Vamos a comenzar estas breves notas sobre la gestión documental en cinco capítulos con unas consideraciones semánticas y técnicas.
¿Qué es la gestión documental?
Así resume la Wikipedia la gestión documental:
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”.
Aunque la gestión documental no entró en la caja de herramientas empresariales hasta finales de los años 80 del siglo pasado, ha existido en una forma u otra desde los seres humanos empezaron a escribir. La biblioteca de Alejandría fue en su día un sofisticado sistema de gestión documental en tanto que ordenaba y custodiaba información y permitía recuperarla a demanda. Hoy día el concepto puede abarcar desde una cajita de cartas de amor hasta un sistema de enterprise content management (ECM). Todos los sistemas de gestión documental, sean sencillos archivos personales sobre papel o complejos sistemas informatizados que atienden a mucha gente en distintas ubicaciones, tienen aspectos en común.
La gestión documental empresarial de hoy
Es la solución a una creciente necesidad de las empresas: “¿Cómo gestionar una gran cantidad de documentos?”
Las primeras bases de datos fueron alfanuméricas:
- Clientes, proveedores, facturas, cuentas…
- Datos estructurados
- Búsquedas por “campos”
Con el aumento de la potencia y capacidad de los ordenadores y discos duros el volúmen de documentos electrónicos aumenta. Llega el momento de las bases de datos “documentales”.
- Contratos, tarifas, cartas (documentos de texto)…
- Pero también: fotografías, planos, música…
- Y, por supuesto, documentos en papel…que se escanean y se convierten en documento electrónicos. Estos son “datos” no estructurados, en los que la búsqueda es compleja.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
Es valioso lo que escriben, es de gran ayuda para los trabajaos universitarios, seria muy bueno y de gran ayuda si publican mas informaciòn.
Gracias por tu comentario. En cuanto a la solicitud de más información, me da la impresión de que no has revisado el resto del blog. ¡Hay mucha más información!
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