Teniendo en cuenta que desarrollamos la primera versión de nuestro software de gestión documental (ArchivaTech) hace casi 15 años puede parecer que el título de este post, o todo él, está bastante anticuado.
La gestión documental, más concretamente, la instalación de un software de gestión de documentos electrónicos en una empresa (o institución), no es precisamente una situación nueva. Hace muchos años que se empezó a popularizar y en muchas empresas es una «tecnología» tan asentada como el procesador de textos o el correo electrónico.
¿A qué se debe, entonces, este título? O, de otra forma, ¿a quién le interesa?
Obviamente para mi tampoco es una «novedad», ni como responsable del desarrollo de un programa de gestión documental ni como usuario.
No lo es tampoco para muchos de los que estáis leyendo este post.
Tampoco para cientos, miles de empresas que tienen un software específico de gestión desde hace años, o incorporan funcionalidades de gestión de documentos en sus ERPs, CRMs… en sus programas de gestión empresarial.
¿Me queda algún lector interesado «ahora», en 2015, en este tema?
Creo que muchos. Y no lo creo porque haya hecho una estimación teórica o un estudio de mercado. Lo creo, más bien lo sé, porque nos ha sorprendido que en los últimos meses son muchas las empresas que se han interesado por nuestro software para instalarlo en sus empresas. El interés no está decayendo con el tiempo, más bien lo contrario.
¿Debemos sorprendernos?
(En realidad, ya nos hemos sorprendido. Lo que intentamos es entender qué está pasando).
Esta «tecnología» (por llamarla de alguna forma) está sujeta a los mismos ciclos de adopción por parte de los usuarios finales que cualquier otra.
Hay múltiples motivos por los que muchas empresas instalaron estos sistemas hace años.
Pueden ser visionarios («adelantados», «early adopters» en jerga típica de los amantes de los gadgets), grandes empresas con departamentos de informática pendientes de adaptar cuanto antes nuevas tecnologías. También hay ciudades (como Madrid o Barcelona) que, por su importancia económica o algún otro motivo, están siempre a la cabeza en tecnología y el nivel de adopción de nuevas tecnologías de sus empresas es superior a la media. Otro motivo puede ser la necesidad específica de estas funcionalidades en empresas que manejan muchos documentos y que son más proclives a instalar estas soluciones.
Hay muchos motivos por los que muchas empresas ya utilizan software de gestión documental desde hace 2, 5… 15 años. Pero sigue habiendo miles de empresas que no han sentido esta «necesidad»… hasta ahora.
La mayoría son pequeñas empresas que siguen trabajando «como siempre», con miles de papeles en docenas de archivadores en estanterias, armarios, altillos o en el trastero.
Muchas de ellas tienen algún escáner y han digitalizado algunos miles de documentos que guardan en el disco duro de un servidor con un sistema más o menos ordenado de carpetas.
En esta situación hay cientos, miles de despachos de abogados, gestorías, pequeñas empresas, ayuntamientos…
Y para ellos 2015 puede ser el año en el que den el siguiente paso, uno que muchos han dado antes: instalar un buen programa de gestión documental y aumentar su productividad en el trabajo diario, además de librarse de metros cúbicos de archivadores polvorientos.
Si este post te parece que llega con 5 años de retraso: ¡enhorabuena!
Si eres de esas empresas sobrepasadas por la gestión de los documentos, tengo una buena noticia: hoy es mucho más fácil, rápido y barato montar un programa de gestión documental y comprar un par de buenos escáneres. Es una tecnología probada y disfrutarás de sus ventajas en cuestión de días.
Hola, estoy interesado en conocer de su portafolio de soluciones, para comercializarse en Nicaragua en Pymes (no de las que facturan $10mm al año!) tengo cierta experiencia con Scanner pero mis clientes piden soluciones integradas, quedo pendiente de sus comentarios.
Nuestro software de gestión documental es ArchivaTech. Está basado en Oracle, por lo que es muy robusto y escalable.
La licencia para 5 usuarios (simultáneos) cuesta 1.000€ y Oracle es gratuito hasta 11GB.
Es una opción para PYMES, siempre que tengan un número de usuarios y documentos que justifique la inversión.
Para los distribuidores en el extranjero necesitamos empresas con capacidad técnica de dar soporte a los clientes. No podemos hacerlo desde España, sobre todo por la diferencia horaria.
Si quieres más información, mándame un correo a direccion@mtcsoft.es
Un saludo.