Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Cómo utilizar un programa de gestión documental para mejorar la gestión de las facturas en una empresa. Facturas recibidas.

En mi entrada anterior (que debes leer antes que ésta si no lo has hecho ya) comentaba que el tratamiento de las facturas recibidas difiere en algunos aspectos esenciales del de las facturas emitidas, por lo que su gestión debe tratarse de forma independiente.

Siguiendo el guión de la entrada anterior, empezaré por las facturas recibidas en papel, las de «toda la vida».

Lo normal es ir «contabilizándolas» conforme se reciben, más o menos al día, introduciendo sus datos fiscales en un programa de contabilidad que me permitirá cumplir con las obligaciones fiscales (declaración de IVA y pago de impuestos), «llevar» la caja y el banco y controlar los pagos a los proveedores. Una vez introducidos los datos, se suele anotar el número (correlativo) de la factura, proporcionado por el programa contable, en una esquina de la propia factura, bien visible, en rojo preferiblemente (también vale en azul 😉 ) se le hacen dos agujeros y se guarda en un archivador en orden inverso (si no, hay que estar pasando todas las facturas cada vez, lo que es un engorro innecesario). Por si fuera poco, si hablamos de un recibo de un peaje, un parking, un taxi… el papel es muy pequeño y suele ser necesario graparlo a un folio en blanco para poder archivarlo con las demás factura.

Me he entretenido en todo el proceso «mecánico» para poner de manifiesto lo laborioso del proceso y lo difícil que es automatizarlo por lo variopinto del formato de las facturas, no solo en cuanto al tamaño del papel, sino por la distribución de la información dentro de cada factura ya que cada proveedor es libre de elegir la disposición de los datos impresos.

Es aquí donde entra en juego la digitalización certificada de facturas. Utilizando un software homologado por la Agencia Tributaria puedes escanear las facturas y destruirlas. Pero el proceso es tan farragoso que, en la práctica, no está funcionando. Al menos en las PYMES. Si quieres más detalles, consulta la entrada que escribí sobre este asunto hace unas semanas.

Hay una «variante» de las facturas recibidas en papel que «está de moda ultimamente». Recibir la factura en PDF o un formato similar, por correo electrónico. Ojo que, si no vienen firmadas digitalmente, estas facturas NO son facturas electrónicas. Son facturas en papel que me envían por medios telemáticos pero sin la garantía que aporta la firma digital. Lo habitual es imprimirlas y tratarlas, a partir de ese momento, como si las hubiéramos recibido por correo ordinario.

La validez legal de estas facturas es discutible pero lo he consultado en varias ocasiones con inspectores de Hacienda y me han confirmado que se están admitiendo como cualquier otra factura. Está muy extendida la idea de que la factura solo es válida si tiene una firma manuscrita y, mejor aún, un sello de la empresa emisora. No es así. El requisito legal es que sea la factura «original» pero con las copias de ficheros informáticos el concepto de «original» ha desaparecido ya que las copias son idénticas e indistinguibles del original. Una factura recibida en formato PDF que imprimo por mi impresora es tan «original» como si mi proveedor la imprimiese él mismo. Y los inspectores lo saben, por lo que han relajado la exigencia de las facturas «originales». Por otra parte, cada vez más empresas envían sus facturas por correo electrónico y es prácticamente imposible conseguir facturas por correo ordinario de todos los proveedores.

El siguiente tipo de facturas, las electrónicas, las recibimos por medios telemáticos y, además, están firmadas digitalmente. Aquí no tiene sentido imprimirlas ya que la garantía de integridad de su contenido está en el propio fichero informático. Hay una excepción: imprimirlas con el formato PDF 417 que incluye un código de puntos impreso que proporciona seguridad al documento en papel. Pero parece una aberración: convertir una factura electrónica en papel. Es un paso atrás, y no parece lógico tenerlo en cuenta como una opción realista. Otra cosa es que la imprimas (si el formato lo permite) únicamente a efectos de control, por tener todas las facturas en papel y que no haya «huecos» porque recibas unas pocas electrónicas al año. Aprovecho para recordarte que solo te puede enviar facturas electrónicas un proveedor al que le has dado tu consentimiento expreso para que lo haga, por lo que no tienes que aceptar facturas electrónicas si no estás preparado para manejarlas.

Estas facturas, estos ficheros informáticos, deben guardarse en el ordenador y aquí es donde la gestión documental entra en juego, proporcionando las medidas de seguridad adecuadas para la conservación de estos archivos y las herramientas de gestión que nos permiten localizarlas rápidamente. Una empresa no debe guardar estos ficheros de cualquier manera en el disco duro del contable. Y mucho menos dejarlos en el correo electrónico y utilizarlo como almacén de datos. Es una temeridad, sobre todo teniendo en cuenta que hablamos de 5 años de datos, 5 años en los que puede romperse un disco duro, infectarse con un virus, robar el equipo…

Por último tenemos las facturas electrónicas con formato facturae. Las consideraciones son exactamente las mismas que para las facturas electrónicas corrientes ya que no dejan de ser un fichero, un archivo más, aunque ahora con un formato un tanto especial. Eso sí, éstas no se pueden imprimir porque están pensadas para su procesamiento automático por un programa y no para imprimirse.

En resumen, las facturas en papel son todavía mayoritarias en las PYMES y parece difícil que nos vayamos a librar de ellas a corto plazo. Las facturas electrónicas deberían imponerse ya, por su comodidad y seguridad, mientras que el formato facturae tiene grandes ventajas para empresas de un cierto tamaño, pero no está implantándose al ritmo deseable. El gran salto adelante para las PYMES, la eliminación de las facturas en papel, está pendiente de que mejoren la normativa de digitalización certificada y sea una posibilidad real, práctica, el escaneado y destrucción del papel (lo que vengo reclamando desde hace año y medio).