Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Ahora, aplícate el cuento en tu empresa.

Hace unos días me recomendaron, y leí, un artículo con este sugerente título: «Por qué el software se está comiendo el mundo» (si prefieres el original en inglés, pincha aquí). Teniendo en cuenta que llevo casi 30 años desarrollando software, es normal que me gustase el título, y el contenido. Pero lo más relevante es que este artículo no interesa solamente a las empresas de software, interera a todas. Seguro que a tí también.

No se trata solamente, dice el autor,  Marc Andreessen y yo lo comparto, de que Apple valga más en bolsa que los 30 mayores bancos europeos, que tenga más dinero en metálico que el gobierno de los Estados Unidos (aunque parece que eso no es tan difícil), o que Google sea el auténtico dueño del destino de millones de hoteles, agencias, empresas… que dependen en gran medida de las decisiones del «gigante del software». No, no es solo eso. Estamos hablando de que las empresas «no tecnológicas» que están triunfando lo consiguen gracias a un uso eficiente del software, a la utilización de las herramientas adecuadas para gestionar sus recursos, tratar con sus clientes, administrar sus servicios y productos.

Compañías aéreas, bancos, periódicos… y también gestorías, notarías, estudios de arquitectura… en todas ellas el software es una herramienta fundamental en su trabajo diario. Y con frecuencia marca la diferencia entre una gestión eficiente o un desastre insostenible.

Un ordenador un poco más rápido, un escáner con el alimentador más grande, una impresora que le da la vuelta a las hojas en menos tiempo… son pequeñas diferencias que no tienen trascendencia. Pero la página Web de RENFE seguro que le hace perder clientes cada día (es un desastre). Y, por el contrario, la compañía aérea que mejor gestiona sus reservas, todas electrónicas por supuesto, vende más billetes, con un coste menor y fideliza a sus clientes.

No lo digo yo, lo dice el tal Marc Andreessen, que tiene un curriculum de inversor realmente impresionante.

¿Y todo ésto que tiene que ver con la gestión documental?

Pues TODO. No sé cuántas veces lo he dicho ya: un programa de gestión documental es, ante todo, una herramienta de productividad. Es una forma de reducir tiempo (costes) y espacio. Es un elemento clave para que la empresa funcione mejor, de mejor imagen, reduzca tiempos de gestión interna… para que pase al siglo XXI, a la «Sociedad de la Información» y deje de pertenecer a «los acaparadores de papel».

¿No ha llegado ya el momento de que desaparezcan las montañas de papeles de las mesas y las estanterías? ¿Y los archivos polvorientos con decenas de miles de documentos que nadie va a consultar nunca? ¿Qué sentido tiene seguir funcionando como en la prehistoria cuando el mundo corre desbocado, con los iPhones y Blackberrys en la mano de cada adolescente que va al colegio?

Es difícil, pero hay que hacerlo: ¡líbrate ya del papel y entra en el futuro! (más bien el presente)