Feeds:
Entradas
Comentarios

Archive for the ‘Opinión’ Category

¿Qué ves cuando mirás atrás? No solo este año. Un poco más lejos. Ya sé que es un tópico, pero de vez en cuando, sobre todo en un día como éste, merece la pena un repaso.

Hace 27 años me compré mi primer ordenador. Un Commodore 64. Para el que no lo sepa, el número indicaba la memoria: 64KB. Hace unos días compré un MacBook Air con 64GB de disco SSD. ¡Un millón de veces más!

Hoy en una comida navideña había sobre la mesa 3 iPads. Y en conjunto unos 8 ó 9 iPhone. Apple lo ha conseguido: es un objeto de deseo. Y no solo para frikis o amantes de los gadgets tecnológicos: mi padre usa Skype en el iPad para ver a sus nietos que viven en otro país. Y mis sobrinos de 5 años juegan con soltura con los dedos. ¡Pero no están tan lejos las pantallas de fósforo verde! (más…)

Read Full Post »

¡Feliz Navidad 2.0!

Si los Reyes Magos han sido capaces de digitalizar y clasificar las cartas de todos los niños del mundo, seguro que tú puedes hacer lo mismo con tu archivo.

Te deseo una Feliz Navidad y un próspero 2012 (a ser posible con menos papeles).

Read Full Post »

¿Es Internet la nueva “Biblioteca de Babel”?

La Biblioteca de Babel“El universo (que otros llaman la Biblioteca) se compone de un número indefinido, y tal vez infinito, de galerías hexagonales, con vastos pozos de ventilación en el medio, cercados por barandas bajísimas. Desde cualquier hexágono se ven los pisos inferiores y superiores: interminablemente…

A cada uno de los muros de cada hexágono corresponden cinco anaqueles; cada anaquel encierra treinta y dos libros de formato uniforme; cada libro es de cuatrocientas diez páginas; cada página, de cuarenta renglones; cada renglón, de unas ochenta letras de color negro. También hay letras en el dorso de cada libro; esas letras no indican o prefiguran lo que dirán las páginas…

Cuando se proclamó que la Biblioteca abarcaba todos los libros, la primera impresión fue de extravagante felicidad. Todos los hombres se sintieron señores de un tesoro intacto y secreto”.

Cuando Borges escribió este inquietante relato (publicado en 1941) obviamente no existía Internet. (más…)

Read Full Post »

Gestión documentalUno de mis lectores me plantea varias preguntas sobre un proyecto que va a presentar a un cliente y, específicamente, qué ventajas o inconvenientes tiene el enfoque de las “5 patas” frente al suyo. Creo que es un ejemplo interesante así que, tras pedirle su aprobación, le contesto “públicamente” para que pueda servir de ayuda para otras personas interesadas en proyectos similares.

Al final del post está su “propuesta”, que puedes consultar antes de leer las preguntas y respuestas, pero que intentaré reproducir en sus partes más importantes al contestar para ahorrarte esa consulta.

Estas son sus dudas:

1. Quisiera tu opinión con relación al sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo y que se basa en 3 puntos, versus el sistema de gestión documental basado en las 5 “patas”.

Cuando comento en mi post que un proyecto “integral” tiene estas 5 “patas” o partes ya indico que no siempre son necesarios todos los “módulos”. En realidad, este que me plantea no está muy alejado, aunque hay algunas diferencias que me gustaría resaltar (y son válidas para cualquier proyecto). (más…)

Read Full Post »

Balanza de costesObviamente la respuesta es SÍ o al menos esa es mi opinión. Pero hoy voy a intentar “convencer” a algunos aficionados recalcitrantes al papel impreso utilizando un razonamiento práctico, objetivo (si es posible) y exclusivamente económico. Para eso nada como la “teoría de juegos” de mi post anterior (léelo ahora mismo si no lo has hecho ya). Unas pocas cuentas (muy simplificadas) y una conclusión que, espero, sea positiva.

Instalar un sistema de gestión documental que me permita prescindir de los documentos en papel (o de la mayor parte de ellos) en mi trabajo diario es una decisión que tiene un coste importante. No solo la instalación inicial sino el tiempo de digitalización del archivo histórico y de los documentos nuevos que se van generando y recibiendo. El coste más “evidente” es el de adquisición de equipos (escáneres, un servidor nuevo, la licencia del programa, la formación inicial del personal…) Si montas software libre te puedes ahorrar la licencia pero probablemente te cueste más la formación (ya sabes mi opinión sobre el software libre :))

Sin embargo esto es lo de menos. (más…)

Read Full Post »

(Este post es la continuación de uno anterior que deberías leer antes, si no lo has hecho ya).

La solución para GoogleAntes de hablar de la solución me gustaría destacar que la falta de precisión en las búsquedas es un problema generalizado, presente en todos los sistemas de gestión de documentos. No solo se presenta en las búsquedas en Internet (la madre de todas las gestiones documentales) sino en muchas otras situaciones. El buscador de Google es un buen ejemplo, pero no es un caso aislado.

Por ejemplo, a escala local, en empresas o instituciones con bases de datos de cierto tamaño. Un investigador en un centro de referencia sobre el cáncer usa algunas palabras clave para localizar un artículo médico sobre determinadas proteínas y su efecto en el sistema inmunológico, y recibe 2.000 documentos como respuesta. Demasiados para echarles un vistazo. O yo mismo, si busco “MTC Soft” en mi programa de gestión documental, recibo cientos de documentos ya que es una palabra muy corriente en mi documentación. Cuanto mayor es la base de datos y más “popular” es la palabra que busco mayor es la lista de resultados que obtengo… y más tiempo necesitaré para encontrar el documento que me interesa.

El problema lo resume muy bien una frase que oí hace años hablando de Internet: “La información es poder, pero el exceso de información es caos“. (más…)

Read Full Post »

Nadie duda del éxito de Google. La mayoría de nosotros lo usamos a diario para buscar “algo” en Internet. Un artículo científico, una noticia local, el último modelo de ultrabook de Lenovo… El buscador sirve para todo.

Pero ¿por qué usamos Google y no los otros? ¿Por qué Yahoo ha fracasado?, a pesar de que llegó al mercado antes que Google y era la empresa de moda en los primeros años de Internet.

La palabra que lo define todo es “relevancia“. O “algoritmo”, que todo el mundo usa sin saber muy bien qué significa.

El éxito de Google fue mostrar en los primeros lugares de los resultados de las búsquedas aquello que realmente estábamos buscando.

Cómo lo hacen es un secreto tan bien guardado como la fórmula de la Coca Cola. Las famosas 200 variables (dicen) que contempla el algoritmo para clasificar las páginas Web y ordenarlas de tal forma que los resultados más “relevantes” aparezcan los primeros.

Pero yo no iba a hablar ahora del éxito de Google (es algo muy conocido) sino de su principal problema: la “basura”, los resultados “no relevantes” que aparecen con frecuencia donde no deberían, es decir, en la primera página de resultados. Un problema creciente que sufrimos todos con frecuencia. Un problema que a veces no podemos resolver, a pesar de cambiar las palabras para buscar, usar las comillas, añadir otras opciones… (más…)

Read Full Post »

Hace mucho tiempo que considero las tiras de Mafalda como una auténtica guía, con frases tan geniales como “la vida moderna es más moderna que vida” (conozco a muchos ejecutivos de grandes empresas a las que se aplica perfectamente) o la declaración de rendición de Felipe: “hasta mis debilidades son más fuertes que yo”. Hay muchas más.

Y hoy quiero recordar una que me viene a la memoria con frecuencia en muchos momentos, normalmente tratando con nuevos clientes, o ayudando a algún familiar en algún apuro (tecnológico), como pronto entenderéis.

Comenta Mafalda con uno de sus amigos: “Los perros, para vivir, tienen que ser perros. Los gatos, gatos y los caballos, caballos. Pero el hombre tiene que ser fontanero, abogado, ingeniero…”

Un buen trabajo suele estar prececido de años de estudio, primero en el colegio y luego en la universidad. Años de esfuerzo durante los que te enseñan conocimientos “artificiales” que no puedes adquirir fácilmente sin ayuda: matemáticas, física, química, cardiología… materias difíciles que exigen horas de estudio y práctica para ser dominadas y que, finalmente, te permitirán acceder al mercado laboral y desempeñar una profesión o un trabajo que no tiene nada que ver con “ser un hombre”, sin más, un hombre prehistórico que caza con sus manos y unas piedras.

Ese es el peaje que hay que pagar para vivir en esta moderna sociedad.

(más…)

Read Full Post »

Renovarse o morir

todo cambiaEn este mundo loco que nos ha tocado vivir, lo único constante es el cambio. Aunque esto también es discutible, porque el cambio más que constante es acelerado, cada vez más. Nuestra vida cambia cada día. La forma de comunicarnos con los demás, los aparatos que utilizamos continuamente, nuestras herramientas de trabajo, la forma en que ocupamos nuestro tiempo libre…

Y en esta vorágine de cambio, hay vencedores y vencidos. Los SMS se enviaban por cientos de millones hace solo 4 ó 5 años. Hoy casi han desaparecido. Second Life, el Messenger, los chats… borrados del mapa por Twitter, Facebook o Tuenti. Las Blackberrys que tenía todo profesional o ejecutivo… hoy residuales o en manos de adolescentes que se mandan mensajes gratuitos… relegadas a un segundo término por el iPhone y los terminales con Android.

Hay productos nuevos, inesperados, que triunfan de la noche a la mañana, como el iPad. Y grandes decepciones, que surgen con fuerza en muy pocos años, para morir en menos tiempo aún, como los netbooks.

Lo importante en este entorno cambiante (del que ya hablé antes, desde el punto de vista de la informática), es adaptarse, evolucionar, no quedarse petrificado viendo cómo todo cambia a nuestro alrededor.

(más…)

Read Full Post »

Ahora, aplícate el cuento en tu empresa.

Hace unos días me recomendaron, y leí, un artículo con este sugerente título: “Por qué el software se está comiendo el mundo” (si prefieres el original en inglés, pincha aquí). Teniendo en cuenta que llevo casi 30 años desarrollando software, es normal que me gustase el título, y el contenido. Pero lo más relevante es que este artículo no interesa solamente a las empresas de software, interera a todas. Seguro que a tí también.

No se trata solamente, dice el autor,  Marc Andreessen y yo lo comparto, de que Apple valga más en bolsa que los 30 mayores bancos europeos, que tenga más dinero en metálico que el gobierno de los Estados Unidos (aunque parece que eso no es tan difícil), o que Google sea el auténtico dueño del destino de millones de hoteles, agencias, empresas… que dependen en gran medida de las decisiones del “gigante del software”. No, no es solo eso. Estamos hablando de que las empresas “no tecnológicas” que están triunfando lo consiguen gracias a un uso eficiente del software, a la utilización de las herramientas adecuadas para gestionar sus recursos, tratar con sus clientes, administrar sus servicios y productos.

Compañías aéreas, bancos, periódicos… y también gestorías, notarías, estudios de arquitectura… en todas ellas el software es una herramienta fundamental en su trabajo diario. Y con frecuencia marca la diferencia entre una gestión eficiente o un desastre insostenible.

Un ordenador un poco más rápido, un escáner con el alimentador más grande, una impresora que le da la vuelta a las hojas en menos tiempo… son pequeñas diferencias que no tienen trascendencia. Pero la página Web de RENFE seguro que le hace perder clientes cada día (es un desastre). Y, por el contrario, la compañía aérea que mejor gestiona sus reservas, todas electrónicas por supuesto, vende más billetes, con un coste menor y fideliza a sus clientes.

No lo digo yo, lo dice el tal Marc Andreessen, que tiene un curriculum de inversor realmente impresionante.

¿Y todo ésto que tiene que ver con la gestión documental?

Pues TODO. No sé cuántas veces lo he dicho ya: un programa de gestión documental es, ante todo, una herramienta de productividad. Es una forma de reducir tiempo (costes) y espacio. Es un elemento clave para que la empresa funcione mejor, de mejor imagen, reduzca tiempos de gestión interna… para que pase al siglo XXI, a la “Sociedad de la Información” y deje de pertenecer a “los acaparadores de papel”.

¿No ha llegado ya el momento de que desaparezcan las montañas de papeles de las mesas y las estanterías? ¿Y los archivos polvorientos con decenas de miles de documentos que nadie va a consultar nunca? ¿Qué sentido tiene seguir funcionando como en la prehistoria cuando el mundo corre desbocado, con los iPhones y Blackberrys en la mano de cada adolescente que va al colegio?

Es difícil, pero hay que hacerlo: ¡líbrate ya del papel y entra en el futuro! (más bien el presente)

Read Full Post »

« Newer Posts - Older Posts »