Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Vivimos en la era de la información. Últimamente, del exceso de información. Es abrumador. Documentos, videos, fotos…. correos electrónicos (lo peor). Todo se mide por miles, decenas de miles.

Cuando manejamos papeles, el exceso se hace evidente porque ocupa espacio. Montones de papeles en las mesas. Las estanterías llenas. Los archivadores a tope. Llega un momento en el que no tenemos más papeles simplemente porque no caben.

Con la documentación digital el problema es diferente. Los ficheros no ocupan espacio físico y desde hace unos años el espacio «virtual» es casi ilimitado. Incluso si almacenas fotos y videos un disco duro externo que cuesta menos de 100€ tiene hoy 2 TB de capacidad. Suficiente para archivar millones de documentos.

Ahora el problema no es el «espacio». Puedes, virtualmente, archivar TODO lo que quieras. El problema es encontrar lo que has archivado. Hace un rato, unos días o un par de años.

En el caso de los archivos digitales de una empresa, la necesidad habitual es buscar el contrato que firmaste con un proveedor hace unos meses (no sabes si 5 ó 9), una factura de un hotel o la tarjeta de visita (escaneada) de un contacto interesante que hiciste el año pasado en una feria y del que no recuerdas el nombre.

Los programas de gestión documental, al menos los buenos, proporcionan algunas herramientas de búsqueda que resuelven en parte este problema. Y de entre las funcionalidades que ayudan hay una que muchos usuarios creen que es la panacea: la búsqueda «full text», la posibilidad de acceder a todas las palabras que forman los documentos, de usarlas todas como palabras clave de búsqueda. Esto es una ayuda, sin duda, y muy útil en muchas ocasiones, sobre todo si buscas un contrato que firmaste con un tal «Ernesto Baroja» que seguro que hay pocos, en tu archivo digital. Pero si buscas a un tal «José Gómez» puede que no sea tan sencillo. En mi base de datos, de solo unos años y de casi únicamente mis datos y documentos, «Javier» ha dejado de ser una palabra válida para localizar a alguien. Tengo no menos de 50 documentos relacionados con algún Javier, sin incluir la búsqueda «full text». Simplemente con los nombres de los archivos y la descripción del expediente.

«Ernesto», sin embargo, solo tengo uno.

Extrapolando esta situación a un archivo de 10 ó 20 usuarios, está claro que en muy poco tiempo el volumen de documentos genera un número inmanejable de resultados en las búsquedas cuando usamos palabras corrientes.

Así que hay que buscar una solución.

Podríamos hacer como el personaje femenino de la obra de Oscar Wilde y tratar solamente con personas que se llamen Ernesto, pero esto limita bastante el mercado , así que la solución no puede ser elegir los documentos a archivar sino los datos para identificarlos y para buscarlos.

Esto se hace en dos «frentes» distintos:

1.- Hay que utilizar las posibilidades que nos da un buen gestor documental para limitar los resultados de las búsquedas aunque usemos palabras corrientes.

Lo primero que hay que hacer es tener una estructura de carpetas y subcarpetas para clasificar los documentos. Luego, al buscarlos, el programa me permitirá limitar las búsquedas a determinadas carpetas. De esta forma, un cliente «Javier» no aparecerá si busco un proveedor que se llama «Javier» pero cuyos documentos están en la carpeta «Proveedores», pero no en «Clientes».

Este sistema de archivos, obvio para todos los usuarios de ordenadores, parece que algunos lo olvidan al instalar un sistemas de gestión documental dejando todo el trabajo al indexado de documentos sin ser conscientes de las ventajas que aporta el sistema de carpetas «de toda la vida».

2.- En segundo lugar hay que utilizar de forma «inteligente» los datos adicionales que identifican un archivo.

En algunos programas de gestión documental esta información adicional se llama «metadatos», en otros se llaman «campos» y en otros son simplemente datos descriptivos del documento, sin más. Habitualmente tendremos el nombre del archivo, la fecha de introducción, un código de identificación, una pequeña descripción del documento y quizás algún campo adicional.

La clave es elegir, de entre las características que acompañan a cada documento, las que sean menos «corrientes» de forma que la búsqueda posterior permita distinguirlos de otros documentos. Hay que evitar las palabras genéricas: «contrato», «factura», «recibo»… no aportan nada a la búsqueda. En cambio, los nombres de empresas y apellidos suelen repetirse mucho menos.

Y hay que aprovechar las ventajas que nos dan la capacidad casi ilimitada de los ordenadores modernos y añadir más palabras cuando sean corrientes. Si tenemos la ficha de, por ejemplo, una factura de Ikea, con esa palabra será suficiente. Pero si es de «José Gómez» habrá que añadir en la descripción (por ejemplo) que es carpintero, o fontanero o cualquier otro dato que, sumado o no a su nombre, me permita localizarlo posteriormente de forma independiente a otros muchos «José Gómez» que pueda tener.

En resumen, «indexar» los documentos teniendo en cuenta la forma en la que los voy a localizar en el futuro y previendo soluciones para palabras corrientes.