En las últimas semanas una pregunta se repite en cualquier seminario, jornada, discusión sobre gestión documental: ¿puedo digitalizar y DESTRUIR los documentos en papel? Documentos con valor legal para una empresa o Administración: contratos, facturas, recibos, justificantes de pago…
Todos queremos hacerlo, pero nos da miedo. Con razón. Y si le preguntas a un abogado es peor: unos te dirán que sí, y otros que no. Para un matemático 2+2 suma cuatro, pero para un abogado… depende de la interpretación de la ley…
La semana pasada participé en una jornada sobre gestión documental y tuve que preparar una presentación sobre este tema a directores financieros de empresas bastante grandes. El ponente previsto, experto en el tema, falló a última hora y me mandó unas notas. Me parecieron muy poco «serias» para el público previsto y pedí ayuda a otra empresa especializada en gestión documental «segura». Lo que me mandó fue aún peor: decenas de Leyes, Normas y Reglamentos todos ellos dirigidos, en teoría, a conseguir la famosa «e-Administración», la «oficina sin papeles» que todos perseguimos. Un auténtico caos de normas que se superponen unas a otras, parchean pequeños agujeros legales y estorban más que ayudan en el «largo y tortuoso camino hacia la administración electrónica» (lo pongo entre comillas porque es el título de un post anterior.
En definitiva, los legisladores lo están haciendo mal, rematadamente mal. Por más que me gustaría (es un argumento de venta estupendo para mi programa de gestión documental) me siento incapaz de decirle a un cliente que puede destruir sus documentos una vez digitalizados. Ni siquiera utilizando firma digital.
La firma digital garantiza que un documento electrónico no se modifica «en adelante». Pero ¿quién garantiza que la imagen digitalizada es una copia fiel del original en papel? Esto ocurre con el software homologado por la Agencia Tributaria pero no es una garantía en caso de tener un problema judicial. Como siempre, los jueces van muy por detrás de los inspectores fiscales (si algo funciona en este país es la recaudación de impuestos).
Mucho más grave aún es que el procedimiento para digitalizar y conservar las facturas recibidas en formato electrónico es tan farragoso que consigue el resultado contrario al perseguido: se pierde más tiempo (y por tanto dinero) digitalizando las facturas que usando la versión en papel. Un auténtico disparate.
En resumen, qué tenemos:
Un conjunto de leyes y normas que no acaban de coger el problema por los cuernos y se limitan a dar pequeños pasos, tímidos y deslabazados, en la dirección correcta, sin llegar en absoluto a la meta.
Unos jueces y legisladores temerosos de todo lo que tenga que ver con el «mundo digital» que muchos no entienden y al que casi todos temen. No todos, pero sí la mayoría. Me gustaría saber qué juez en España (o fuera) sabe «realmente» lo que es la firma digital.
Un sistema jurídico, y aquí incluyo a notarios, registradores, gestores…, anclado en el pasado. La firma manuscrita, el sello de caucho y el papel timbrado.
¿No se dan cuenta de lo absurdo que es depositar toda su confianza en estos viejos recursos en vez de dar el paso al frente y aprovechar las posibilidades que nos brinda la tecnología?
Cuando tenía 13 ó 14 años me entretuve con mi hermano en copiar la firma de mi padre. En pocos minutos hacíamos una copia razonablemente fiel. Y qué decir de los sellos de caucho, a los que son tan aficionados los viejos dinosaurios que pueblan las Administraciones. En cualquier imprenta o papelería puedes encargar uno de cualquier empresa, notario o despacho de abogados sin que te pidan el menor justificante legal que te relacione con lo que dirá el sello. Por no hablar del papel en sí: cualquier impresora láser imprime un timbre, numeración, logotipo… que hará pensar a quien lo vea que tiene en sus manos un «original» de una Administración, despacho o notario.
No hay motivos razonables para seguir anclados en estos procedimientos cuando podemos hacer las cosas mucho mejor con las herramientas que nos ofrece la tecnología actual. Y como no me gusta criticar sin dar una solución, ahí van unos consejos a los legisladores que me quieran leer.
1.- Unificar las Normas y Reglamentos. No tiene sentido que el Ministerio de Economía y el de Justicia vayan por separado. Y que se publiquen docenas de normas parciales. Hay que darse cuenta de que es un cambio tecnológico, casi cultural, muy horizontal, o trasversal: afecta a la forma en la que se relacionan las empresas y las Administraciones Públicas entre sí. No es una problema de una u otra: es de todas. Igual que se estandariza el tamaño de un folio (DIN A4) o el DNI sirve igual para todo, la sustitución de los documentos en papel afectan a TODO y debe regularse con amplitud de miras.
2.- No exigir a los documentos electrónicos más que a los de papel. Un archivo electrónico, con las medidas de seguridad adecuadas, es MAS seguro que un archivo en papel. Lo he demostrado muchas veces en público (y lo subiré a YouTube un día de éstos en un video). Hay que incluir firma digital, por supuesto, medidas de seguridad en el acceso a los documentos, por supuesto, exigir copias de seguridad regulares, por supuesto… Pero no tonterías como ocurre con la digitalización de facturas. ¿Por qué hay que meter los datos de las propias facturas? ¿Acaso las facturas en papel tienen esa información explícita? Quien haya tomado esa decisión ha cometido un error que pagan, cada día, decenas de miles de empresas. Y luego nos hablan de «competitividad». ¡Haced bien las Normas y no convirtáis las empresas en dinosaurios burocráticos!
3.- Hay que dar a las empresas la posibilidad de asumir la responsabilidad en la digitalización de los documentos. El mayor problema para destruir documentos en papel es garantizar que la imagen digital, la «foto» que ha hecho el escáner, se corresponde con la imagen recogida en el papel, con el original. Hay que resolver, de una vez, este escollo legal que frena el proceso. ¿Por qué no dejarlo en manos de la empresa? Igual que es responsable de no alterar los documentos en papel, de no incluir más datos o firmas posteriormente a la formalización de, por ejemplo, un contrato, ¿por qué no hacerlo responsable del proceso de digitalización? El exceso de celo con los documentos electrónicos no es comprensible cuando no se ha tenido con los documentos en papel.
Podía seguir pero el resumen es muy sencillo: la tecnología está ahí (hace tiempo). La necesidad está ahí (y cada día es mayor). Llamad a unos cuantos expertos en la materia y desarrollar de una vez un reglamente que ayude a avanzar. Antes o después llegaremos al «mundo sin papeles». No pongáis obstáculos en el camino.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
Fernando: en líneas generales, totalmente de acuerdo con tus reflexiones. No obstante, cuando hablas de introducción manual de datos (entiendo que los exigidos por la norma) de las facturas digitalizadas, ¿no hay soluciones de OCR zonal que pueden automatizar este paso?. Saludos.
Sí, las hay. Incluso luego te dan la opción de exportar esos datos a tu programa de contabilidad o ERP.
Esta ha sido la respuesta de las empresas tecnológicas para resolver el principal escollo de la digitalización certificada.
Pero vamos al origen: ¿por qué el legislador exige estos datos? No tiene ningún sentido. Y «ningún» es «ningún». Es una estupidez que ha costado millones de euros a las empresas de software y a las empresas que digitalizan sus archivos. Exige a la base de datos documental algo que no exige a los archivos en papel: identificar cada factura con todos sus datos.
«Para poder localizarla».
Inepto. Para poder localizarla ya tienes el programa de contabilidad que te dirá qué factura es, su número, a partir de esos datos que aquí, por motivos obvios de contabilización y cumplimiento de normas fiscales sí que tengo.
El «exceso de celo» del legislador con los documentos digitalizados significa un destrozo en la productividad de las empresas.
No puedo estar más de acuerdo contigo!!.
Ahora hay que decirle a alguno de esos «burócratas» que hacen leyes absurdas que tome nota.
Gracias por el comentario.
Fernando, muy de acuerdo con el artículo y en concreto con la respuesta dada a Fran.
Fran, por ampliar la respuesta, es cierto que hay software que hace OCR zonal, pero, ¿porqué hemos de cargar a la empresa con ese trabajo? Buscamos la eficiencia.
No todos los papeles están en el mismo formato de conservación, si una empresa tiene múltiples proveedores, ve un freno en ese OCR y extracción de información concreta: metadatos.
Vamos, que esa parte lo último que hace es ayudar a nadie y no aporta nada que no se pueda obtener por otros medios.
Un saludo.
Muy bueno su artículo. Con mucha frecuencia, las personas nos realizamos este tipo de preguntas. En la realidad si no tienes experiencia profesional o no eres profesional del área, pues se cometen delitos, en destruir los documentos que consideran innecesarios. Lamentablemente hay muchas personas que desconocen las leyes y su aplicación, son y serán necesarias para poder destruir los documentos. En la realidad de Venezuela, país de Suramérica existen varias leyes y articulados, que regulan la destrucción de los documentos, una de ellas: Ley Orgánica de la Administración Pública 31/07/2008, artículo 152. «Prohibición de destrucción de documentos de valor histórico. Los documentos que posean valor histórico no podrán ser destruidos, aún cuando hayan sido reproducidos o almacenados mediante cualquier medio. La violación de esta prohibición acarreará las sanciones que establezca la ley.»
Aunque exista la tecnología y no hay duda de los avances y beneficios que esta otorga para la conservación y acceso a la información, siempre necesitaremos el documento en papel, para dar testimonios fidedignos, para respaldar pruebas o simplemente para dejar legados culturales por medio del patrimonio documental.
Martha Rondón
Universidad Central de Venezuela
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Caracas – Venezuela.
Gracias por el comentario, Martha. Y tocas un tema que tendo pendiente: el archivo histórico y su valor como registro cultural de un país.
De hecho, a veces utilizo la expresión «archivo histórico» para referirme a documentos que ya no se consultan, en contraposición con «archivo vivo». Probablemente sería mas correcto definir tres grupos: Vivo, muerto e histórico (con valor como bien cultural). Algún día lo comentaré.
Además, siempre hablo de la posible destrucción del papel como algo positivo lo que en este tipo de documentos no lo es.
Una apreciación interesante.
Un saludo.
Una muy buena guía sobre como podemos deshacernos de todos estos documentos! muchas gracias! saludos
Me ha parecido muy interesante conocer tu opinión respecto a este tema. La verdad es que a veces yo también me pregunto quién y para quién hacen las leyes, normativas, etc. Está claro que no piensan en el usuario final porque muchas veces son más una piedra en el camino que algo que realmente ayude. Nunca me había parado a pensar las diferencias entre los documentos electrónicos y los de papel pero ahora que lo dices, sí que es cierto que se exige mucho más, cuando como bien dices, eso no tienen ningún sentido a efectos prácticos. En fin, veremos si con suerte un día se empiezan a hacer las cosas bien y teniendo en cuenta a los usuarios.