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Archive for the ‘didácticos’ Category

Archivador grandeHay mil formas de comparar un archivo de documentos en papel, físico, con un archivo de documentos digitales, virtuales en tanto que no ocupan un espacio, pero real, en tanto que puedes leer, imprimir, enviar por mail… en definitiva, utilizarlos como los documentos físicos.

Desde el punto de vista de la seguridad, por ejemplo. Un archivo físico es más robusto que uno digital, que depende de un disco duro que puede romperse en cualquier momento (y lo hace, antes o después). Pero un archivo digital se puede copiar diariamente, completo, y ser en la práctica más seguro ya que podemos proteger las copias y almacenarlas (los discos duros) en lugares físicamente distantes (incluso en la nube) lo que garantiza la pervivencia de los documentos ante la destrucción del original. Aún no conozco a nadie que tenga su archivo en papel duplicado.

Incluso desde el punto de vista de la seguridad de “acceso”, es más sencillo dar permisos individualizados a diferentes archivos digitales para cada perfil de usuario, algo difícil de hacer con los documentos en papel. Los puedes meter en un cajón con llave, o en una caja fuerte, pero no es un sistema muy flexible.

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CorreosEn los últimos días he leído varios artículos sobre la pesadilla diaria que representa para millones de personas tratar de mantener a raya el número de correos electrónicos que tienen en la bandeja de entrada de su gestor de correo.

No es un problema aislado. No es una “manía” de personas ordenadas (algo que algún amigo me achaca). Mantener la “bandeja a cero” es una aspiración generalizada, que muchos dan por perdida. De hecho en uno de los artículos que leí hablaban de la “utopía” de conseguirlo, dando por sentado que es una tarea casi imposible, una ilusión.

Para conseguirlo, o al menos intentarlo, hay incluso applicaciones para smartphones que utilizan una gestión “semiautomática” de los correos entrantes como única posibilidad para conseguir la meta.

Sin embargo, con algunos consejos sencillos y una disciplina al alcance de cualquiera es posible conseguirlo. No es una lista objetiva y seguro que muchos lo hacen igual de bien, o mejor, de otra forma. Pero a mí me funcionan bastante bien y por ese motivo los comparto con mis lectores. (más…)

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Gente contentaHay muchos estudios sobre las ventajas “objetivas” de utilizar un sistema de gestión documental “digital” frente al “clásico” archivo de los documentos en papel. Estudios detallados de los costes de un archivo en papel, uso de determinados metros cuadrados, tiempo para localizar un documento en el archivo, y para volverlo a guardar… Estudios que, inevitablemente, aconsejan digitalizar los documentos en favor de la agilidad de uso y ahorro de espacio de los archivos electrónicos.

Pero hay algo más. Al menos para mí que, como he comentado en varias ocasiones, soy un usuario habitual de nuestro propio programa de gestión documental. Tan habitual que lo utilizo prácticamente a diario.

Quizás yo no soy el usuario “tipo”, no porque haya desarrollado un programa de gestión documental, sino porque soy muy ordenado (hay quien usa la palabra “maniático”). Y claro, ese gusto por el orden, la limpieza y la casi obsesión (lo reconozco) por tener la mesa libre de papeles me convierte en un usuario predispuesto a disfrutar de las ventajas de un buen sistema de gestión de documento.

Pero el caso es que, usuario tipo o no, disfruto (literalmente) de mi programa casi todos los días. Y en muchos momentos. (más…)

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Que los documentos electrónicos tienen ventajas sobre sus homólogos en papel nadie lo duda. Frente a los documentos físicos, como un libro o un album de fotos, sus versiones digitales son mucho más versátiles. No ocupan espacio. No pesan. Se comparten fácilmente… En cualquier disco duro de cualquier ordenador de sobremesa puede haber 100 ó 200 mil documentos. Sin apenas coste de almacenamiento. Un programa de gestión documental puede gestionar cientos de miles de archivos con soltura, proporcionando acceso inmediato a decenas de usuarios desde cualquier lugar. Y cualquiera de ellos puede compartirlo con quien desee con un par de clics de ratón.

Pero esa facilidad que es una de sus virtudes es también uno de sus defectos. Esa “capacidad” del documento electrónico de ser copiado, más bien clonado, ya que la copia es idéntica al original, y esa posibilidad de enviarlo a cualquier persona, o peor aún, a “la nube”, “subirlo a Internet”, “colgarlo en mi web o página en Facebook”, a “publicarlo en Twitter”… esta promiscuidad del archivo es también un grave defecto… cuando se utiliza de forma alocada, descuidada o, por qué no, con mala fe.

En estos días ha sido noticia recurrente en las portadas de los periódicos (al menos en los digitales, que son los que leo) la publicación de un video “inadecuado” de una concejala de un Ayuntamiento. No es un caso aislado. (más…)

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Una pregunta recurrente desde hace muchos años: ¿pongo una impresora muy rápida para varios usuarios o impresoras pequeñas para cada uno de ellos? Y lo mismo ocurre con los escáneres: ¿Una multifunción enorme para todos o un escáner de sobremesa en cada puesto de trabajo?

Yo lo tengo clarísimo. Pero antes de darte mi opinión intentaré resolver el problema de una forma sistemática y objetiva.

Empezaré por las impresoras. La opción “centralizada” suele ser una multifunción gigantésca, heredera de las fotocopiadoras y que se coloca en un lugar destacado de la oficina ocupando un espacio enorme. Sus “pros“: alta velocidad, gran capacidad de papel, varias bandejas y bajo coste de impresión. Sus “contras“, aparentemente solo el precio (luego volveré a esto), varios miles de euros. (más…)

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(Lo primero, la seguridad)

Asegurar tu negocioSoy bastante aficionado a ver documentales sobre grandes obras de ingeniería. Puentes sobre grandes ríos, estadios de fútbol para 80.000 personas, rascacielos de 90 pisos o túneles por debajo de los Alpes. Y en todos los programas hay algún momento en el que el presentador (un tal Dani que se involucra en la obra) dice aquello de “security first!”. Y, a continuación, se pone un arnés, se cuelga de un cable o se pone un traje a prueba de fuego.

Claro que si yo tuviera que hacer equilibrios sobre un andamio a 300 metros de altura también estaría muy pendiente de que mi arnés estuviese bien anclado al cable de seguridad.

Cuando trabajas en el sector TIC los riesgos no son tan graves. Aparte de un dolor de espalda o en la mano del ratón es difícil que sufras algún problema físico por lo que, aparte de una almoadilla de gel para apoyar la mano no hay que tomar medidas especiales para manejar un ordenador sin riesgo… físico.

Otra cosa es el problema de perder datos, ficheros, documentos… horas de trabajo. O días, semanas o meses. En este aspecto sí hay un riesgo real. De hecho pasa continuamente. Y pocos usuarios son conscientes de ello. Si te subes al piso 90 de un rascacielos en construcción es evidente el riesgo de caerte, y te pones un arnés. (más…)

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10 consejosHace unos días coincidía con un amigo abogado, del que ya he hecho algún comentario en este blog, y volvimos a comentar el (lamentable) estado de los papeles en su despacho. Tiene, literalmente, montañas de papeles por todas partes. Y cuando digo “todas” es “todas”, incluyendo su mesa, estanterías, sillas y suelo. ¡De su despacho! no solamente de su archivo. Tiene, además, cuatro trasteros llenos de papeles antiguos y cuando le piden un documento de su “archivo” tarda hasta dos días en encontrarlo, si es que lo encuentra.

Le pregunté por sus papeles, como si no me importara nada, y me confesó que siguen igual que la última vez que lo vi. Y pensé para mi: si me compra mi programa de gestión documental y me dice que le ayude a instalarlo en su bufete (que son 16 abogados) me meto en un buen lío. No sabría por dónde empezar. Confieso, un poco abochornado, que casi me alegré de que no me lo pidiera.

Luego, más tranquilamente, pensé en la mejor forma de afrontar un reto de este calibre. No es fácil. No es rápido. Pero se puede hacer. Hay varias formas de afrontarlo aunque quizás la mejor forma de digitalizar los archivos de un cliente tan complicado es planificarlo bien, y luego improvisar, para adaptarse a su forma de trabajar y hacer una transición al “mundo digital” lo menos traumática posible.

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DigitalizaciónAunque ya he escrito sobre esto antes (pulsa aquí para ver la entrada) ha pasado bastante tiempo y me siguen llegando consultas con cierta frecuencia sobre este tema, así que me animo a retomarlo de una forma más práctica y a modo de guía (y con la indisimulada intención de ahorrarme algunos correos electrónicos bastante repetitivos). Espero que sea útil.

Lo primero que tienes que pensar y decidir es qué servicios vas a ofrecer. Obviamente el “núcleo” de tu oferta es la digitalización de documentos en papel pero puedes ofrecer también a tus posibles clientes otras “cosas”: consultoría sobre la forma de organizar sus documentos, instalación de un sistema informático de gestión de los documentos digitales, custodia “física” de los documentos en papel y destrucción, certificada o no, de todos o parte de los documentos escaneados.

Si te limitas a la digitalización simplificas tu oferta y tus necesidades de medios e infraestructura, pero puedes perder un tanto por ciento importante del mercado. Otra opción, es la que utilizo yo, es trabajar con empresas complementarias para poder ofrecer un “servicio completo” a tus clientes sin necesidad de dominar todas las tareas asociadas a la oferta.

Quizás el servicio más complicado de todos, por las necesidades de infraestructura, es precisamente el más sencillo conceptualmente: la custodia de los documentos en papel. Requiere unas instalaciones bastante grandes, infraestructura (estanterías, cajas, sistema de trasporte…) y por tanto una inversión importante. Para empresas que buscan un nuevo mercado puede ser muy atractivo precisamente porque esta necesidad de inversión hace que la oferta sea muy inferior a la de servicios más básicos, pero su complejidad, desde el punto de vista empresarial, la hace más complicada. (más…)

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O cómo las matemáticas te pueden ayudar a hacer buenos programas.

Es una pregunta que casi todos los niños hacen alguna vez en su vida (algunos la siguen haciendo de adultos). ¿Para qué me sirve aprender matemáticas? ¿Para qué sirven las funciones, las derivadas, las raices cuadradas…? Y no digamos las ecuaciones diferenciales o las series de Fourier.

La respuesta es obvia: las matemáticas son una herramienta con la que resolverás problemas que encontrarás en el futuro. Claro que esa explicación funciona bien para las operaciones básicas, pero cuando hablamos de derivadas resulta más difícil encontrar un ejemplo de “la vida real”. Sin embargo, incluso en el diseño del software podemos encontrar aplicaciones prácticas a las series convergentes, a sistemas de control retroalimentados. ¿Seguro?

En realidad, algo tan cotidiano como darse una ducha lleva detrás una interesante carga matemátia. Lo normal cuando te duchas es que el agua empiece saliendo fría. Introduces tu “sensor” (la mano o un pie) debajo del chorro de agua y esperas a que se caliente. Lo siguiente, al menos en mi ducha, es que salga demasiado caliente y tu “sistema de control” (el cerebro) te dice que cierres un poco el grifo del agua caliente y esperes (esta es la clave) a ver cuánto baja la temperatura. Una persona nerviosa podría no encontrar nunca la temperatura justa. Al salir caliente cierra demasiado bruscamente el agua caliente y se pasa. Al encontrarla ahora demasiado fría vuelve a abrir demasiado la caliente y vuelve a quemarse. Y así se pasa el rato, del frío al calor.

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¿Cuántos años has dedicado a aprender tu “oficio”? Si eres médico, 5 ó 6 años en la universidad y quizás otros tantos practicando… antes de coger un bisturí para cortar unos músculos o unos tendones. Si eres arquitecto, probablemente casi tanto tiempo. Pero también si trabajas arreglando lavadoras habrás necesitado estudiar y practicar antes de “trabajar” solo por primera vez. Incluso nuestros hijos, que manejan los mandos de la PlayStation como auténticos expertos, lo consiguen solamente después de horas y horas de práctica.

Todos somos conscientes de lo importante que es aprender antes de hacer cualquier tarea. Y cuanto más difícil es esa tarea más largo suele ser el aprendizaje. Parece obvio. Y lo es.

Sin embargo, esos mismos profesionales que dedican tantos años a aprender su oficio, no tienen tiempo de aprender a usar de una forma eficiente una herramienta que utilizan todos los días. Continuamente. Su ordenador. (más…)

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