Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

En este mundo loco que nos ha tocado vivir, lo único constante es el cambio. Aunque esto también es discutible, porque el cambio más que constante es acelerado, cada vez más. Nuestra vida cambia cada día. La forma de comunicarnos con los demás, los aparatos que utilizamos continuamente, nuestras herramientas de trabajo, la forma en que ocupamos nuestro tiempo libre…

Y en esta vorágine de cambio, hay vencedores y vencidos. Los SMS se enviaban por cientos de millones hace solo 4 ó 5 años. Hoy casi han desaparecido. Second Life, el Messenger, los chats… borrados del mapa por Twitter, Facebook o Tuenti. Las Blackberrys que tenía todo profesional o ejecutivo… hoy residuales o en manos de adolescentes que se mandan mensajes gratuitos… relegadas a un segundo término por el iPhone y los terminales con Android.

Hay productos nuevos, inesperados, que triunfan de la noche a la mañana, como el iPad. Y grandes decepciones, que surgen con fuerza en muy pocos años, para morir en menos tiempo aún, como los netbooks.

Lo importante en este entorno cambiante (del que ya hablé antes, desde el punto de vista de la informática), es adaptarse, evolucionar, no quedarse petrificado viendo cómo todo cambia a nuestro alrededor.

Como mero usuario puedes permitirte cierta relajación y no estar obsesionado por «ir en cabeza». Además, no hay que caer en las trampas del consumismo feroz. Hay novedades interesantes, útiles, atractivas… y hay muchos productos y tecnologías que no merecen la pena o que no están evolucionados en sus primeras versiones y conviene esperar a que se «asienten», o ver si desaparecen sin llegar a ser relevantes.

Perodesde el punto de vista «profesional» estar a la cabeza puede ser decisivo en este mundo tan competitivo en el que estamos todos luchando cada día. Una mejora tecnológica, el uso de mejores y más eficaces herramientas, usar las ventajas de los nuevos productos… pueden diferenciarnos de la competencia, algo fundamental para las PYMES que quieran llamar la atención de sus potenciales clientes.

No estoy hablando solo de productividad, estoy hablando de marketing, de imagen corporativa (o personal), de acceso a los mercados, de llamar la atención y destacar de entre los demás. La productividad es muy importante, sobre todo en empresas con pocos recursos (¿todas?) y en escenarios de ajustes económicos (ahora, sin duda). Usar bien las herramientas que nos ofrece este entorno tecnológico en el que nos movemos es clave para la supervivencia de una empresa. Pero esta es una discusión «táctica», operativa. Podemos mejorar un 15-20% con un buen uso de las herramientas adecuadas: mucho, sin duda.

Pero la verdadera diferencia es el uso «estratégico» de las nuevas tecnologías. Decisiones que pueden marcar la diferencia entre crecer o morir. Entre ser una empresa de referencia, o un dinosaurio decadente.

Hoy iba a hablar de los documentos electrónicos frente al papel. De tener un trastero lleno de papeles polvorientos y desordenados, o una base de datos en la nube. De los juzgados y sus fotocopiadoras gigantes, sus faxes, sus mensajeros que tardan días en enviar un papel, o el abogado que recibe los correos en un iPad y los reenvía a su cliente inmediatamente.

El mensaje es el mismo: lo importante es adaptarse, utilizar las nuevas herramientas, agilizar procesos… No comprar un iPad porque está de moda, comprarlo y aprender a usarlo para mejorar tu trabajo diario. No entrar en Twitter para entretenerte en el aeropuerto… sino desarrollar un nuevo canal de comunicación con tus clientes. No tener una página Web corporativa «por que todo el mundo la tiene», sino tener un portal, videos en YouTube, un blog y una página en Facebook que atrae a nuevos clientes de todo el mundo, clientes a los que jamás llegarías de otra forma.

Mira la tecnología de otra forma: piensa en qué puede hacer por ti y por tu negocio. Seguro que mucho más de lo que te imaginas.

(Nota: otro día hablaré del valor de los documentos electrónicos. Hoy se me ha desmadrado la oda a la tecnología)