Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Con frecuencia, hoy mismo, me hacen la pregunta que da nombre a este post. Mi respuesta inicial es siempre la misma: «depende». No de uno, sino de muchos factores. No se trata de evitar la respuesta sino de que las variables que influyen en el precio final son tantos y afectan tanto al valor que es literalmente imposible dar una estimación sin recabar más datos.

Es como si un extraterrestre te para por la calle y te pregunta: ¿cuánto cuesta un coche? Tu le dirías: ¿Qué tipo de coche? Utilitario, deportivo, de lujo, todoterreno. Y él te contestaría: ¿No son todos iguales? Tiene cuatro ruedas, un volante, un motor… Y seguirías sin saber qué contestar porque, obviamente, no cuesta lo mismo un ferrari descapotable que un Skoda familiar. ¡El precio ni siquiera se parece!

En la misma situación me encuentro con cierta frecuencia ante la pregunta del coste de digitalización de un archivo.

En realidad ya escribí con cierto detalle sobre este tema hace unos meses en un post anterior. No dejes de leerlo antes de seguir leyendo éste, porque lo escribo como una continuación de aquel.

Pero como complemento, voy a hacer algunos números más partiendo de los que ya hice en su día.

Vamos a suponer que el archivo contiene un millón de folios en tamaño DIN A4. Y vamos a suponer, por empezar por algún sitio, que todos ellos están sueltos (sin grapas ni clips), sin doblar, fácilmente accesibles y los destruimos después de digitalizarlos. ¿Cuánto me costaría digitalizarlos en un millón de archivos numerados del 1 al 1.000.000?

Obviamente es una caso teórico pero aún así voy a entretenerme en hacer algunas cuentas.

En un escáner de volumen de unos 1.000€ puedo digitalizar fácilmente 40 páginas por minuto a doble cara. Los hay mucho más rápidos pero creo que esta velocidad ya será mucho mayor de la que voy a tener en otras fases del proyecto «real» (recoger los documentos, clasificarlos mínimamente, darles un nombre…) la tomo como velocidad máxima «teórica».

En una hora digitalizamos 40×60 = 2.400 documentos. Unos 25.000 al día (trabajando 10 horas, que ya está bien) y por tanto en 40 días laborables hemos digitalizado el millón de folios. El coste, el de un trabajador durante dos meses, más el escáner, que con un millón de digitalizaciones se puede considerar bastante amortizado.

Mucho más realista es el caso que planteaba en mi post anterior (de verdad que debes leerlo antes que éste). En ese otro ejemplo teórico el archivo lo forman 5.000 expedientes con todo tipo de documentos y bastante voluminoso. Además contaba con la «indexación» y clasificación posterior. Si estimamos en unos 200 papeles por expediente volvemos a tener el millón de «folios» por lo que puede ser un buen ejemplo del caso extremo opuesto al anterior, el más complicado.

El coste en horas en este caso es de 13 meses x 10 personas. Unas 60 veces más. Sin contar con la necesidad de disponer de escáneres DIN A3 y DIN A0 que son mucho más caros que los DIN A4.

Quizás un caso «real» se encuentre más cerca de este ejemplo que del primero pero, no lo olvidemos, cada situación es diferente y requiere su estudio.

Pero para no quedarme a medias, pondré números a estos dos casos de un millón de folios.

1.- El más sencillo y a efectos méramente teóricos: 1.000€ del escáner + 2×1.500€ del digitalizador = 4.000€ (no creo que este dato sirva para mucho).

2.- El más complicado. Pondré el precio de los escáneres como si se utilizaran para este proyecto entendiendo que para este volumen puede resultar más económico comprarlos que encargar el trabajo a una empresa externa.

• Escáneres: DIN A0 – 13.500€, DIN A3 – 1.500€ y DIN A4 – 1.000€ x 2 = 17.000€
• Software de gestión documental. ArchivaTech para 20 usuarios: 7.000€
• Servidor dedicado + Oracle: 1.000€
• Digitalización: 13 meses x 10 personas x 1.500€ = 195.000€
• Total: 220.000€

3.- Un caso intermedio, similar al anterior pero sin perder tanto tiempo en la digitalización de cada expediente. Considerando el mismo coste para los equipos y la mitad de tiempo de digitalización: 122.000€

Aun de este sencillo y poco riguroso ejercicio se pueden sacar algunas conclusiones muy importantes:

1.- Lo más caro, de largo, es el trabajo de digitalización. El ahorro en estos proyectos se obtiene reduciendo el tiempo de trabajo para digitalizar e indexar cada expediente por lo que elegir un software ágil de gestión documental y escáneres sencillos de utilizar tiene un gran impacto en el precio final.

2.- Por este motivo, contratar a una empresa experta en digitalización puede resultar mucho más económico que hacerlo «por tus propios medios». Los profesionales cualificados, acostumbrados a estas tareas, son mucho más productivos que el personal de la empresa por lo que su mayor coste por horas se puede compensar ampliamente con el menor número de horas que van a emplear en realizar el trabajo.

Espero que estas notas (y las anteriores) te sean útiles para estimar el coste de un proyecto de este tipo pero, insisto, no se puede hacer una estimación realista sin estudiar el caso concreto.