Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

El SIMO no es lo que era. La gran «Feria» de la informática, cita obligada de los profesionales y amantes de la tecnología, se ha quedado en un encuentro reducido, limitado y prescindible.

Sin embargo, esta reducción de tamaño también tiene algunas ventajas y, sobre todo, el nuevo enfoque estrictamente profesional lo hace mucho más eficaz. Los visitantes no han venido de paseo. Buscan respuestas concretas, productos concretos, posibles socios. Casi todas las consultas merecen la pena. Y no hay niños pidiendo caramelos o bolígrafos.

Este año el SIMO ha coincidido con el último lanzamiento de Apple, el iPhone 4S. Obviamente por casualidad. Apple no cuenta con el SIMO, como tampoco lo hacen los demás fabricantes cuando lanzan nuevos productos. El mercado es muy exigente y casi nadie espera para lanzar sus novedades. Puede que cuando lo hagas tus competidores te hayan adelantado.

Pero, a pesar de todo, tres días hablando con 40 ó 50 visitantes «profesionales», además de con algunos expositores vecinos, proporcionan algunas noticias interesantes y reflexiones que voy a compartir con vosotros, de forma bastante desordenada.

1.- La gestión documental sigue de moda. Este año nos limitamos a poner información de nuestros dos programas de gestión documental: ArchivaTech y ArchivaClinic para que el visitante ocasional tuviera claro qué es lo que ofrecíamos. El resultado fue una sucesión casi ininterrumpida de personas interesándose por nuestra oferta. Hace tiempo que los programas de gestión documental dejaron de ser aplicaciones caras y complejas, exigentes en cuanto a los requisitos de los equipos de almacenamiento. Aplicaciones limitadas, en definitiva, a grandes empresas o Administraciones.

Las PYMES también quieren liberarse de sus papeles. Entienden perfectamente que los documentos digitales son más el presente que el futuro y saben que la «oficina sin papeles» está a su alcance.

2.- Los proveedores de equipos y soluciones quieren tener programas atractivos que ofrecer a sus clientes. Fueron bastantes los posibles distribuidores que se interesaron por nuestro software. Y la historia que contaban se repitió bastante: «tengo varios clientes que me piden soluciones de gestión documental y estoy buscando un producto que esté consolidado porque no me planteo desarrollarlo yo mismo».

Desde dueños de empresas de fotocopias de Santiago de Compostela a distribuidores de equipos multifunción de Las Palmas. Es una necesidad generalizada. «Cada vez hago menos fotocopias y escaneo más«, me contaban. No me extraña: en mi empresa tengo prohibido hacer fotocopias. Cuando fotocopias un documento lo haces para esa ocasión. Si lo escaneas, lo haces para siempre, será la última vez que lo hagas. Y el fax ni se nombra. Es un producto obsoleto que odio.

En resumen, las PYMES (y aquí incluyo despachos de abogados, gestorías, asesorías y pequeñas empresas de todo tipo) quieren sus documentos escaneados y sus proveedores buscan soluciones en el mercado.

3.- Muchas empresas están escaneando sus documentos o generando directamente archivos digitales (Word, PDF, Excel, correos…) o solicitan a la fotocopiadora de toda la vida que se los escaneen. Pero solo algunas se dan cuenta de que guardar los archivos en Windows no es la solución. Este proceso – empezar a digitalizar, guardar en carpetas, quedar desbordado por el número de archivos, buscar un software de gestión – es casi inevitable si la empresa maneja varios miles de documentos al año. Pero algunos visitantes estaban todavía en la fase inicial y no veían la necesidad de comprar un software de gestión. Es cuestión de tiempo. Quiero decir, de volumen de documentos. Las carpetas de Windows funcionan bien hasta unos pocos miles de documentos (y eso si eres muy ordenado al clasificar los documentos). Llegado un momento, necesitas herramientas de búsqueda y funcionalidades adicionales de control de acceso, restricción en la creación de carpetas, enlace con el correo… Es una evolución inevitable.

4.- Si tienes que escanear un archivo histórico «de verdad», necesitas un escáner «de verdad». Fujitsu nos dejó uno de sus escáneres de alta productividad. 70 páginas por minuto a doble cara. No es demasiado grande, pero el rendimiento es espectacular. Uno de nuestros visitantes se convirtión en «admirador». Trabaja con las típicas impresoras multifunción que no son más que fotocopiadoras evolucionadas. Nada que ver con estos escáneres de doble lector. Mientras el escáner tenga que dar la vuelta al papel y volver a pasarlo por el cristal, no será oportuno para grandes volúmenes. A pesar de ocupar 4 ó 5 veces el volumen de estos escáneres.

A veces es difícil elegir el modelo adecuado pero hay una regla clarísima: para un uso irregular, unas docenas de folios al día repartidos en 20 ó 30 documentos, elije un modelo de sobremesa (como el ScanSnap S1500) de unas 20 páginas por minuto a doble cara y poco más de 500€. Cómodo, al lado de tu ordenador, ocupa poco espacio y no te tienes que levantar para escanear un contrato o un folleto que te entregan en mano.

Pero si tienes que digitalizar una habitación llena de papeles, necesitas un escáner «profesional», con un sistema de alimentación adecuado y unos buenos rodillos que aguanten 40 ó 50 mil folios al día sin inmutarse. Eso sí, necesitarás dos o tres personas para «alimentar» a la bestia y al menos una o dos más para indexar los documentos que se generan. Así sí puedes afrontar un proyecto de digitalización de un archivo de varios años.

5.- El cloud computing está presente de forma generalizada pero ya no es la avalancha de marketing del año pasado. La mayoría lo considera una tecnología con grandes ventajas y lo incorpora a sus productos y servicios pero ya no hay que darle tanta publicidad. Por una parte no es novedad, ya que todos la tienen. Por otra, casi se da por supuesto que tu producto la utiliza, por lo que no es necesario hablar de ella con tanta vehemencia.

Nosotros, por ejemplo, tenemos una versión Web de ArchivaTech y ArchivaClinic que permite ofrecer servicios de gestión documental en la nube. Suelo empezar las demostraciones por esta parte, entre otras cosas porque el interfaz es muy atractivo y con un iPad el impacto es aun mayor. Hacer zoom en un documento gráfico en PDF con los dedos resulta siempre sorprendente, sobre todo cuando piensas que ese archivo está en un servidor no sabes dónde (en la nube aparentemente, aunque en nuestras oficinas en este caso). Pero luego paso a enseñarles la versión «de sobremesa» que en la mayor parte de los casos es más apropiada para mis clientes (sobre todo por el ancho de banda).

La «nube» está en todas partes, pero no reclama un protagonismo absoluto.

6.- Fuera del ámbito de la gestión documental, me llamó la atención la impresora 3D de HP. Es ya un producto casi de consumo. Un poco voluminosa, como una láser con dos o tres bandejas de 500 folios, pero lo suficientemente pequeña para ponerla encima de la mesa. En unos minutos te «imprime» una pieza en plástico con una precisión más que sorprendente. Y con huecos, recovecos y agujeros de todo tipo.

Y en el pabellón de enfrente una feria de reprografía. Impresoras de más de dos metros de ancho creando posters preciosos en pocos minutos. Sobre papel, vinilo, tela… Cortadoras de cartón, de metacrilato, de metal…

El hardware no deja de sorprendernos, aunque la sensación es que se ha convertido en una «commodity». Todo es posible. Todo es sencillo. Los ordenadores son muy rápidos. Los ploters imprimen documentos preciosos. Las impresoras esculpen pequeñas maravillas en plástico. La capacidad de asombrarnos es limitada. Así que al final, lo que marca la diferencia es el software, la experiencia de usuario de la que he hablado antes («El Secreto de Apple«).

Y como ejemplo, una anécdota de este año. El primer día me hicieron cuatro entrevistas para la televisión. A la responsable de comunicación de la feria le gustó nuestro software ArchivaClinic, sobre todo porque este año la feria se dedicaba a e-Salud. Nos mando a los periodistas y cámaras y durante casi una hora me grabaron mientras les contaba las maravillas de nuestra aplicación y como los médicos pueden consultar los historiales clínicos de sus pacientes con un iPad, de forma inmediata y con acceso directo a través de cualquier dato del paciente.

En el telediario de la noche de Antena3 compartí espacio informativo con el recién lanzado iPhone 4S (hasta aquí suena muy bien). Durante 3 segundos se pudo ver mi mano manejando un historial clínico sobre la pantalla del iPad. Ni una mención a los médicos, a los archivos, al ahorro de tiempo. Solo la mano.

Mi conclusión es que lo realmente llamativo de nuestro producto, lo que llamó la atención al periodista, fue la «usabilidad«. Todo el SIMO reducido a una mano haciendo zoom sobre el más cómodo, revolucionario y atractivo invento de Steve Jobs. ¡Viva Apple y viva el software!