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¿Por qué leer este blog?

15 enero 2012 por Fernando Moreno-Torres Camy

Pregunta¿Cuántos blogs hay en el mundo? Según la Wikipedia, unos 156 millones. Y cada día hay 80.000 más.

Y si buscas en Google «gestión documental» encontrarás 300.000 resultados.

Entonces, ¿por qué leer, precisamente, este blog?

Vivimos sumergidos en información. Nos rodea por todas partes. ¿No has entrado nunca en una biblioteca y has pensado que te gustaría leer todos los libros que hay, siendo consciente de que es imposible? Pues ahora, cada día amanecemos en una nueva biblioteca, que se renueva continuamente.

La única solución, evidentemente, es ser selectivo. Elegir lo que realmente merece la pena leer.

Así que la respuesta a la pregunta es: leo este blog porque me enseña algo nuevo (que me interesa saber) o me hace reflexionar sobre algo que sé, pero no me había planteado de esta forma.

Al menos esta es mi motivación para leer los artículos de los demás (sean en un blog o en cualquier otro medio). Si no es la tuya, házmelo saber (y a los demás lectores).

Quizás otra forma de plantearse el objetivo de este blog es pensar a quién va dirigido. Al menos es una pregunta que me ayuda al redactar nuevos artículos (no me gusta la palabra «post», aunque sea la técnicamente correcta). Seguir leyendo »

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¡Todo ha cambiado!

31 diciembre 2011 por Fernando Moreno-Torres Camy

¿Qué ves cuando mirás atrás? No solo este año. Un poco más lejos. Ya sé que es un tópico, pero de vez en cuando, sobre todo en un día como éste, merece la pena un repaso.

Hace 27 años me compré mi primer ordenador. Un Commodore 64. Para el que no lo sepa, el número indicaba la memoria: 64KB. Hace unos días compré un MacBook Air con 64GB de disco SSD. ¡Un millón de veces más!

Hoy en una comida navideña había sobre la mesa 3 iPads. Y en conjunto unos 8 ó 9 iPhone. Apple lo ha conseguido: es un objeto de deseo. Y no solo para frikis o amantes de los gadgets tecnológicos: mi padre usa Skype en el iPad para ver a sus nietos que viven en otro país. Y mis sobrinos de 5 años juegan con soltura con los dedos. ¡Pero no están tan lejos las pantallas de fósforo verde! Seguir leyendo »

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¡Feliz Navidad 2.0!

19 diciembre 2011 por Fernando Moreno-Torres Camy

Si los Reyes Magos han sido capaces de digitalizar y clasificar las cartas de todos los niños del mundo, seguro que tú puedes hacer lo mismo con tu archivo.

Te deseo una Feliz Navidad y un próspero 2012 (a ser posible con menos papeles).

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La importancia de la calidad de los datos

11 diciembre 2011 por Fernando Moreno-Torres Camy

¿Es Internet la nueva «Biblioteca de Babel»?

La Biblioteca de Babel«El universo (que otros llaman la Biblioteca) se compone de un número indefinido, y tal vez infinito, de galerías hexagonales, con vastos pozos de ventilación en el medio, cercados por barandas bajísimas. Desde cualquier hexágono se ven los pisos inferiores y superiores: interminablemente…

A cada uno de los muros de cada hexágono corresponden cinco anaqueles; cada anaquel encierra treinta y dos libros de formato uniforme; cada libro es de cuatrocientas diez páginas; cada página, de cuarenta renglones; cada renglón, de unas ochenta letras de color negro. También hay letras en el dorso de cada libro; esas letras no indican o prefiguran lo que dirán las páginas…

Cuando se proclamó que la Biblioteca abarcaba todos los libros, la primera impresión fue de extravagante felicidad. Todos los hombres se sintieron señores de un tesoro intacto y secreto».

Cuando Borges escribió este inquietante relato (publicado en 1941) obviamente no existía Internet. Seguir leyendo »

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Gestión documental: ejemplo de proyecto real

5 diciembre 2011 por Fernando Moreno-Torres Camy

Gestión documentalUno de mis lectores me plantea varias preguntas sobre un proyecto que va a presentar a un cliente y, específicamente, qué ventajas o inconvenientes tiene el enfoque de las «5 patas» frente al suyo. Creo que es un ejemplo interesante así que, tras pedirle su aprobación, le contesto «públicamente» para que pueda servir de ayuda para otras personas interesadas en proyectos similares.

Al final del post está su «propuesta», que puedes consultar antes de leer las preguntas y respuestas, pero que intentaré reproducir en sus partes más importantes al contestar para ahorrarte esa consulta.

Estas son sus dudas:

1. Quisiera tu opinión con relación al sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo y que se basa en 3 puntos, versus el sistema de gestión documental basado en las 5 «patas».

Cuando comento en mi post que un proyecto «integral» tiene estas 5 «patas» o partes ya indico que no siempre son necesarios todos los «módulos». En realidad, este que me plantea no está muy alejado, aunque hay algunas diferencias que me gustaría resaltar (y son válidas para cualquier proyecto). Seguir leyendo »

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Algunas características imprescindibles de un programa de gestión documental

30 noviembre 2011 por Fernando Moreno-Torres Camy

ArchivaTech - Programa de gestión documentalEvaluar un programa de gestión documental no es fácil. Hay una gran variedad. Cada uno con un aspecto visual distinto, con diferentes funcionalidades, con ventajas en algunos aspectos y desventajas en otros. Sin embargo, hay algunas características básicas que deben poseer todos. Al menos el que vayas a elegir para instalar en tu empresa.

En lugar de describirlas, os adjunto un video con las más importantes. Es una breve presentación de nuestro software, ArchivaTech, en el que, lógicamente, nos hemos preocupado en que «pase el corte». Obviamente no es casualidad que nuestro propio software tenga estas características: lo hemos diseñado pensando en ellas.

Seguridad, utilización de una base de datos estándar (no hace falta que sea Oracle, pero que sea «conocida»), búsquedas rápidas y potentes (cuando digo «potentes» me refiero a que puedas encontrar fácilmente cualquier documento)… y, por encima de todas ellas, agilidad en la introducción de los documentos. Como bien sabrás si lees este blog con regularidad, esta es la característica más importante para que un proyecto de gestión documental llegue a buen puerto.

Hay otra característica que falta en el video: acceso remoto. El que un programa se monte en modo local frente a una instalación «cloud computing» no significa que no se puedan acceder a los documentos desde el «exterior». Al nuestro, por ejemplo, puedo acceder desde mi iPad, usando el navegador. Sin embargo, como es una opción del programa la he dejado para otro video. Y otro post.

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¿Merece la pena instalar un sistema de gestión documental?

24 noviembre 2011 por Fernando Moreno-Torres Camy

Balanza de costesObviamente la respuesta es SÍ o al menos esa es mi opinión. Pero hoy voy a intentar «convencer» a algunos aficionados recalcitrantes al papel impreso utilizando un razonamiento práctico, objetivo (si es posible) y exclusivamente económico. Para eso nada como la «teoría de juegos» de mi post anterior (léelo ahora mismo si no lo has hecho ya). Unas pocas cuentas (muy simplificadas) y una conclusión que, espero, sea positiva.

Instalar un sistema de gestión documental que me permita prescindir de los documentos en papel (o de la mayor parte de ellos) en mi trabajo diario es una decisión que tiene un coste importante. No solo la instalación inicial sino el tiempo de digitalización del archivo histórico y de los documentos nuevos que se van generando y recibiendo. El coste más «evidente» es el de adquisición de equipos (escáneres, un servidor nuevo, la licencia del programa, la formación inicial del personal…) Si montas software libre te puedes ahorrar la licencia pero probablemente te cueste más la formación (ya sabes mi opinión sobre el software libre :))

Sin embargo esto es lo de menos. Seguir leyendo »

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Teoría de juegos

13 noviembre 2011 por Fernando Moreno-Torres Camy

Y su uso para tomar decisiones (incluyendo si instalar o no un programa de gestión documental).

dadosEn mi quinto año en la universidad el profesor de estadística hizo un comentario que he recordado en innumerables ocasiones desde entonces. Nos dijo, a 70 u 80 estudiantes de ingeniería:«deberíais aprender bien esta asignatura porque muchos puestos de trabajo que podrían ser para ingenieros los ocupan economistas porque dominan el análisis estadístico de los costes».

¿Qué relación tiene la estadística con la economía, los ingenieros… y este blog?

La respuesta es muy sencilla: es una herramienta que permite tomar decisiones de una forma «racional», medida, ponderada. Y en una empresa, (o Administración o incluso en la economía doméstica de una familia) la toma de decisiones es una parte muy importante de la gestión diaria, sobre todo cuando tiene consecuencias directas en la «economía» de la empresa.

¿Cuántas líneas de teléfono debo contratar al instalar la nueva oficina para 40 empleados? ¿Cuantos cajeros debe tener un supermercado, para que los clientes no se aburran esperando su turno? ¿Cuántos escáneres me tengo que comprar para deshacerme de mi archivo de papeles? Tengo una amiga que incluso utilizaba un sistema similar para elegir entre dos posibles novios, aunque siempre tomaba la decisión final por razones «subjetivas» (cuál era el más guapo).

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Gestión documental: un caso de éxito

8 noviembre 2011 por Fernando Moreno-Torres Camy

Un caso de éxitoEn mis visitas a posibles clientes, con frecuencia me cuentan cómo han fracasado al intentar instalar un sistema de gestión documental. Es más corriente de lo que parece, probablemente porque poner en marcha un proyecto es más complicado de lo que parece.
No es fácil cambiar los hábitos de trabajo de todos los implicados, en una empresa o en una Administración Pública.
No se trata solamente de  instalar un programa y explicar cómo funciona. Es mucho más.

Por eso, cuando llamé hace unos días a un cliente al que instalamos nuestro software hace un año y me comentó lo contento que estaba y cómo se había librado de sus 10.000 expedientes, disfruté con sus comentarios, compartí su satisfacción y terminé la conversación con una agradable sensación del «deber cumplido». Cuando el éxito cuesta, el premio sienta mejor.

Porque este «caso» tenía algunos problemas añadidos (en realidad siempre los hay) que hacían más fácil el fracaso, que casi lo justificaban.
Y ahora que la historia ha terminado bien, creo que es interesante repasar los aspectos más interesantes porque hay muchas enseñanzas que sacar que se pueden utilizar en situaciones similares.

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Google tiene un problema (II). La solución

30 octubre 2011 por Fernando Moreno-Torres Camy

(Este post es la continuación de uno anterior que deberías leer antes, si no lo has hecho ya).

La solución para GoogleAntes de hablar de la solución me gustaría destacar que la falta de precisión en las búsquedas es un problema generalizado, presente en todos los sistemas de gestión de documentos. No solo se presenta en las búsquedas en Internet (la madre de todas las gestiones documentales) sino en muchas otras situaciones. El buscador de Google es un buen ejemplo, pero no es un caso aislado.

Por ejemplo, a escala local, en empresas o instituciones con bases de datos de cierto tamaño. Un investigador en un centro de referencia sobre el cáncer usa algunas palabras clave para localizar un artículo médico sobre determinadas proteínas y su efecto en el sistema inmunológico, y recibe 2.000 documentos como respuesta. Demasiados para echarles un vistazo. O yo mismo, si busco «MTC Soft» en mi programa de gestión documental, recibo cientos de documentos ya que es una palabra muy corriente en mi documentación. Cuanto mayor es la base de datos y más «popular» es la palabra que busco mayor es la lista de resultados que obtengo… y más tiempo necesitaré para encontrar el documento que me interesa.

El problema lo resume muy bien una frase que oí hace años hablando de Internet: «La información es poder, pero el exceso de información es caos«. Seguir leyendo »

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