack es mucho más complicado porque las combinaciones son mucho más complejas.

Volvamos a nuestra pregunta: ¿cada cuánto tiempo hago copias de seguridad?

El precio de mi «apuesta» es el coste o tiempo empleado en hacerlas. El premio, más bien el castigo, es que se rompa el ordenador, o lo roben, o le caiga encima una gotera… y pierda todos los datos. Aunque la probabilidad de que ocurra es baja, quizás una vez cada 5 años o puede que nunca ocurra, el «premio» o castigo es tan grande que no hay duda de que merece la pena hacer las copias.

De hecho este es uno de esos casos en los que el castigo es tan grave o costoso que deja de ser un problema cuantitativo para serlo cualitativo. Imagina que pierdes todas las fotos de tu cámara digital. Todas. Desde que la compraste. Desde que nacieron tus hijos. Tus viajes con tus amigos o tu pareja… Es tal el «premio» que no hay que hacer las cuentas: has copias de seguridad, paga el precio.

Pero la clave de intentar que sea un «juego justo» es reducir el otro lado de la ecuación: el precio. Lo que hay que hacer es utilizar un sistema que te cueste muy poco tiempo y dinero. Un sistema automático que las hace por las noches. Un disco duro externo en el que copias determinados directorios los viernes… Hay mil formas de hacerlo.

Lo importante, desde el punto de vista de la teoría de juegos, es equilibrar el coste de la apuesta con la probabilidad de «llevarte el premio».

Si le dedicas 5 minutos a la semana, aunque no necesites las copias en 5 años, seguirá siendo una ecuación equilibrada. Lo que no tendría sentido es dedicarle 1 hora diaria a copiar los datos de una contabilidad que puedes volver a introducir en un par de días de trabajo intenso.

Y ahora voy a aplicar esta «técnica» a la decisión que te interesa a tí, que por algo lees este blog: ¿Me compensa el coste de instalar un sistema de gestión documental y dedicar cada día unos minutos a digitalizar mis documentos en papel?

Creo la pregunta es lo suficientemente importante como para dedicarla una nueva entrada en exclusiva. Lo dejo para dentro de unos días.