Hace unos días una lectora del blog me comentaba el (mal) uso que hacían algunos compañeros de trabajo de los documentos electrónicos que archivan en sus ordenadores. Por una parte, y como valor positivo, utilizan firma digital para mejorar la seguridad de los documentos (la famosa integridad, confidencialidad y demás características que aporta la firma digital). Pero a continuación guardaban estos documentos (archivos) en sus propios ordenadores. Cada uno con su propio sistema de clasificación, con sus claves personales. Cada uno a su manera.
Obviamente lo que ganan por un lado (firma) lo pierden por otro (archivo disperso). ¡Qué fácil es ver este error si lo comparamos con el clásico archivo físico de documentos en papel! me comentaba esta lectora. Y me parece un buen ejercicio. Comparar lo «físico» con lo «virtual». Tratar de copiar las mejores cualidades del archivo en papel al implementar un sistema de archivo digital. Y evitar sus defectos o problemas.
Con esa guía en mente, voy a dar un repaso informal al que debería ser nuestro sistema de archivo digital ideal. (más…)
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 