Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Desde hace un par de años recibo de media una consulta a la semana de personas interesadas en montar una empresa de digitalización de documentos para terceros (otras empresas o instituciones públicas). He escrito ya un par de veces sobre este tema y algunas de las dudas que genera y normalmente mi primer consejo es: «repasa el blog y encontrarás muchas respuestas».

Hoy doy un pequeño paso más y reúno algunas de las preguntas más frecuentes sobre este asunto. Aunque sigo pensando que antes de embarcarse en un nuevo negocio hay que informarse a fondo, por lo que leer el blog completo sigue siendo mi primera recomendación.

Aquí van las «preguntas frecuentes» en un, más o menos, orden de importancia.

1.- ¿Es un negocio interesante? ¿Hay posibilidades de ganar dinero?

Sin duda la respuesta es sí. La digitalización de las empresas e instituciones públicas (en adelante diré solo «empresas» para abreviar) es un proceso imparable en todo el mundo. Cada vez más los documentos son electrónicos y los que están en papel resultan incómodos para las empresas por lo que existe la necesidad generalizada de digitalizarlos. Y el siguiente paso es «mirar para atrás» y digitalizar el archivo de la empresa. La oportunidad de negocio es evidente.

En algunos países, o regiones o ciudades, el proceso está bastante avanzado, sobre todo en las grandes empresas. En Madrid o Barcelona, por ejemplo, es difícil encontrar una empresa de un cierto tamaño que no haya completado ya gran parte del proceso de digitalización de sus documentos. Pero sigue siendo una asignatura pendiente en las PYMES y en la mayoría de las Administraciones Públicas. Los Juzgados en España, por ejemplo, lo necesitan urgentemente, aunque a nadie parece importarle.

2.- ¿Necesito un equipo costoso para poner en marcha una empresa de digitalización?

No. Para un proyecto «tipo», una PYME de 10-12 empleados con 10 a 15 mil documentos al año, un simple escáner de 30-40 páginas por minuto a doble cara es todo lo que se necesita para hacer un buen trabajo. El modelo fi-6130Z de Fujitsu, por ejemplo, no llega a los 1.000€ de coste y es perfectamente válido para un proyecto de este estilo.

En la digitalización de documentos el coste mayor es la mano de obra, el tiempo que se necesita para procesar los documentos. La infraestructura técnica es mínima.

Por supuesto que para documentos mayores que DIN A4, planos o libros la cosa cambia. Pero para una empresa que básicamente tiene papeles tamaño folio o menores, no hace falta mucho más.

3.- ¿Además de la digitalización, puedo ofrecer otros servicios?

Claro que sí. En mi entrada «las 5 patas de un proyecto de gestión documental» (o en el vídeo del mismo nombre que puedes encontrar en YouTube) comento este tema con bastante detalle.

La custodia de documentación es un servicio con bastantes posibilidades, aunque normalmente solo es rentable en ciudades grandes en las que el coste del espacio de las oficinas es muy elevado. El problema es que poner en marcha este «negocio» sí requiere una inversión importante.

La destrucción certificada de documentación también es un buen complemento a los servicios de digitalización, aunque vuelve a ser necesario estar en una ciudad de cierto tamaño para que el número de clientes potenciales sea suficiente para ser un negocio rentable.

4.- ¿Cuánto hay que cobrar por digitalizar cada documento?

Depende de cada cliente y cada proyecto. Es fundamental, antes de dar un presupuesto, visitar al cliente en persona y «simular» el proceso COMPLETO de digitalización de un documento. Esto incluye ir a por el documento al archivo (a veces en lugares de difícil acceso), quitar grapas, gomas, polvo…, sacar papeles de sobres, digitalizar el documento, añadir los datos necesarios para clasificarlo (lo que se llama «indexación») y volver a dejar el documento en su lugar, en el archivo físico.

Sin hacer esta operación, o simularla, no se debe dar un precio. Un error de cálculo de unos céntimos, multiplicado por 20, 40… 60 mil documentos, puede salir muy caro. Trato este tema con más detalle en una entrada anterior.

5.- ¿Cómo entrego al cliente los documentos digitalizados?

Hay varias opciones. De menos (interesante) a más, estas son algunas:

a) En unos cuantos DVDs con los ficheros. Esto está más que obsoleto. Aunque hace solo unos años era la forma habitual de hacerlo, hoy no tiene sentido. Es un formato incómodo y de acceso lento y no permite búsquedas.

b) En un pen-drive o disco duro externo. Con los archivos guardados en carpetas y subcarpetas, como si fueran archivos en nuestro disco duro en Windows o Mac. Es una opción sencilla y barata pero se queda muy corta. No permite incorporar seguridad de acceso, añadir datos adicionales a los documentos, ni hacer búsquedas más allá de los títulos de los documentos.

c) En la nube (drop box o similar).

Es una variante de la entrega de un pen-drive. Comparte varios de sus defectos más el problema de la lentitud de acceso. No la recomiendo más que para unos pocos cientos de documentos en los que la seguridad y la gestión de búsquedas no sea relevante (es decir, casi nunca en un entorno empresarial).

d) En una base de datos a la que se accede con un programa de gestión documental.

Es la mejor opción. Si el cliente ya tiene un programa (poco probable) se debe utilizar. Si no, hay programas muy potentes y sencillos de utilizar (como ArchivaTech) con un coste casi insignificante en comparación con el proceso de digitalización. Un «buen» programa de gestión documental permite clasificar los documentos, añadirles niveles de acceso (seguridad), complementarlos con información adicional (indexado) y aporta sistemas de búsqueda por cualquier palabra del documento. Es, sin duda alguna, la mejor opción.

e) En un programa, con acceso remoto.

Es una variante muy interesante. En lugar de instalarle al cliente la base de datos con todos sus documentos y el programa en sus propios ordenadores, se guardan todos los documentos digitalizados en los servidores de la empresa de digitalización y se da acceso al cliente a través de internet.

Tiene un defecto que puede ser decisivo: es necesario tener una conexión rápida para que la descarga de los documentos no se convierta en un problema. Si el acceso es muy frecuente, no es una opción recomendable, aunque la decisión final se puede tomar comprobando in situ en las instalaciones del cliente el tiempo de acceso antes de empezar el proceso de digitalización.

Estas son algunas de las preguntas más repetidas, aunque seguro que en los próximos días amplío la lista con alguna consulta adicional (que te animo que hagas como comentario de esta entrada, o enviándome un correo a direccion@mtcsoft.es).