Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

En mi post anterior comentaba, creo que muy justificadamente, que el cierre de MegaUpload ha sido un duro golpe a la utilización del Cloud Computing. Muchos usuarios»legales» se han encontrado de la noche a la mañana sin acceso a sus documentos almacenados en unos servidores que resultan ahora inaccesibles, salvo para el FBI, que no es un proveedor cómodo al que pedirle explicaciones.

Pero tan irracional es decir que el Cloud Computing es la solución para «todo» (esto es lo que me molesta de algunos de sus fanáticos defensores) como decir ahora que no sirve para «nada». Como casi todas las tecnologías, la «computación en la nube» tiene algunas ventajas muy interesantes, pero peligros e inconvenientes también. Y es bueno conocerlos para evitarlos. El cierre de MegaUpload ha puesto de manifiesto el mayor peligro posible, perder mis archivos, pero es también una oportunidad de plantearse la forma más adecuada de usar los servicios en la nube.

Aunque crítico con algunas características del Cloud Computing, también soy usuario y lo contemplo con frecuencia como alternativa a mi propia gestión documental «local» (que por cierto, tiene también una versión «en la nube»). Con este objetivo, buscar lo mejor de cada mundo, comparto lo que considero «buenas prácticas» para usar «la nube»  con seguridad. Lo hago de una forma desordenada e informal y sabiendo que dejo fuera muchos consejos. Si quieres añadir alguno, te invito a que lo compartas con todos los lectores aproovechando la posibilidad de comentar este post.

1.- No pongas todos los huevos en la misma cesta.
Creo que con los años aumenta mi afición a citar refranes y dichos populares pero este me parece tan adecuado que no puedo resistir la tentación de usarlo. Cuando leo comentarios de usuarios de MegaUpload que dicen que guardaban sus archivos solamente allí me sigo sorprendiendo de lo inconsciente que es mucha gente. No es algo nuevo. Abogados que trabajan «sobre» un pen drive. Asesores fiscales que van y vienen al trabajo con un portátil en el que guardan toda su información. Oficiales de notarías que no tienen ni una sola copia de sus plantillas, que solamente están en la oficina. ¡Eso sí que es vivir peligrosamente!
Durante años he preguntado muchas veces a usuarios de mis programas, y también a amigos y familiares: «Si mañana cuando llegues a tu ordenador, no arranca, o te lo han robado. Si has perdido todo lo que tienes guardado… ¿qué harías?». Opción 1: buscar la copia de seguridad en un cajón y perder un par de horas recuperando todo lo perdido. Opción 2: Lo mismo, pero perder esas dos horas durante dos o tres semanas, porque la copia no está muy al día que digamos. Opción 3: tirarme por la ventana porque no tengo copia alguna.
Sorprendentemente, o quizás no tanto, esta última opción es muy frecuente. ¡Con lo fácil y barato que es hacer una copia de seguridad! No hay excusa, literalmente, para no tener un sistema de copias «razonable».
Con el cierre de MegaUpload, o cualquier otro sistema de almacenamiento en la nube similar, ocurre exactamente lo mismo. Hay que tener un sistema de respaldo, un plan B, un procedimiento de actuación ante desastres. Es fácil, barato y no necesariamente lleva mucho tiempo. Si no lo tienes, para tus datos, estén en la nube o en tu portátil, ponte a ello ahora mismo.

2.- Elije a tu proveedor.

Desde hace muchos años me preguntan con frecuencia qué ordenador comprar. Clientes, familiares, amigos… Mi respuesta siempre es la misma: Cuando se te rompa (que lo hará), ¿a quién vas a llamar para que te lo arregle? Hoy es imposible comprar un ordenador malo, que no sirva para navegar por Internet, leer el correo, escribir un contrato… Pero es muy fácil comprarselo a un proveedor malo. Que no te atienda rápidamente. Que no se preocupe si en el arreglo te borra tus datos. Que discuta si está o no en garantía y te haga perder varios días sin darte una solución.

Con el Cloud Computing la relación con el proveedor es mucho más importante porque es un servicio. Dependes de él continuamente, no solo en el momento de la compra (todos son buenos) o cuando hay algún problema (casi todos se vuelven malos). ¿A quién se le ocurre depositar su confianza, y sus documentos, en manos de un tío que se llama «No sé qué dot Comm», se autodefine como un pirata del siglo XXI y vive en Nueva Zelanda?

Pero no hay que irse tan lejos. Amazon tiene sus servidores en Irlanda. Cuando se viniero abajo hace un par de meses, ¿a qué teléfono puedes llamar para pedir explicaciones? Claro que no es un problema fácil de resolver. Cuando en España llamas al 1552 de Vodafone, el peor servicio de atención al cliente del mundo, hablas con Argentina y no les importas nada, literalmente.
No es fácil saber a priori quién te dará un buen servicio, aunque sí hay algunos proveedores que parecen más serios que otros. Personalmente me gusta llamar a un número más o menos local y, sobre todo, saber con quién hablo. Eso es imposible con las grandes empresas pero se puede conseguir con proveedores más pequeños. Y hay bastantes.
Con este blog, por ejemplo, rompo la regla y dependo de WordPress, que me parece que están en EEUU y no tengo ni idea de cómo llamarlos si falla algo. A su favor tienen, y no es poco, que es una empresa que me parece más que razonablemente seria y solvente.

En el otro extremo, he leído en estos días un post muy interesante sobre el cierre de MegaUpload de una empresa malagueña. Una empresa a la que puedes llamar y preguntar por un «responsable» que te explique dónde están tus datos, cómo acceder en caso de que surjan problemas… que te atiende «personalmente» y no se va a esconder en su mansión de Nueva Zelanda si necesitas ayuda. Hay mucha variedad, elige bien en qué cesta pones tus huevos.

3.- No todo es adecuado para el Cloud Computing.

Parece una obviedad pero los «vendedores» de la nube lo olvidan continuamente.
La informática, en general, ha evolucionado muy rápido desde el PC original y ha llegado a TODAS partes. Sirve para TODO. Lo usamos en el trabajo (cualquier trabajo), en casa (toda la familia), para el ocio…
Esta amplitud de uso y usos conlleva una especialización. Una adaptación a diferentes necesidades, a diferentes perfiles de usuarios, a diferentes soluciones. Lo que es bueno para unos no les sirve a otros. El iPad que utilizo en un sillón para ojear un periódico me resulta muy incómodo para escribir este blog (lo que estoy haciendo ahora, pero con la ayuda de un teclado bluetooth, y aún así echo de menos mi ordenador).

El Cloud Computing es adecuado para algunos productos (como un blog) pero no lo es para otros (como mi archivo de fotos y vídeos personales que ocupan decenas de GBytes).

Y es adecuado en algunas situaciones pero totalmente inválido en otras. Lo que va bien en un despacho de abogados de Madrid o Nueva York, con una conexión ADSL de 20MB puede ser un desastre en un pueblecito de Badajoz que apenas tiene ancho de banda. La misma aplicación, el mismo cliente, el mismo uso.

En definitiva, usa el Cloud como una alternativa más para determinados servicios o necesidades que cubrir. Aquellos en los que saques mayor partido de sus ventajas (acceso desde cualquier lugar, información compartida con otros usuarios, independencia del hardware…) pero no lo uses para otros en los que sus inconvenientes lo hacen poco o nada adecuado: archivos muy grandes que cambias con frecuencia, documentos importantes que no pueden salir de la oficina, instalaciones con una conexión a Internet de baja calidad.

Me quedo con bastantes cosas que decir pero creo que ya me he alargado demasiado. Volveré sobre este tema más adelante. Mientras tanto, espero vuestros consejos sobre «buenas prácticas» en forma de comentarios.