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Archive for the ‘didácticos’ Category

 Cómo elegir el más adecuado

Ordenador portátilDesde hace 20 años tengo una relación de amor-odio con los ordenadores portátiles. Los he usado, y disfrutado, en innumerables viajes, visitas comerciales, momentos de ocio fuera de casa… Los he odiado, como hace solo un par de días, cuando he tenido que trabajar varias horas seguidas en su minúscula pantalla (comparada con las que tengo en mi oficina o mi casa), su absurdo teclado, su posición antiergonómica…

En los últimos años se venden muchos más portátiles que ordenadores personales. No acabo de entenderlo. Entiendo que tengas un portátil «para cuando viajas«, pero no entiendo a los que lo usan en el trabajo o en su casa, en una mesa de trabajo «grande y fija» en la que puedes tener un ordenador de sobremesa y un monitor de 22 ó 24 pulgadas sin problema. Y un teclado «de verdad».

¿Que les pasa a la gente con los portátiles? ¿Por qué han sustituido sus ordenadores «de toda la vida» por un portátil?

Como no quiero que parezca que mi opinión es subjetiva, como puede, solo puede, que sea yo el que esté equivocado, voy a hacer la habitual (al menos para mí y este blog) lista de «a favor» y «en contra» a ver quién gana, a ver qué opción es más adecuada para mí, o para tí.

Empecemos con lo más evidente, la movilidad.

Obviamente, si necesitas desplazarte, (más…)

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La programación es un arte, no solo una ciencia

Llevo casi 30 años creando programas informáticos. Concretamente desde 1983. Y todavía me sorprende lo malos, lo rematadamente torpes, que son algunos programadores. Muchos, más de lo razonable. Durante muchos años, cuando hacía mis primeros programas en Basic en un ordenador de 64KB y luego en los primeros PCs que tenían 640MB de RAM en los mejores casos, las limitaciones del hardware justificaban, solo en parte, que algunos programas fueran un tanto burdos. Los recursos eran limitados y la prioridad era que el programa hiciera lo que «tenía» que hacer: por ejemplo, un listado de facturas pendientes de pago. La estética final ni se consideraba. La «usabilidad» no era ni siquiera un concepto a tener en cuenta. Al menos por la mayoría de los programadores.

Tengo una imagen grabada en la memoria, fruto de mis frecuentes viajes en tren, de la pantalla de venta de billetes de RENFE. ¡Era horrorosa! Por supuesto en fósforo verde. Eso es lo de menos. Lo que me llamaba más la atención, desde mi punto de vista ya entonces de programador, era la absoluta falta de interés del programador en organizar los campos en la pantalla. El número de tren, la hora de salida, el número de viajeros, la clase… los campos a introducir y los textos descriptivos se sucedían en la pantalla como una única línea de texto que saltaba al llegar al final de la pantalla y continuaba en la siguiente línea sin «maquetación» alguna. Nada estaba alineado con nada. No se agrupaban campos relacionados ni se resaltaban los más importantes, por ejemplo el precio o el número de billetes comprado.

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¿Estás preparado para superar un desastre?

Asegurar tu negocioCreo que todos estaremos de acuerdo en que la información digital es más volátil, más delicada que la información en soportes «físicos», como el papel. Es, relativamente, sencillo perder un archivo. Un borrado accidental, una conexión que se corta, un pen drive que se rompe, un virus que se apodera de mi disco duro… Destruir un contrato en papel requiere un cierto esfuerzo. Es cierto que me lo pueden robar, o lo puedo perder, o se puede quemar. Pero todo eso también ocurre con un portátil, un pen drive o un disco duro externo, que además están expuestos  a los otros peligros propios de su condición digital.

Además, en el caso de archivos digitales podemos perder con facilidad no uno sino miles o decenas de miles de documentos.

En los últimos 20 años he vivido muchas de estas situaciones. Afortunadamente la mayoría les ocurren a mis clientes (aunque algún problema también lo he sufrido yo, por supuesto). Y lo que me llama mucho la atención es la poca «sensibilidad» que hay sobre este problema. Eso sí, al que le ocurre, jura y perjura que en adelante, «a partir de hoy…» será más cuidadoso, hará las copias de seguridad más de una vez al año, guardará los documentos en más de un sitio.

Por supuesto que lo que hay que hacer es anticiparase a esas pérdidas, (más…)

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Buenas prácticas con Cloud ComputingEn mi post anterior comentaba, creo que muy justificadamente, que el cierre de MegaUpload ha sido un duro golpe a la utilización del Cloud Computing. Muchos usuarios»legales» se han encontrado de la noche a la mañana sin acceso a sus documentos almacenados en unos servidores que resultan ahora inaccesibles, salvo para el FBI, que no es un proveedor cómodo al que pedirle explicaciones.

Pero tan irracional es decir que el Cloud Computing es la solución para «todo» (esto es lo que me molesta de algunos de sus fanáticos defensores) como decir ahora que no sirve para «nada». Como casi todas las tecnologías, la «computación en la nube» tiene algunas ventajas muy interesantes, pero peligros e inconvenientes también. Y es bueno conocerlos para evitarlos. El cierre de MegaUpload ha puesto de manifiesto el mayor peligro posible, perder mis archivos, pero es también una oportunidad de plantearse la forma más adecuada de usar los servicios en la nube.

Aunque crítico con algunas características del Cloud Computing, también soy usuario y lo contemplo con frecuencia como alternativa a mi propia gestión documental «local» (que por cierto, tiene también una versión «en la nube»). (más…)

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Gestión documentalUno de mis lectores me plantea varias preguntas sobre un proyecto que va a presentar a un cliente y, específicamente, qué ventajas o inconvenientes tiene el enfoque de las «5 patas» frente al suyo. Creo que es un ejemplo interesante así que, tras pedirle su aprobación, le contesto «públicamente» para que pueda servir de ayuda para otras personas interesadas en proyectos similares.

Al final del post está su «propuesta», que puedes consultar antes de leer las preguntas y respuestas, pero que intentaré reproducir en sus partes más importantes al contestar para ahorrarte esa consulta.

Estas son sus dudas:

1. Quisiera tu opinión con relación al sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo y que se basa en 3 puntos, versus el sistema de gestión documental basado en las 5 «patas».

Cuando comento en mi post que un proyecto «integral» tiene estas 5 «patas» o partes ya indico que no siempre son necesarios todos los «módulos». En realidad, este que me plantea no está muy alejado, aunque hay algunas diferencias que me gustaría resaltar (y son válidas para cualquier proyecto). (más…)

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ArchivaTech - Programa de gestión documentalEvaluar un programa de gestión documental no es fácil. Hay una gran variedad. Cada uno con un aspecto visual distinto, con diferentes funcionalidades, con ventajas en algunos aspectos y desventajas en otros. Sin embargo, hay algunas características básicas que deben poseer todos. Al menos el que vayas a elegir para instalar en tu empresa.

En lugar de describirlas, os adjunto un video con las más importantes. Es una breve presentación de nuestro software, ArchivaTech, en el que, lógicamente, nos hemos preocupado en que «pase el corte». Obviamente no es casualidad que nuestro propio software tenga estas características: lo hemos diseñado pensando en ellas.

Seguridad, utilización de una base de datos estándar (no hace falta que sea Oracle, pero que sea «conocida»), búsquedas rápidas y potentes (cuando digo «potentes» me refiero a que puedas encontrar fácilmente cualquier documento)… y, por encima de todas ellas, agilidad en la introducción de los documentos. Como bien sabrás si lees este blog con regularidad, esta es la característica más importante para que un proyecto de gestión documental llegue a buen puerto.

Hay otra característica que falta en el video: acceso remoto. El que un programa se monte en modo local frente a una instalación «cloud computing» no significa que no se puedan acceder a los documentos desde el «exterior». Al nuestro, por ejemplo, puedo acceder desde mi iPad, usando el navegador. Sin embargo, como es una opción del programa la he dejado para otro video. Y otro post.

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Y su uso para tomar decisiones (incluyendo si instalar o no un programa de gestión documental).

dadosEn mi quinto año en la universidad el profesor de estadística hizo un comentario que he recordado en innumerables ocasiones desde entonces. Nos dijo, a 70 u 80 estudiantes de ingeniería:«deberíais aprender bien esta asignatura porque muchos puestos de trabajo que podrían ser para ingenieros los ocupan economistas porque dominan el análisis estadístico de los costes».

¿Qué relación tiene la estadística con la economía, los ingenieros… y este blog?

La respuesta es muy sencilla: es una herramienta que permite tomar decisiones de una forma «racional», medida, ponderada. Y en una empresa, (o Administración o incluso en la economía doméstica de una familia) la toma de decisiones es una parte muy importante de la gestión diaria, sobre todo cuando tiene consecuencias directas en la «economía» de la empresa.

¿Cuántas líneas de teléfono debo contratar al instalar la nueva oficina para 40 empleados? ¿Cuantos cajeros debe tener un supermercado, para que los clientes no se aburran esperando su turno? ¿Cuántos escáneres me tengo que comprar para deshacerme de mi archivo de papeles? Tengo una amiga que incluso utilizaba un sistema similar para elegir entre dos posibles novios, aunque siempre tomaba la decisión final por razones «subjetivas» (cuál era el más guapo).

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Un caso de éxitoEn mis visitas a posibles clientes, con frecuencia me cuentan cómo han fracasado al intentar instalar un sistema de gestión documental. Es más corriente de lo que parece, probablemente porque poner en marcha un proyecto es más complicado de lo que parece.
No es fácil cambiar los hábitos de trabajo de todos los implicados, en una empresa o en una Administración Pública.
No se trata solamente de  instalar un programa y explicar cómo funciona. Es mucho más.

Por eso, cuando llamé hace unos días a un cliente al que instalamos nuestro software hace un año y me comentó lo contento que estaba y cómo se había librado de sus 10.000 expedientes, disfruté con sus comentarios, compartí su satisfacción y terminé la conversación con una agradable sensación del «deber cumplido». Cuando el éxito cuesta, el premio sienta mejor.

Porque este «caso» tenía algunos problemas añadidos (en realidad siempre los hay) que hacían más fácil el fracaso, que casi lo justificaban.
Y ahora que la historia ha terminado bien, creo que es interesante repasar los aspectos más interesantes porque hay muchas enseñanzas que sacar que se pueden utilizar en situaciones similares.

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Nadie duda del éxito de Google. La mayoría de nosotros lo usamos a diario para buscar «algo» en Internet. Un artículo científico, una noticia local, el último modelo de ultrabook de Lenovo… El buscador sirve para todo.

Pero ¿por qué usamos Google y no los otros? ¿Por qué Yahoo ha fracasado?, a pesar de que llegó al mercado antes que Google y era la empresa de moda en los primeros años de Internet.

La palabra que lo define todo es «relevancia«. O «algoritmo», que todo el mundo usa sin saber muy bien qué significa.

El éxito de Google fue mostrar en los primeros lugares de los resultados de las búsquedas aquello que realmente estábamos buscando.

Cómo lo hacen es un secreto tan bien guardado como la fórmula de la Coca Cola. Las famosas 200 variables (dicen) que contempla el algoritmo para clasificar las páginas Web y ordenarlas de tal forma que los resultados más «relevantes» aparezcan los primeros.

Pero yo no iba a hablar ahora del éxito de Google (es algo muy conocido) sino de su principal problema: la «basura», los resultados «no relevantes» que aparecen con frecuencia donde no deberían, es decir, en la primera página de resultados. Un problema creciente que sufrimos todos con frecuencia. Un problema que a veces no podemos resolver, a pesar de cambiar las palabras para buscar, usar las comillas, añadir otras opciones… (más…)

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SIMO 2011El SIMO no es lo que era. La gran «Feria» de la informática, cita obligada de los profesionales y amantes de la tecnología, se ha quedado en un encuentro reducido, limitado y prescindible.

Sin embargo, esta reducción de tamaño también tiene algunas ventajas y, sobre todo, el nuevo enfoque estrictamente profesional lo hace mucho más eficaz. Los visitantes no han venido de paseo. Buscan respuestas concretas, productos concretos, posibles socios. Casi todas las consultas merecen la pena. Y no hay niños pidiendo caramelos o bolígrafos.

Este año el SIMO ha coincidido con el último lanzamiento de Apple, el iPhone 4S. Obviamente por casualidad. Apple no cuenta con el SIMO, como tampoco lo hacen los demás fabricantes cuando lanzan nuevos productos. El mercado es muy exigente y casi nadie espera para lanzar sus novedades. Puede que cuando lo hagas tus competidores te hayan adelantado.

Pero, a pesar de todo, tres días hablando con 40 ó 50 visitantes «profesionales», además de con algunos expositores vecinos, proporcionan algunas noticias interesantes y reflexiones que voy a compartir con vosotros, de forma bastante desordenada.

1.- La gestión documental sigue de moda. Este año nos limitamos a poner información de nuestros dos programas de gestión documental: ArchivaTech y ArchivaClinic para que el visitante ocasional tuviera claro qué es lo que ofrecíamos. El resultado fue una sucesión casi ininterrumpida de personas interesándose por nuestra oferta. Hace tiempo que los programas de gestión documental dejaron de ser aplicaciones caras y complejas, exigentes en cuanto a los requisitos de los equipos de almacenamiento. Aplicaciones limitadas, en definitiva, a grandes empresas o Administraciones. (más…)

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