Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Desde que IBM inventó el Ordenador Personal (PC) en el 82, vivimos en una revolución permanente. Todo cambia. La forma de trabajar, la forma de comunicarnos con los demás, la forma en que nos divertimos (¿ven televisión los jóvenes?).

Todo se vuelve «digital», hasta las enfermedades. Acabo de consultar en la Wikipedia la definición del «síndrome de Diógenes» y no me extrañaría que dentro de poco tiempo hubiese una entrada dedicada a los «Diógenes digitales», la versión moderna de este trastorno que lleva a las personas a acumular todo tipo de basura, objetos diversos, ropa… sin ningún sentido, orden ni necesidad. Leo en la Wikipedia que el síndrome de Diógenes afecta al 3% de las personas mayores de 65 años en España y me pregunto a cuantos usuarios de ordenadores afecta la versión digital de este trastorno. Me temo que serán muchísimos más.

Pero empezaré por el principio, por explicar qué tiene esto que ver con la gestión documental. Y la respuesta es: TODO.

Hace unos días me trajeron un ordenador y me pidieron que encontrara unos programas y los copiara en un disco externo. Es algo que me ocurre con cierta frecuencia. Era el ordenador de un programador, de un profesional de la informática, por lo que esperaba encontrarme un sistema de clasificación sencillo y claro y los archivos perfectamente ordenados en carpetas agrupadas de una forma lógica y sistemática. Sería cuestión de unos minutos localizar y copiar lo que andaba buscando.

Lo que me encontré fue el caos más absoluto, el mayor desorden (digital) que he contemplado en 30 años. En ese momento me vino a la cabeza una imagen que ya he comentado en este blog: el despacho de un abogado en el que los papeles lo ocupan todo: mesas, estanterías, sillas … y hasta el suelo. Montones de papeles de medio metro de altura ocupando buena parte del suelo de su despacho. Tenía ante mí la versión digital del caos.

¿Cómo puede alguien llegar a esta situación, a este desorden absoluto?

Empecé a investigar y llegué a una conclusión: la persona que utiliza este ordenador es incapaz de «tirar» nada, de borrar ningún archivo. ¡Lo guarda todo! Y después de 7 ú 8 años, el caos se ha apoderado de su disco duro. Fue entonces cuando pensé en que estaba ante un «Diógenes digital».

Como yo tengo fama, merecida, de ser una maníaco del orden y la clasificación, para que no pienses que exagero, voy a dar unos cuantos datos y luego me das tu opinión sobre el ordenador y su usuario.

Lo primero es hacer una copia de seguridad. Conecté un disco duro externo (1TB por 50€) y tardó 24 horas en copiar el disco duro. Copió más de 1 millón y medio de archivos que ocupaban unos 450GB. Empezamos mal. Cuando me encontré poco después con una carpeta que contenía más de 200.000 ficheros temporales tuve claro que este usuario no borra nada.

A continuación empecé a estudiar el disco duro, la carpeta principal o raíz, y me encontré una muestra de todos los defectos que puede tener un sistema de archivo (digital o no). Enumero los más graves:

1.- Mezclar todo tipo de documentos en la misma carpeta. Es inadmisible en cualquier sistema de clasificación (y un disco duro de un ordenador es justamente eso) guardar juntos programas (aplicaciones informáticas) con documentos, pruebas, archivos temporales, archivos de configuración… incluso con copias de seguridad. No hay justificación alguna para hacer esto. Lo correcto, por supuesto, es agrupar los archivos como mínimo por su tipología y tener una carpeta para documentos, otra para copias, otra para aplicaciones, etc…

2.- Dar nombres distintos a carpetas que contienen lo mismo. Por ejemplo, había copias de seguridad con la fecha como título de la carpeta, pero también copias en carpetas llamadas copias, o versión.old, o cualquier nombre que se le había ocurrido ese día. ¡Coherencia! Hay que tener un sistema, un convenio, y usar siempre el mismo.

3.- Carpetas anidadas recursivamente. Una carpeta de un proyecto con su nombre, tiene dentro numerosos archivos y carpetas. Y una de esas carpetas se llama de nuevo como el proyecto, y dentro tiene otra versión del proyecto, con todos sus archivos y subcarpetas. A veces en tres niveles. ¿Cuál es la versión actual? ¿Lo de dentro es una copia de seguridad o una versión válida? Y cada vez que copio la carpeta del proyecto, duplico la información.

4.- Copias en ficheros Zip comprimido dispersas por todas partes. Es una versión aún más perversa del defecto anterior. Cuando abres un fichero comprimido te encuentras una copia del proyecto (con todos sus archivos y subcarpetas) con lo que la recurrencia sube un nivel. Es como una estructura fractal, como las ramas de un árbol que se dividen y ramifican hasta formar una estructura frondosa… y caótica.

5.- Documentos personales en mitad de una carpeta con datos de clientes. Fotos de la familia junto a Excel y Word del trabajo.

6.- Falta absoluta de un sistema de nomenclatura de las carpetas. Esto es lo que más me fastidia. Soy un maniático de la simetría, homogeneidad y coherencia. Y creo que cualquier encargado de un archivo (sobre todo de los de papel) estará de acuerdo conmigo. No puedes llamar a una carpeta «Clientes» y a la siguientes «Aquí están los proveedores.doc». O guardar los documentos de un cliente en «documentos» y los de otro en «Mercadona». Hay que definir una forma de hacer las cosas y aplicarla para todos.

Con todos estos problemas, y muchos otros menos importantes, me di cuenta que la acumulación de basura digital es un problema mucho más extendido que el síndrome de Diógenes clásico. Porque la basura digital no ocupa espacio físico y es mucho más fácil de acumular. Es verdad que es mucho menos grave tener 1.500.000 archivos en un disco duro (que te cabe en la mano) que 1.500.000 papeles encima de la mesa y el suelo, pero también es verdad que es mucho más fácil ordenar los documentos digitales que los físicos.

Así que no hay excusa para ser (razonablemente) ordenado.