Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Este post es la continuación del anterior. Léelo antes si no lo has hecho ya.

No me gusta plantear los problemas sin dar una solución. Eso es quejarse, y de quejas ya tenemos bastante con la crisis.

En mi post anterior planteaba el problema que tenemos (todos) los usuarios de ordenadores y demás artilugios digitales: la dispersión de la información. Nuestros documentos, fotos, correos electrónicos, números de teléfono… Multitud de datos, en formatos variados y almacenados en «sitios» distintos.

Hay varias soluciones. Técnicamente es un problema resuelto. Económicamente tampoco es ningún problema, no es necesario gastar mucho dinero. Es más bien una cuestión de ORDEN, de organización. Incluso diría que de disciplina. Todas estas unas cualidades que siendo deseables, escasean. Es como adelgazar haciendo ejercicio, o dejar de fumar: empezaré mañana.

Así que podría acabar ya este post fácilmente con un consejo sencillo: «sé ordenado». Clasifica bien tus documentos, haz las copias con regularidad, utiliza siempre los mismos criterios…

Todo esto está muy bien. Yo, de verdad, intento tener estas sanas costumbres en mi trabajo diario. Y casi lo consigo. Pero la realidad es que la mayoría de los usuarios de los ordenadores no son tan ordenados. Ni de lejos.

Así que voy a concretar un poco más mi consejo. Y además lo haré como casi siempre: diciendo cuál es mi sistema para gestionar todos estos datos dispersos de una forma razonablemente segura y eficiente.

Además de ser un tanto maniático con el orden y estar casi obsesionado por clasificar mis documentos de una manera homogéna, repetitiva y sistemática, tengo siempre en mente un concepto que me resulta muy útil. Es un concepto que aprendí hace muchos años al programar videojuegos, aunque es un concepto que proviene de la industria musical (y se usa en muchas otras).

Es la importancia del MASTER. Del ORIGINAL, del molde patrón del que provienen todas las copias.

El mundo digital ha diluido la diferencia entre original y copia. Cuando «copias» un fichero en un pen-drive o lo mandas (una copia) por correo electrónico, la «copia» que has obtenido es idéntica al original. Bit a bit. Es indistinguible. Por tanto tiene tanto valor cualquier copia como el propio original.

Esto no es así en el mundo analógico. Por ejemplo, al fabricar los discos de vinilo, el «master» era (y es, porque se vuelven a fabricar) un disco de aluminio que se estampaba sobre un bloque de vinilo caliente y blando que al enfriarse se convertía en el disco que comprábamos en las tienas. La copia, el vinilo, siempre era de menor calidad que el original, de metal, porque inetivablemente el proceso de copia supone una pérdida de calidad. Ligera, o grande, pero siempre presente. De hecho, algún que otro friki decía que las primeras copias sonaban mejor que las últimos porque el proceso de copia iba desgastando el molde, el máster, el original, y las copias iban perdiendo calidad conforme se usaba una y otra vez el molde.

Lo importante de toda esta historia (que poco tiene que ver con lo que nos ocupa), lo importante es que el MASTER era único, especial, valioso. Nadie confundía el original (el padre de todas las copias) con sus hijos, siempre de menor valía.

Este mismo concepto lo he trasladado a mi gestión de archivos y datos. Tengo un MASTER, tengo un archivo ORIGINAL que es la referencia. Es una decisión subjetiva ya que las copias digitales no son menos valiosas que los originales. Es una decisión basada en el tiempo que paso en un ordenador frente a los demás dispositivos.

Mi archivo original es el disco C del ordenador de mi despacho en mi oficina. Todos los demás dispositivos son copias que dependen del máster. Discos duros externos, Dropbox, fotos en mi iPad o iPhone, pen-drives… Son almacenes parciales, incompletos, secundarios… respecto del máster.

Lógicamente, en el día a día genero nuevos documentos, ficheros, fotos… en alguno de estos dispositivos pero cada cierto tiempo, frecuentemente, actualizo el ordenador principal con estos cambios.

Esta asignación aparentemente irrelevante es más importante de lo que parece. Si los diferentes archivos de los diferentes dispositivos tiene el mismo «valor», irremediablemente hay situaciones en las que sobreescribes documentos nuevos con versiones más antiguas. O duplicas carpetas enteras de fotos, o de contactos en el móvil. Es muy difícil gestionar varias bases de datos dispersas físicamente.

Sin embargo, mantener UNA al día es muy sencillo.

Voy de viaje y actualizo un contrato en Word. Cuando vuelvo a la oficina actualizo esa carpeta. Nuevas fotos con el móvil. Cada poco tiempo las vuelco al ordenador. Es fácil ver las nuevas porque solo tengo que ver la fecha de la última guardada. Correos electrónicos: nunca los borro del servidor hasta que actualizo el Outlook de mi ordenador. Es fácil. Requiere cierta disciplina, pero no un esfuerzo de memoria titánico.

Hay un par de excepciones: los teléfonos los llevo en el móvil. Es mi «máster» de agenda telefónica. El motivo es evidente: no llamo por teléfono desde el ordenador. En este caso en el ordenador tengo una copia. He dicho «un par de excepciones» pero quizás sea esta la única excepción.

De esta forma, con este pequeño «artificio» de considerar mi ordenador como el archivo «original» y todos los demás como «copias», hace años que no he perdido ningún contrato, ninguna foto, ningún correo… ¿Puedes tú decir lo mismo?