¿Estás preparado para superar un desastre?
Creo que todos estaremos de acuerdo en que la información digital es más volátil, más delicada que la información en soportes «físicos», como el papel. Es, relativamente, sencillo perder un archivo. Un borrado accidental, una conexión que se corta, un pen drive que se rompe, un virus que se apodera de mi disco duro… Destruir un contrato en papel requiere un cierto esfuerzo. Es cierto que me lo pueden robar, o lo puedo perder, o se puede quemar. Pero todo eso también ocurre con un portátil, un pen drive o un disco duro externo, que además están expuestos a los otros peligros propios de su condición digital.
Además, en el caso de archivos digitales podemos perder con facilidad no uno sino miles o decenas de miles de documentos.
En los últimos 20 años he vivido muchas de estas situaciones. Afortunadamente la mayoría les ocurren a mis clientes (aunque algún problema también lo he sufrido yo, por supuesto). Y lo que me llama mucho la atención es la poca «sensibilidad» que hay sobre este problema. Eso sí, al que le ocurre, jura y perjura que en adelante, «a partir de hoy…» será más cuidadoso, hará las copias de seguridad más de una vez al año, guardará los documentos en más de un sitio.
Por supuesto que lo que hay que hacer es anticiparase a esas pérdidas, no esperar a que se produzca la catástrofe para tomar unas medidas básicas de seguridad. Así lo intentamos transmitir a nuestros clientes (y amigos) y así, de nuevo, lo intento transmitir hoy, consciente de que es difícil aprender de los errores de los demás.
Pero te lo voy a plantear de una forma muy directa. Y espero que al terminar de leer este post hagas «algo», porque le veas las orejas al lobo. Sin orden y consciente de que es una lista incompleta, te planteo varias situaciones, muy reales, que les ocurren cada día a miles de personas.
La pregunta es: ¿Qué pasaría si hoy, ahora mismo,…?
1.- Te roban el móvil (o lo pierdes).
¿Tienes copia de tu agenda? ¿Tienes copia de las fotos que has hecho en los últimos meses? Y videos. Y tantas otras cosas que guardamos en el bolsillo y que están, literalmente, a un paso de desaparecer para siempre.
La solución es obvia, sobre todo si tienes un iPhone que se sincronizan con facilidad con iTunes con un ordenador. Todos los teléfonos tienen algún programa similar. No esperes ni un minuto más y haz una copia. Y repítela cada pocos meses.
2.- Te roban el portátil.
¿Tienes documentos importantes que solamente están ahí? Es una temeridad. ¿Las fotos familiares? Una pérdida, literalmente, irreparable.
No hay excusa, ninguna, para no tener uno o dos discos duros externos para copiar con regularidad los archivos del portátil. Es fácil, barato y más o menos rápido. Los ordenadores portátiles son relativamente frágiles y no son, en absoluto, un lugar seguro para tus datos.
3.- No arranca tu ordenador en la oficina.
O te lo han robado, una gotera lo ha inundado, un virus ha machacado el disco duro, se ha incendiado la oficina o un avión se ha estrellado contra el edificio.
Todas estas cosas ocurren. Cada día.
¿Tienes copia de tus documentos? ¿Y de tus correos electrónicos? ¿Y las direcciones de correo de todos tus contactos profesionales? ¿Y las claves de acceso a tus bancos, redes, portales…? ¿Y la contabilidad, las facturas, los contratos…?
En las semanas posteriores a los atentados del 11S muchas empresas pequeñas cerraron porque habían perdido todos sus datos. ¡No tenían nada! Ni ficheros de clientes, ni contabilidad…
Hacer una copia de seguridad de TODOS los datos de una empresas no es tan sencillo como de un teléfono, pero el daño compensa, obviamente, el esfuerzo de tener un «plan B» para estos casos. Un ordenador es igual que un coche: antes o después se romperá, y suele hacerlo en el momento más inoportuno.
4.- El FBI cierra MegaUpload. O Dropbox.
¿Tienes archivos importantes SOLO en la nube? ¡Haz una copia a otro lugar ahora mismo! Hay muchas formas de hacerlo, ya sea local, a un disco duro que guardes en el cajón, o con algún proveedor que la haga en «otra» nube. No es probable que pierdas las dos al mismo tiempo.
La lista podía continuar: videos en tu canal de YouTube, fotos en Flickr, correos en Gmail… Por supuesto que cada situación es diferente: hay sitios más seguros que otros y hay documentos más importantes que otros. Perder un pen drive con 20.000 fotos de tu familia y no tener copia es imperdonable, pero que WordPress me borre este post no es grave.
Lo importante es tener un sistema de copia adecuado para cada tipo de información y a su riesgo de pérdida.
Y puestos a hablar de prevención, ¿tienes una copia de tu DNI por si te roban la cartera? ¿Y los números de las tarjetas de crédito? Yo, desde luego, escaneé todos estos documentos hace ya varios años. Son las ventajas de tener un escáner al lado del ordenador, y ArchivaTech instalado.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
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