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Posts Tagged ‘archivado documentos’

Gente contentaHay muchos estudios sobre las ventajas “objetivas” de utilizar un sistema de gestión documental “digital” frente al “clásico” archivo de los documentos en papel. Estudios detallados de los costes de un archivo en papel, uso de determinados metros cuadrados, tiempo para localizar un documento en el archivo, y para volverlo a guardar… Estudios que, inevitablemente, aconsejan digitalizar los documentos en favor de la agilidad de uso y ahorro de espacio de los archivos electrónicos.

Pero hay algo más. Al menos para mí que, como he comentado en varias ocasiones, soy un usuario habitual de nuestro propio programa de gestión documental. Tan habitual que lo utilizo prácticamente a diario.

Quizás yo no soy el usuario “tipo”, no porque haya desarrollado un programa de gestión documental, sino porque soy muy ordenado (hay quien usa la palabra “maniático”). Y claro, ese gusto por el orden, la limpieza y la casi obsesión (lo reconozco) por tener la mesa libre de papeles me convierte en un usuario predispuesto a disfrutar de las ventajas de un buen sistema de gestión de documento.

Pero el caso es que, usuario tipo o no, disfruto (literalmente) de mi programa casi todos los días. Y en muchos momentos. (más…)

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Información estructurada

Información estructurada

A los informáticos, especialmente a los que diseñamos bases de datos, nos encanta lo que yo llamo información estructurada. Creo que la expresión no es mía. Seguramente la he adoptado inconscientemente en algún momento. Pero lo importante es lo que significa.

Información estructurada son los datos que están perfectamente definidos y sujetos a un formato muy concreto. En una base de datos son campos con una definición específica: una fecha, un valor numérico en una factura, el tipo de IVA, el apellido de un cliente…

Son datos que responden a un diseño previo y no admiten ambigüedad. En el campo “nombre” pondrá “Fernando”, o “Enrique”, pero no un 27 ó la fecha de nacimiento. En la columna de tipo de IVA habrá un 21 (%), o un 18, 12 ó 7. Seguro que ahí no pone “Fernando”.

Por contra, la información desestructurada es todo lo contrario: libre y variada. El caso más extremo quizás sea una foto. Puede haber cualquier cosa: una flor, una montaña o tu perfil de Facebook. Otro ejemplo es un archivo guardado en un disco duro (o en un gestor documental): puede ser un contrato, una factura, una lista de tareas o, porqué no, una foto de tu novia.

Los programas más sencillos son los que trabajan solamente con información estructurada. Siempre pongo como ejemplo un programa de contabilidad. Tanto el diario de apuntes contables como el plan de cuentas forman la base de datos más sencilla imaginable. Es como una hoja Excel: fecha del apunte, valor, debe o haber y poco más.

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Digitalizar un archivoCon frecuencia, hoy mismo, me hacen la pregunta que da nombre a este post. Mi respuesta inicial es siempre la misma: “depende”. No de uno, sino de muchos factores. No se trata de evitar la respuesta sino de que las variables que influyen en el precio final son tantos y afectan tanto al valor que es literalmente imposible dar una estimación sin recabar más datos.

Es como si un extraterrestre te para por la calle y te pregunta: ¿cuánto cuesta un coche? Tu le dirías: ¿Qué tipo de coche? Utilitario, deportivo, de lujo, todoterreno. Y él te contestaría: ¿No son todos iguales? Tiene cuatro ruedas, un volante, un motor… Y seguirías sin saber qué contestar porque, obviamente, no cuesta lo mismo un ferrari descapotable que un Skoda familiar. ¡El precio ni siquiera se parece!

En la misma situación me encuentro con cierta frecuencia ante la pregunta del coste de digitalización de un archivo.

En realidad ya escribí con cierto detalle sobre este tema hace unos meses en un post anterior. No dejes de leerlo antes de seguir leyendo éste, porque lo escribo como una continuación de aquel.

Pero como complemento, voy a hacer algunos números más partiendo de los que ya hice en su día. (más…)

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Hace unos días una lectora del blog me comentaba el (mal) uso que hacían algunos compañeros de trabajo de los documentos electrónicos que archivan en sus ordenadores. Por una parte, y como valor positivo, utilizan firma digital para mejorar la seguridad de los documentos (la famosa integridad, confidencialidad y demás características que aporta la firma digital). Pero a continuación guardaban estos documentos (archivos) en sus propios ordenadores. Cada uno con su propio sistema de clasificación, con sus claves personales. Cada uno a su manera.

Obviamente lo que ganan por un lado (firma) lo pierden por otro (archivo disperso). ¡Qué fácil es ver este error si lo comparamos con el clásico archivo físico de documentos en papel! me comentaba esta lectora. Y me parece un buen ejercicio. Comparar lo “físico” con lo “virtual”. Tratar de copiar las mejores cualidades del archivo en papel al implementar un sistema de archivo digital. Y evitar sus defectos o problemas.

Con esa guía en mente, voy a dar un repaso informal al que debería ser nuestro sistema de archivo digital ideal. (más…)

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DigitalizaciónAunque ya he escrito sobre esto antes (pulsa aquí para ver la entrada) ha pasado bastante tiempo y me siguen llegando consultas con cierta frecuencia sobre este tema, así que me animo a retomarlo de una forma más práctica y a modo de guía (y con la indisimulada intención de ahorrarme algunos correos electrónicos bastante repetitivos). Espero que sea útil.

Lo primero que tienes que pensar y decidir es qué servicios vas a ofrecer. Obviamente el “núcleo” de tu oferta es la digitalización de documentos en papel pero puedes ofrecer también a tus posibles clientes otras “cosas”: consultoría sobre la forma de organizar sus documentos, instalación de un sistema informático de gestión de los documentos digitales, custodia “física” de los documentos en papel y destrucción, certificada o no, de todos o parte de los documentos escaneados.

Si te limitas a la digitalización simplificas tu oferta y tus necesidades de medios e infraestructura, pero puedes perder un tanto por ciento importante del mercado. Otra opción, es la que utilizo yo, es trabajar con empresas complementarias para poder ofrecer un “servicio completo” a tus clientes sin necesidad de dominar todas las tareas asociadas a la oferta.

Quizás el servicio más complicado de todos, por las necesidades de infraestructura, es precisamente el más sencillo conceptualmente: la custodia de los documentos en papel. Requiere unas instalaciones bastante grandes, infraestructura (estanterías, cajas, sistema de trasporte…) y por tanto una inversión importante. Para empresas que buscan un nuevo mercado puede ser muy atractivo precisamente porque esta necesidad de inversión hace que la oferta sea muy inferior a la de servicios más básicos, pero su complejidad, desde el punto de vista empresarial, la hace más complicada. (más…)

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Destrucción de documentos¿Podemos digitalizar y destruir nuestros archivos documentales en papel?

Cuando hablamos del “fin del papel” (lo he hecho en varias ocasiones en este mismo blog) hay que distinguir claramente el futuro del pasado. Es fácil imaginar un futuro, casi un presente, en el que no generamos NUEVOS documentos en papel. Un correo electrónico, un PDF adjunto, una factura que te envían, una foto que guardas en el iPad, pero no imprimes.

Incluso para documentos con valor “jurídico”, como contratos entre empresas, la utilización de la firma digital nos permite evitar la impresión del documento y su firma manuscrita por cada una de las partes. En teoría, porque en la práctica la mayor parte de las personas que conozco prefieren la copia “física” en papel, firmada con un bolígrafo y, a ser posible, con un sello de cada empresa. Por no hablar de documentos “formales”, como escrituras y mandamientos judiciales, todavía lejos del formato digital.

Pero el camino está marcado y, lentamente, se va recorriendo. Es posible imaginar un mundo digital… en cuanto a los nuevos documentos se refiere.

Otra cosa es el archivo “histórico” en papel. Aquí queda mucho camino por andar.

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Gestión documentalUno de mis lectores me plantea varias preguntas sobre un proyecto que va a presentar a un cliente y, específicamente, qué ventajas o inconvenientes tiene el enfoque de las “5 patas” frente al suyo. Creo que es un ejemplo interesante así que, tras pedirle su aprobación, le contesto “públicamente” para que pueda servir de ayuda para otras personas interesadas en proyectos similares.

Al final del post está su “propuesta”, que puedes consultar antes de leer las preguntas y respuestas, pero que intentaré reproducir en sus partes más importantes al contestar para ahorrarte esa consulta.

Estas son sus dudas:

1. Quisiera tu opinión con relación al sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo y que se basa en 3 puntos, versus el sistema de gestión documental basado en las 5 “patas”.

Cuando comento en mi post que un proyecto “integral” tiene estas 5 “patas” o partes ya indico que no siempre son necesarios todos los “módulos”. En realidad, este que me plantea no está muy alejado, aunque hay algunas diferencias que me gustaría resaltar (y son válidas para cualquier proyecto). (más…)

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