Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Hace unos días se celebró en Granada un congreso muy interesante sobre Twitter: «Talking About Twitter», o #TATGranada, usando el hashtag del evento. La foto de la Alhambra con el célebre pajarito ha sido lo más llamativo del evento, pero yo me quedo con otra reflexión que hacía mientras asistía a una de las conferencias y veía pasar los tuits por la pantalla a toda velocidad.

¿Cuánta información está generando este congreso? Portadas de periódicos, noticias en ediciones digitales, fotos en los cientos de móviles de los asistentes, revistas y folletos en papel que nos entregaron… y, sobre todo, miles de tuits sobre el contenido, los asistentes, la Alhambra iluminada… Miles de tuits con enlaces a páginas Web, con fotos o videos, con información de todo tipo. Algunos interesantes. Algunos curiosos.

Y la reflexión que me inquietó fue: ¿dónde se guarda toda esta información? O mejor aún: ¿donde guardo yo la parte de esta información que me interesa? a nivel personal o a nivel profesional.

Como el ponente no me estaba resultando atractivo, seguí reflexionando sobre este asunto desde el punto de vista de la gestión documental. Y la pregunta se volvió más genérica: ¿Dónde guardamos los datos, la información, que nos interesa?

Y la respuesta en mi caso, y creo que también será en el tuyo, es un poco preocupante: «en muchos sitios diferentes». Y esto es poco eficiente y bastante peligroso.

La «regla de oro» de un buen sistema de gestión documental es que toda la información esté virtualmente y a ser posible físicamente en un único «sitio». En un servidor concreto, en uno o varios discos duros, gestionados de una forma unificada, con acceso a todos los datos desde un único programa o intefaz. Es uno de los motivos o razones principales para montar un programa de gestión documental como ArchivaTech. Lo tengo claro porque lo uso como argumento de venta frecuentemente.

Pero yo mismo, que presumo de ser bastante maniático del orden y de organizar bien mis «datos», yo mismo tengo muchos de ellos en sitios dispersos. ¡Vaya ejemplo para mis lectores!

¿No te pasa a ti exactamente lo mismo? Voy a hacer una pequeña revisión y luego me dices si no te encaja bastante tu propia situación.

La mayor parte de mis documentos (incluyendo fotos, gráficos, contratos, hojas de cálculo…) los guardo en ArchivaTech. Una base de datos Oracle en un servidor situado físicamente en mi oficina, a unos pocos metros de mi despacho. Sin duda es el mejor sitio. Todos los días se hace una copia de seguridad por la noche y una vez a la semana llevamos la última copia en un disco duro externo a otra oficina situada en otro edificio. Esto te protege de averías del servidor (ya nos ha ocurrido), de robos, inundaciones o un incendio en la oficina. Esto último no nos ha ocurrido, pero sí a alguno de nuestros clientes. (Ponte nervioso. Piensa por un momento que cuando llegues mañana a tu mesa de trabajo no está tu ordenador, ni el disco duro externo de copias que guardas en el cajón de tu mesa).

Pero, y aquí, empieza el problema, también tengo documentos en otros «sitios». En el disco duro de mi ordenador. Documentos de uso frecuente o en los que estoy trabajando y que no he «archivado» aún en el programa de gestión documental. Intento no tener muchos pero inevitablemente alguno hay.

En mi gestor de correo electrónico. Miles y miles de correos, importantes y no tanto, muchos de ellos con documentos adjuntos. Los más importantes los «arrastro» con el ratón al escritorio y los guardo en ArchivaTech. Y trato de hacer lo mismo con todos los documentos adjuntos que merecen la pena. Pero seguro que hay unos cientos que no he copiado.

Y la lista sigue: en mi ordenador portátil. Normalmente no tengo nada que no esté en el de la oficina pero cuando estoy de viaje unos días es muy corriente que retoque algún documento y es fácil olvidarte de actualizar el ordenador de la oficina al volver.

Más información: en el iPhone y el iPad. Fotos de viajes, o de congresos, o de amigos… Fotos que haces continuamente y que se guardan en una lista absolutamente desordenanda (salvo por la fecha). Y fotos de calidad que no quieres perder. ¿Te imaginas que mañana te roban el móvil? ¿Cuántas fotos perderías para siempre? (Yo acabo de hacer una copia completa antes de empezar a escribir. Haz tú una ahora mismo 🙂 Y no solo fotos: notas, contactos, mensajes…

¿Más sitios con datos? Claro que sí. DropBox. O Evernote o cualquiera similar. Personalmente lo uso solo como almacén temporal, para viajes y para compartir documentos y fotos. Pero mucha gente lo usa para almacenar sus documentos. O parte de ellos al menos.

Twitter y Facebook. Comentarios de clientes o proveedores que te interesan. Enlaces a noticias que te gustaría leer más tarde. Contactos fugaces de un congreso con los que deberías hablar en los próximos días. Mucha información que se queda en la nube de Twitter y a la que puedes acceder, pero probablemente olvidarás hacerlo.

Y a todo este maremagnum de «depósitos de información digital» súmale los papeles. Aunque yo esta parte me la ahorro: los papeles que me interesan los escaneo y los guardo en ArchivaTech. Esto sí que lo hago sistemáticamente. Ya sea un folleto, una tarjeta de visita o un contrato firmado.

En definitiva, este es el escenario habitual de cualquier profesional hoy y si no toma medidas seguro que mucha de esta información acabará perdida, ya sea porque se borre, roben, rompa… o simplemente porque no pueda acceder a ella.

¿Hay soluciones? Claro que sí. Aunque creo que este post ya es lo suficientemente largo y mejor lo comento en el siguiente.

Mientras tanto, revisa dónde tienes tus datos y haz copias de seguridad.