Aún a riesgo de resultar un poco pesado, me ha parecido oportuno “rematar” las entradas sobre la gestión de las facturas en las empresas de hace unas semanas (si no las has leído ya ahora es un buen momento) con una última muy práctica en la que explicaré cómo hemos “resuelto” este “problema” en nuestra empresa.
Siguiendo la argumentación habitual de mis videos (espero que hayas visto, al menos, el de la semana pasada), empezaré por el final: qué problema queremos resolver, qué necesidad hay que satisfacer. Seguir leyendo »
En septiembre escribí una entrada sobre este asunto y ahora complemento la información con un video, más ameno que leer todo lo que he escrito al respecto. (Puedes verlo también en You Tube)
(No he puesto enlace al software porque hay muchas entradas en las que comento este tema y no podría destacar una sobre las demás.)
En el video vuelvo a comentar que un proyecto «integral» no se limita a comprar un escáner o un software: hay que tratarlo como la combinación de nuevos «aparatos» (escáneres, destructores), nuevo software (gestión documental, OCR) y, sobre todo, nuevos hábitos de trabajo: nuevos «procedimientos».
Para un problema sencillo, gestionar unos cientos de documentos de 2 ó 3 usuarios, se pueden improvisar soluciones sencillas.
Para «liberarnos» de un almacén con cientos de miles de documentos en papel o dar un paso decidido hacia la «oficina sin papeles» o la «Administración Electrónica» hay que plantearse una estrategia bien definida, definir nuevas formas para manejar los documentos, cambiar hábitos… en definitiva, hay que coger el toro por los cuernos.
Esta entrada, en video, es un experimento. Me vendría muy bien que me comentaras si te parece bien o mal para repetir la «experiencia» más adelante, o limitarme a escribir y dejar los videos para mi canal de You Tube.
Cómo utilizar un programa de gestión documental para mejorar la gestión de las facturas en una empresa. Facturas recibidas.
En mi entrada anterior (que debes leer antes que ésta si no lo has hecho ya) comentaba que el tratamiento de las facturas recibidas difiere en algunos aspectos esenciales del de las facturas emitidas, por lo que su gestión debe tratarse de forma independiente.
Siguiendo el guión de la entrada anterior, empezaré por las facturas recibidas en papel, las de «toda la vida».
Lo normal es ir «contabilizándolas» conforme se reciben, más o menos al día, introduciendo sus datos fiscales en un programa de contabilidad que me permitirá cumplir con las obligaciones fiscales (declaración de IVA y pago de impuestos), «llevar» la caja y el banco y controlar los pagos a los proveedores. Una vez introducidos los datos, se suele anotar el número (correlativo) de la factura, proporcionado por el programa contable, en una esquina de la propia factura, bien visible, en rojo preferiblemente (también vale en azul 😉 ) se le hacen dos agujeros y se guarda en un archivador en orden inverso (si no, hay que estar pasando todas las facturas cada vez, lo que es un engorro innecesario). Por si fuera poco, si hablamos de un recibo de un peaje, un parking, un taxi… el papel es muy pequeño y suele ser necesario graparlo a un folio en blanco para poder archivarlo con las demás factura. Seguir leyendo »
Cómo utilizar un programa de gestión documental para mejorar la gestión de las facturas en una empresa.
He estado en bastantes conversaciones sobre este tema y muchas veces me ha parecido estar en el típico «diálogo de besugos» en el que todos hablan pero nadie escucha. Y el problema suele ser que hay pequeños matices que suponen sin embargo grandes diferencias en lo que se está diciendo, y en lo que los demás están entendiendo.
Creo que es similar a lo que ocurre con la firma electrónica. O el DNI electrónico: Autoridades de certificación, ficheros resumen, algoritmos de cifrados… conceptos que a todos nos suenan, pero pocos dominan.
Y, en el caso de las facturas, los nombres de las diferentes «versiones» son tan parecidos, que los equívocos son inevitables.
Así que, como siempre, empezaré desde el principio, desde cero, y no pienso entrar en detalles técnicos. Solo quiero dejar claros algunos conceptos básicos que debemos tener muy presentes. El que quiera ampliar la información puede consultar la página «oficial» de factura electrónica que, esta vez sí, es realmente buena, precisa y didáctica. Seguir leyendo »
Creo que ya he comentado en varias ocasiones que a mi experiencia como «vendedor» de nuestro programa de gestión documental y la de ponente en talleres y jornadas se suma mi faceta de usuario «corriente» del programa. Tanto hablar de las ventajas de la gestión documental acabaron convenciéndome a mí mismo, así que hace un par de años instalamos nuestro propio programa en la empresa para disfrutar de las «grandes ventajas» que aporta.
La verdad es que MTC Soft no es la típica empresa que necesite un programa de gestión documental. Si no fuese por el precio tan bueno que conseguí y por mi interés particular en la instalación, seguramente nos habríamos apañado bien con el escáner. Es un «contraargumento» que utilizo con alguna frecuencia: si no tienes un número elevado de documentos (miles o decenas de miles al menos) y son pocos los usuarios de la empresa que acceden a ellos (menos de 4 ó 5), no necesitas un programa de gestión documental. En nuestro caso, los técnicos y programadores no generan apenas documentos por lo que básicamente lo utilizamos 2 personas. Pocas para justificar una instalación. A menos que sea gratis, claro. Seguir leyendo »
Aunque solo hace unos días comentaba que el camino hace la oficina sin papeles es largo y lleno de obstáculos es evidente que ya es una tendencia imparable. Son ya muchas las empresas, despachos de abogados o procuradores y Administraciones Públicas que están evolucionando hacia el uso del documento electrónico. Y los que no lo hacen miran, a veces con temor, otras con envidia, a los más «adelantados» conscientes casi todos que el fin del documento en papel se acerca por más que algunos aún lo nieguen.
Sí, es verdad que hemos oído esta cantinela muchas veces en los últimos años, pero todo llega, Seguir leyendo »
Porqué fracasan los proyectos de gestión documental
En los másters, los cursos, o la publicidad de las empresas, lo habitual es encontrar “casos de éxito”, sobre todo cuando se trata de vender. Pero es bien sabido que se aprende más de los fracasos, de los errores cometidos, que de los éxitos, así que me animo a comentar algunas “lecciones aprendidas” en instalaciones, propias o ajenas, que no han llegado a buen término, o, al menos, no lo han conseguido fácilmente.
Si hay algo que me fastidia de los “comerciales” (no de todos, aunque es una característica bastante generalizada) es su absoluta falta de objetividad al “vender” un proyecto, al hablar de un producto: todo son ventajas, todo va a ir como la seda, solo hay “pros”, no “contras”. Nada más lejos de la realidad, concretamente en la puesta en marcha de proyectos de gestión documental en los que las ventajas son muchas, pero también los problemas que aparecen en cualquier instalación (con honrosas excepciones). Seguir leyendo »
El largo y tortuoso camino hacia la «oficina sin papeles».
Hay veces en las que uno se pregunta si los legisladores son torpes, poco lúcidos o simplemente no se enteran de nada. La otra alternativa es peor: sabotean con los reglamentos el «espíritu de la Ley» que están redactando.
Aclaro lo del «espíritu de la Ley», un comentario que me hizo hace años un abogado. Cuando se promulga (o dicta o lo que sea) una «Ley», hay un fin último que se espera conseguir. Centrándonos en las facturas, creo que todos estaremos de acuerdo que «el espíritu de la Ley» es favorecer la eliminación del papel en las empresas, y AAPP, dar pasos hacia la e-Administración, simplificar la gestión de las facturas de los proveedores, en definitiva. A los políticos se les llena la boca hablando de estas cosas, y los empresarios no dejamos de demandarlas, continuamente, aunque con un resultado desigual.
Así que, cuando empecé a leer la «Resolución de 24 de octubre de 2007» sobre homologación de software de digitalización de facturas lo hice convencido de que finalmente el legislador nos proporcionaba un medio para destruir las facturas en papel que todas las empresas guardamos en nuestros «viejos» archivos. Pero el legislador, y no solo Dios, escribe con renglones torcidos y conforme leía el contenido de la resolución se apagaba mi optimismo.
Aunque algunos se resisten a reconocerlo, la digitalización de las facturas recibidas ha fracasado. Seguir leyendo »
Cómo mejorar el rendimiento de una instalación de gestión documental.
En este artículo con doble título (en realidad el primero es la contestación a la pregunta que plantea el segundo) me gustaría comentar de forma muy simplificada una situación que se plantea con frecuencia, por no decir siempre, al instalar un software de gestión documental en el que se introduce, o se pretente introducir, un número importante de documentos. «Importante» es ambiguo, lo sé, pero lo es tanto como el problema real: para un despacho de 4 ó 5 usuarios, con un presupuesto muy reducido, 10 ó 15 mil documentos ya es un número importante y decidir qué equipos poner para gestionarlos es el mismo problema, a otra escala, que el que tiene un hospital con 200 usuarios y 3 millones de documentos a gestionar. Obviamente el problema aquí es mucho mayor, como también el presupuesto, pero el análisis de la situación y los «módulos» que conforma la instalación son los mismos.
Empecemos por el principio: el problema (o la necesidad). Seguir leyendo »
Dentro de la variedad de escáneres adaptados a las diferentes necesidades de digitalización, los diseñados para digitalizar libros constituyen un grupo muy especializado. Hay solo un puñado de fabricantes en todo el mundo y los más importantes estaban en el CeBIT, en un mismo pabellón, lo que es sin duda una ocasión perfecta para conocer el “estado del arte” de esta tecnología. De hecho, pasó por nuestro stand un viejo conocido de una empresa granadina que se dedica exclusivamente a digitalizar documentos y que va a la feria todos los años para conocer los nuevos modelos.
Todos hemos pasado alguna vez por el laborioso proceso de fotocopiar algunas páginas de un libro, proceso especialmente farragoso si se trata de un ejemplar voluminoso. Seguir leyendo »
Aún a riesgo de resultar un poco pesado, me ha parecido oportuno “rematar” las entradas sobre la gestión de las facturas en las empresas de hace unas semanas (si no las has leído ya ahora es un buen momento) con una última muy práctica en la que explicaré cómo hemos “resuelto” este “problema” en nuestra empresa.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
