El próximo jueves 18 de abril participo en un congreso de gestión documental en Bogotá. Hablaré de tres temas muy interesantes que ya he comentado ampliamente en este blog.
«Hacia un mundo digital: ¿Podemos destruir nuestros documentos en papel?»
Sin duda una pregunta «de moda» que, desafortunadamente, todavía no se puede contestar de forma afirmativa con rotundidad. Hace solo unas semanas comentaba la situación actual, en España, muy similar a la de Bogotá, por ejemplo. La conclusión es que los legisladores van, como siempre, muy por detrás de la «sociedad», de la empresa privada. Por no hablar de los jueces, al menos los españoles, que viven rodeados de papeles y ajenos a las necesidades de un mundo «del siglo XXI».
«Proyecto integral de digitalización»
Otro tema recurrente en este blog y en mis videos en mi canal de YouTube. La digitalización de los documentos es solo una parte de las tareas asociadas a un proyecto integral de sustitución de los «papeles» por documentos en formato electrónico. Antes de afrontar un proyecto en la empresa conviene ser consciente de que hay que contemplar otros aspectos que el mero «fotocopiado» de los documentos en papel.
«Programas de gestión documental»: Clasificación, Arquitectura, Características.»
Temas ya «clásicos» en este blog. De arquitectura de sistemas he hablado ampliamente en las últimas semanas porque es un tema interesante y bastante desconocido. No me repetiré porque solo tienes que echarle a un vistazo a esos posts. Sí adelante que tengo previsto un video con el contenido de esta presentación de Bogotá.
En definitiva, una hora y media que creo que será muy interesante, didáctica y, por encima de todo, práctica. Si estás en Bogotá, y me consta que más de 100 personas leen este blog desde Colombia cada día, no dejes pasar la oportunidad de conocernos personalmente y, si tienes interés, emplear un día completo en aprender sobre este tema.
Puedes contactar con los organizadores en formacionactivabogota@gmail.com.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
Sigo con interés este blog y no me había decidido a intervenir hasta ahora, porque a veces se trata de materias técnicas a las que poco puedo aportar. En este post, sin embargo, sí encuentro alguna cosa que podría matizar. Me refiero a eso de que los jueces españoles «viven rodeados de papeles y ajenos a las necesidades de un mundo del siglo XXI”, afirmación que probablemente era cierta hace unos años, y puede serlo todavía en algún caso (por ejemplo, hay jueces que continúan redactando sus sentencias ¡a mano!), pero se trata de algo residual. El analfabetismo tecnológico comienza a ser algo muy mal visto entre los propios jueces. En este sentido, la actual Escuela Judicial, con sede en Barcelona, incluye en su programa docente materias como informática jurídica, prueba electrónica y derecho de las nuevas tecnologías, que también tienen una presencia creciente en los cursos y seminarios de formación continua que organiza el CGPJ. Ciertamente, la Justicia no cuenta con medios tecnológicos a la altura de los tiempos, pero algo se ha ido haciendo. Algunos ejemplos: los jueces fueron uno de los primeros colectivos públicos en dotarse de firma electrónica, incorporada en una tarjeta criptográfica que se implantó en 2005; poco después se comenzó a utilizar el sistema LexNet de notificaciones telemáticas, inicialmente como experiencia piloto, después en la Audiencia Nacional y hoy en proceso de extensión a todos los juzgados y tribunales; hace dos años se puso en marcha el sistema e-fidelius, para la grabación de juicios, vistas y pruebas: el archivo de video es firmado digitalmente por el secretario y ese documento electrónico hace fe a todos los efectos (no se escribe nada en papel); varias Comunidades Autónomas cuentan con programas de reconocimiento de voz para su uso por los jueces; muchas Administraciones públicas empiezan a remitir los expedientes administrativos a los juzgados en formato digital (p. ej., en Valencia); el CGPJ ha creado una plataforma común (Punto Neutro Judicial) desde la que se puede acceder en tiempo real, entre otras, a las bases de datos de la AEAT, de la Seguridad Social, de Tráfico, del INE y a los Bancos. En fin, a la vista de todo esto, me parece algo inexacto decir que los jueces viven al margen del progreso y de la tecnología. ¿Qué ocurre entonces? Pues también lo puedo explicar: lo que se echa de menos, a mi modestísimo juicio, es un plan común y una dirección única para ejecutarlo; cada Comunidad Autónoma y el Ministerio, por su parte, ha elaborado e implantado una aplicación de gestión procesal diferente, todas ellas incompatibles entre sí, y con eso está todo dicho. Finalmente, también me gustaría referirme al ambicioso proyecto de expediente judicial electrónico, al que se han destinado muchos millones de euros, aunque las primeras experiencias en la Audiencia Nacional han sido un fracaso, debido a problemas técnicos que se me escapan, pero que se tendrán que resolver tarde o temprano, abriendo paso a una verdadera revolución, también en la Justicia. Seamos optimistas. Enhorabuena por el blog.
Estoy de acuerdo en buena parte de tu comentario. ¡Sobre todo en el absurdo modelo autonómico que tenemos! Como vivo en Granada, lo de los «reinos de Taifas» lo tengo muy presente.
No dudo que se están haciendo progresos, pero van a un ritmo absurdamente lento. En mi presentación en Bogotá utilicé fotografías reales de despachos judiciales y da auténtica pena ver a los funcionarios rodeados, literalmente, de papeles. Y no se trata de que quede mucho por hacer, es que es muy sencillo.
No sé cuántas veces me han preguntado en los últimos años que por qué no informatizo los Juzgados con nuestro software. Es tan sencillo y tan barato. Que una microempresa de 12 personas tenga, como tengo yo, un despacho prácticamente sin papeles y no lo consigan los juzgados, con esos millones que se han gastado, es muy llamativo. Y no es un problema de tecnología, es de organización y ganas, unas ganas de avanzar que no se ven en la mayoría de los jueces.
Y, por otro lado, está la normativa legal. Ahí sí que no hay excusa. Mañana mismo podría publicarse un reglamento que permitiese la digitalización certificada de documentos con valor probatorio. ¡Es muy sencillo! Solo hay que retocar un poco el reglamento de digitalización certificada de facturas recibidas, quitar algunas tonterías y poco más. Y mañana las empresas y AAPP podrían empezar a destruir documentos, millones de documentos, que no tienen ninguna relevancia y que se almacenan en miles de estanterías llenas de polvo.
Admito que los jueces (algunos) más que la Justicia estén avanzando, pero podrían hacerlo bastante más rápido.
Gracias por el comentario. Me animan, literalmente, a seguir escribiendo.