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Archive for the ‘Opinión’ Category

Exceso de ofertaSi has decidido instalar en tu empresa (o Administración Pública) un programa de gestión documental, ¡enhorabuena! (y ya era hora). Las ventajas de trabajar con documentos digitales en vez de con “papeles” son tan evidentes que ya casi no hay que comentarlas. Pero superado este primer paso, que fuera bromas no es tan sencillo, surge un nuevo problema: ¿Qué programa instalo? Porque la elección no es fácil. ¡Hay docenas! y a cual más diferente.

Es una de las maldiciones del mundo en que vivimos: continuamente hay que tomar decisiones. La oferta es muy amplia y solo en conocer los productos disponibles se pueden perder días enteros. Pero no hay más remedio que dedicarle un tiempo: una elección incorrecta tendrá consecuencias importantes, no solo en el precio, sino cada día, en el uso regular y frecuente del programa instalado… durante años. Así que elegir correctamente es muy importante y merece dedicarle un tiempo.

Sin ánimo de ser exhaustivo, ni siquiera ordenado, me gustaría comentar algunas características que permiten clasificar los programas de gestión documental y poder reducir el número de productos que deben estudiarse con más detenimiento.

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Una revolución permanente

En estos días el Spectrum cumple 30 años. Hace unos meses lo hizo el PC (Personal Computer) de IBM (sí, entonces vendían ordenadores, no servicios) y también los cumple el Commodore 64. Yo tenía uno, en 1.983.

30 años después seguimos instalados en esta revolución permanente de la informática, los móviles inteligentes (que no dejan de ser ordenadores), los iPads, Ultrabooks… A lo que se suma el software y servicios asociados: Facebook, Twitter…

Hay quien piensa que no es para tanto, que es solamente una evolución de la tecnología. ¿Solo? Veamos si es una revolución real. ¿Ha cambiado la forma de vivir de la mayoría de la gente? Sí, sin duda. Todo ha cambiado. No son avances en la gestión de grandes empresas o en la forma de trabajar de unas pocas personas. Todos, todos, no solo en el trabajo sino también en nuestra vida personal, diaria, vivimos inmersos en este nuevo mundo digital. Llevamos un pequeño ordenador en el bolsillo. Otro en el maletín. Tenemos uno, o varios en casa. Y, por supuesto, cada día cuando llegamos al trabajo lo primero que hacemos es encender el ordenador.

Y la segunda condición para calificarlo de revolución. ¿Ha sido en poco tiempo? (más…)

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Pregunta¿Cuántos blogs hay en el mundo? Según la Wikipedia, unos 156 millones. Y cada día hay 80.000 más.

Y si buscas en Google “gestión documental” encontrarás 300.000 resultados.

Entonces, ¿por qué leer, precisamente, este blog?

Vivimos sumergidos en información. Nos rodea por todas partes. ¿No has entrado nunca en una biblioteca y has pensado que te gustaría leer todos los libros que hay, siendo consciente de que es imposible? Pues ahora, cada día amanecemos en una nueva biblioteca, que se renueva continuamente.

La única solución, evidentemente, es ser selectivo. Elegir lo que realmente merece la pena leer.

Así que la respuesta a la pregunta es: leo este blog porque me enseña algo nuevo (que me interesa saber) o me hace reflexionar sobre algo que sé, pero no me había planteado de esta forma.

Al menos esta es mi motivación para leer los artículos de los demás (sean en un blog o en cualquier otro medio). Si no es la tuya, házmelo saber (y a los demás lectores).

Quizás otra forma de plantearse el objetivo de este blog es pensar a quién va dirigido. Al menos es una pregunta que me ayuda al redactar nuevos artículos (no me gusta la palabra “post”, aunque sea la técnicamente correcta). (más…)

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¿Qué ves cuando mirás atrás? No solo este año. Un poco más lejos. Ya sé que es un tópico, pero de vez en cuando, sobre todo en un día como éste, merece la pena un repaso.

Hace 27 años me compré mi primer ordenador. Un Commodore 64. Para el que no lo sepa, el número indicaba la memoria: 64KB. Hace unos días compré un MacBook Air con 64GB de disco SSD. ¡Un millón de veces más!

Hoy en una comida navideña había sobre la mesa 3 iPads. Y en conjunto unos 8 ó 9 iPhone. Apple lo ha conseguido: es un objeto de deseo. Y no solo para frikis o amantes de los gadgets tecnológicos: mi padre usa Skype en el iPad para ver a sus nietos que viven en otro país. Y mis sobrinos de 5 años juegan con soltura con los dedos. ¡Pero no están tan lejos las pantallas de fósforo verde! (más…)

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¡Feliz Navidad 2.0!

Si los Reyes Magos han sido capaces de digitalizar y clasificar las cartas de todos los niños del mundo, seguro que tú puedes hacer lo mismo con tu archivo.

Te deseo una Feliz Navidad y un próspero 2012 (a ser posible con menos papeles).

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¿Es Internet la nueva “Biblioteca de Babel”?

La Biblioteca de Babel“El universo (que otros llaman la Biblioteca) se compone de un número indefinido, y tal vez infinito, de galerías hexagonales, con vastos pozos de ventilación en el medio, cercados por barandas bajísimas. Desde cualquier hexágono se ven los pisos inferiores y superiores: interminablemente…

A cada uno de los muros de cada hexágono corresponden cinco anaqueles; cada anaquel encierra treinta y dos libros de formato uniforme; cada libro es de cuatrocientas diez páginas; cada página, de cuarenta renglones; cada renglón, de unas ochenta letras de color negro. También hay letras en el dorso de cada libro; esas letras no indican o prefiguran lo que dirán las páginas…

Cuando se proclamó que la Biblioteca abarcaba todos los libros, la primera impresión fue de extravagante felicidad. Todos los hombres se sintieron señores de un tesoro intacto y secreto”.

Cuando Borges escribió este inquietante relato (publicado en 1941) obviamente no existía Internet. (más…)

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Gestión documentalUno de mis lectores me plantea varias preguntas sobre un proyecto que va a presentar a un cliente y, específicamente, qué ventajas o inconvenientes tiene el enfoque de las “5 patas” frente al suyo. Creo que es un ejemplo interesante así que, tras pedirle su aprobación, le contesto “públicamente” para que pueda servir de ayuda para otras personas interesadas en proyectos similares.

Al final del post está su “propuesta”, que puedes consultar antes de leer las preguntas y respuestas, pero que intentaré reproducir en sus partes más importantes al contestar para ahorrarte esa consulta.

Estas son sus dudas:

1. Quisiera tu opinión con relación al sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo y que se basa en 3 puntos, versus el sistema de gestión documental basado en las 5 “patas”.

Cuando comento en mi post que un proyecto “integral” tiene estas 5 “patas” o partes ya indico que no siempre son necesarios todos los “módulos”. En realidad, este que me plantea no está muy alejado, aunque hay algunas diferencias que me gustaría resaltar (y son válidas para cualquier proyecto). (más…)

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