Una pregunta recurrente desde hace muchos años: ¿pongo una impresora muy rápida para varios usuarios o impresoras pequeñas para cada uno de ellos? Y lo mismo ocurre con los escáneres: ¿Una multifunción enorme para todos o un escáner de sobremesa en cada puesto de trabajo?
Yo lo tengo clarísimo. Pero antes de darte mi opinión intentaré resolver el problema de una forma sistemática y objetiva.
Empezaré por las impresoras. La opción «centralizada» suele ser una multifunción gigantésca, heredera de las fotocopiadoras y que se coloca en un lugar destacado de la oficina ocupando un espacio enorme. Sus «pros«: alta velocidad, gran capacidad de papel, varias bandejas y bajo coste de impresión. Sus «contras«, aparentemente solo el precio (luego volveré a esto), varios miles de euros.
La alternativa «descentralizada» es instalar una impresora pequeña a cada usuario encima de su mesa, conectada directamente a su ordenador y al alcance de la mano. Empiezo por sus «contras«: mayor coste de impresión por página, ocupa un espacio en la mesa, hay que configurar cada una. En cuanto a sus ventajas, veámoslas como contrapartida de la opción centralizada, teniendo en cuenta que sus «pros» son los «contras» de la multifunción gigantesca:
1.- Lo más importante: no hay que desplazarse para imprimir. Con frecuencia se comparan las impresora por la velocidad de impresión en páginas por minuto, pero pocas veces se tiene en cuenta el tiempo de levantarse de la silla, ir hasta la impresora situada a varios metros y volver a sentarse. Salvo que imprima 40 ó 50 hojas de una vez, lo que no es habitual en una oficina, pierdo más tiempo en el desplazamiento que la impresora en imprimir.
2.- No menos importante: la selección del papel. Es corriente imprimir en documentos con una cabecera de la empresa, o papel para facturas, o documentos con membrete de imprenta. Hay, por tanto, que elegir el papel de una bandeja concreta o, habitualmente, cargar un papel diferente en algunos trabajos de impresión. Esto son dos o tres viajes a la impresora: cargar el papel, volver al ordenador para dar la orden de imprimir y volver a la impresora a recoger el documento impreso y retirar los papeles que han sobrado. Si por el camino a otro usuario se le ha ocurrido imprimir algo usando la misma bandeja, el problema se multiplica. No es extraño oir en algunas oficinas un grito similar a: ¡Que nadie imprima ahora que voy a sacar unos contratos! No queda muy bien.
3.- Mejor protección ante averías. Si en la oficina hay 4 ó 5 impresoras iguales y se estropea una (lo que ocurre antes o después) se pueden utilizar las otras mientras la reparan. Si solamente hay una superimpresora para todos, el día que se rompe la oficina se bloquea completamente. Hay un riesgo mucho mayor.
4.- El precio. Las impresoras «corrientes» son realmente baratas. Sí es cierto que el coste por página suele ser már reducido en las grandes, pero lo compensa ampliamente el tiempo perdido en desplazarse hasta la impresora.
Y con los escáneres pasa lo mismo, incluso más a favor del modelo «distribuido». Es frecuente escanear un documento de una sola hoja: una factura, un DNI, un recibo del banco… Yo tengo el escáner a 20 centímetros del teclado: tardo 10 segundos en convertir un folio en un PDF. Los escáneres de sobremesa básicos digitalizan 20 páginas por minuto a doble cara. Si tienes 4 ó 5 entre varios usuarios la velocidad es mucho mayor que la de cualquier escáner multifunción, sin contar el tiempo de idas y venidas. No hay comparación.
Solo está justificado en algunos casos de digitalización masiva y aún así yo me inclinaría por varios escáneres para varios usuarios antes que uno solo para todos ellos.
Creo que a estas alturas no hay duda de mi elección. Y esta mañana la he reafirmado. He estado en la Delegación de Hacienda y me han pedido la escritura de la empresa y luego mi DNI. El funcionario ha tardado no menos de 5 minutos en fotocopiar la escritura y otro rato en hacer lo propio con el DNI. La impresora estaba a unos 10 metros, primero ha vuelto porque tenía que quitar unas grapas, ha tenido que darle la vuelta a los folios uno a uno (se le ha atascado el alimentador), ha pedido ayuda a un compañero porque no conseguía encontrar el botón adecuado, ha vuelto (otra vez) a su mesa a por el DNI, otro viaje a la fotocopiadora, le ha dado la vuelta al DNI para sacar las dos caras… Con un ScanSnap S1500 encima de la mesa no habría tardado ni un minuto en escanear los dos documentos (y habría ahorrado toner, tinta y papel, aunque esa es otra guerra: la que tengo en contra de las fotocopias).
En realidad creo que siempre que he oído a alguien recomendar estas impresoras-escáneres-fotocopiadoras multifunción había detrás un vendedor, frecuentemente del gremio de las fotocopias y reconvertido a vendedor de informática (pero sin abandonar su afición por las fotocopias).
Deberían evolucionar: más grande no significa mejor.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
Permite mi opinión respecto a este buen artículo.
Trabajo actualmente para una multinacional líder en el mercado de las impresoras pero no soy de ese área como sabes, soy de la parte de consultoría y especialización en gestión documental y oficina sin papeles.
Las impresoras multifuncionales tienen más «funciones» que las pequeñas en general. Una de ellas es poder programarla con su SDK (generalmente Java) para por ejemplo capturar metadatos para enviarlos al gestor documental directamente (como archivo xml junto con el escaneado, etc.) y poder adecuar los sistemas a las normas técnicas de interoperabilidad, factura electrónica, etc. cuando se usa la función de escaner. Incluyen integración con sistemas ERP, gestión documental, OCR y demás cosas.
Estoy contigo en que son caras, pero generalmente se hacen con leasing, alquiler,… y determinadas fórmulas en las que se incluyen el mantenimiento.
Olvidas los puntos de fallo, cuanto más hardware, más fallos por probabilidad. También la estabilidad y fiabilidad, normalmente las multifuncionales fallan mucho menos que las pequeñas, es como comparar un BMW con un SEAT, evidentemente en cualquier caso ambos pueden fallar.
Otro punto es la seguridad, la localización de estas impresoras permite controlar mejor el despilfarro de papel, sin contar que están preparadas con un sistema de autenticación por proximidad (tarjeta) y mejorar la seguridad.
Yo soy más de centralizaciones, servidores, multifuncionales, etc. pero es evidente que una oficina de 3 trabajadores no es un edificio de 50, 100 o 300 e incluso no es lo mismo un organismo público que una empresa privada y cada caso debería estudiarse.
Por la parte de tu guerra contra el papel, ya somos dos 😉
Poco que objetar, aunque sigo pensando que las multifuncionales son menos «funcionales».
Cuando instalamos estos equipos nos suelen dar mucho trabajo para configurarlos porque los usan personas distintas para tareas distintas. Luego esa posibilidad de hacer más cosas, a veces se vuelve en contra.
En lo que sí estoy de acuerdo es en que el número importa, y puede hacer más adecuada una opción que otra.
Para 3, 4… 10 usuarios, la solución puede ser muy diferente que para 100. No digamos 300.
Lo que no me negarás es que tener el escáner a un lado y la impresora al otro mejora enormemente la productividad. Si además tienes 2 monitores de 24 pulgadas (una de mis obsesiones reconocidas), entonces trabajas mucho más rápido (y haces menos kilómetros de pasillo).
Gracias por el comentario.