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Posts Tagged ‘manejo de papeles’

Jueves 24 de junio a las 9:30El próximo jueves 24, a las 9:30, hablaré de gestión documental en el salón de actos de la Confederación de Empresarios de Granada. Será una presentación muy breve de los conceptos básicos de un proyecto de gestión documental (las «5 patas» que ya conoces de otras entradas) y una demostración de un programa de gestión, lógicamente ArchivaTech. Será muy breve, unos 40 minutos, más lo que se alargue con las preguntas de los asistentes. (Si vas a ir, no olvides confirmarlo a elardon@cea.es).

Como supongo que la mayoría de los lectores de este blog no sois de Granada, voy a resumir las ideas más interesantes que quiero transmitir a los asistentes a la charla. ¡Si vives en Granada no tienes excusa para no acudir, y llevar a todos tus amigos y conocidos que vivan sepultados en papeles, que seguramente son muchos! (muchos amigos, no papeles).

Mi objetivo principal en esta pequeña exposición será que las empresas evalúen la conveniencia de instalar un programa de gestión documental. (más…)

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Hay varios motivos que pueden llevar a una empresa a montar un programa de gestión documental. Los he comentado en varias ocasiones. Y también suelo comentar que no hay uno más importante que otro: depende de la empresa, de su problema particular, del tipo de información que contienen los documentos. Quizás la primera idea que surge a la mayoría de personas es el ahorro de espacio: cambiar los metros cúbicos de archivo de papel por un pequeño disco duro en un servidor. Otros pensarán que el principal motivo es gestionar bien los documentos, en el sentido de clasificarlos de una forma eficaz y poder localizar cualquiera de ellos rápidamente. (más…)

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En septiembre escribí una entrada sobre este asunto y ahora complemento la información con un video, más ameno que leer todo lo que he escrito al respecto. (Puedes verlo también en You Tube)

Te recuerdo que las «5 patas» son:

(No he puesto enlace al software porque hay muchas entradas en las que comento este tema y no podría destacar una sobre las demás.)

En el video vuelvo a comentar que un proyecto «integral» no se limita a comprar un escáner o un software: hay que tratarlo como la combinación de nuevos «aparatos» (escáneres, destructores), nuevo software (gestión documental, OCR) y, sobre todo, nuevos hábitos de trabajo: nuevos «procedimientos».

Para un problema sencillo, gestionar unos cientos de documentos de 2 ó 3 usuarios, se pueden improvisar soluciones sencillas.

Para «liberarnos» de un almacén con cientos de miles de documentos en papel o dar un paso decidido hacia la «oficina sin papeles» o la «Administración Electrónica» hay que plantearse una estrategia bien definida, definir nuevas formas para manejar los documentos, cambiar hábitos… en definitiva, hay que coger el toro por los cuernos.

Esta entrada, en video, es un experimento. Me vendría muy bien que me comentaras si te parece bien o mal para repetir la «experiencia» más adelante, o limitarme a escribir y dejar los videos para mi canal de You Tube.

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Creo que ya he comentado en varias ocasiones que a mi experiencia como «vendedor» de nuestro programa de gestión documental y la de ponente en talleres y jornadas se suma mi faceta de usuario «corriente» del programa. Tanto hablar de las ventajas de la gestión documental acabaron convenciéndome a mí mismo, así que hace un par de años instalamos nuestro propio programa en la empresa para disfrutar de las «grandes ventajas» que aporta.

La verdad es que MTC Soft no es la típica empresa que necesite un programa de gestión documental. Si no fuese por el precio tan bueno que conseguí y por mi interés particular en la instalación, seguramente nos habríamos apañado bien con el escáner. Es un «contraargumento» que utilizo con alguna frecuencia: si no tienes un número elevado de documentos (miles o decenas de miles al menos) y son pocos los usuarios de la empresa que acceden a ellos (menos de 4 ó 5), no necesitas un programa de gestión documental. En nuestro caso, los técnicos y programadores no generan apenas documentos por lo que básicamente lo utilizamos 2 personas. Pocas para justificar una instalación. A menos que sea gratis, claro. (más…)

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Aunque solo hace unos días comentaba que el camino hace la oficina sin papeles es largo y lleno de obstáculos es evidente que ya es una tendencia imparable. Son ya muchas las empresas, despachos de abogados o procuradores y Administraciones Públicas que están evolucionando hacia el uso del documento electrónico. Y los que no lo hacen miran, a veces con temor, otras con envidia, a los más «adelantados» conscientes casi todos que el fin del documento en papel se acerca por más que algunos aún lo nieguen.

Sí, es verdad que hemos oído esta cantinela muchas veces en los últimos años, pero todo llega, (más…)

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Porqué fracasan los proyectos de gestión documental

En los másters, los cursos, o la publicidad de las empresas, lo habitual es encontrar “casos de éxito”, sobre todo cuando se trata de vender. Pero es bien sabido que se aprende más de los fracasos, de los errores cometidos, que de los éxitos, así que me animo a comentar algunas “lecciones aprendidas” en instalaciones, propias o ajenas, que no han llegado a buen término, o, al menos, no lo han conseguido fácilmente.

Si hay algo que me fastidia de los “comerciales” (no de todos, aunque es una característica bastante generalizada) es su absoluta falta de objetividad al “vender” un proyecto, al hablar de un producto: todo son ventajas, todo va a ir como la seda, solo hay “pros”, no “contras”. Nada más lejos de la realidad, concretamente en la puesta en marcha de proyectos de gestión documental en los que las ventajas son muchas, pero también los problemas que aparecen en cualquier instalación (con honrosas excepciones). (más…)

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Dentro de la variedad de escáneres adaptados a las diferentes necesidades de digitalización, los diseñados para digitalizar libros constituyen un grupo muy especializado. Hay solo un puñado de fabricantes en todo el mundo y los más importantes estaban en el CeBIT, en un mismo pabellón, lo que es sin duda una ocasión perfecta para conocer el “estado del arte” de esta tecnología. De hecho, pasó por nuestro stand un viejo conocido de una empresa granadina que se dedica exclusivamente a digitalizar documentos y que va a la feria todos los años para conocer los nuevos modelos.

Todos hemos pasado alguna vez por el laborioso proceso de fotocopiar algunas páginas de un libro, proceso especialmente farragoso si se trata de un ejemplar voluminoso. (más…)

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papelesOtra de las 5 patas de un proyecto de gestión documental. La más evidente, la primera, la mas pesada y, en muchas ocasiones, la culpable de que fracase una instalación.

Es obvio que el primer paso para librarse de las montañas de papeles que desbordan archivos, estanterías y mesas (por no hablar de un amigo que ya los amontona directamente en el suelo de su despacho) es convertir estos documentos en papel en ficheros informáticos con ayuda de un escáner. (más…)

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Siempre que hablo de gestión documental por primera vez con alguien, me gusta distinguir la gestión de «papeles» de la gestión de «archivos electrónicos». Según el interlocutor con el que hablas, decir «gestión documental» significa una cosa distinta y, evidentemente, no es lo mismo.

Hay empresas, y personas a título individual, que ya han resuelto el primer problema: librarse de los papeles. Es bastante fácil: (más…)

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archivadoresLas ventajas de instalar un programa de gestión documental en una empresa o en un organismo público son muchas (y ya las he comentado en otras ocasiones) pero hay situaciones en las que una necesidad concreta justifica por sí sola la instalación.

Liberar unos cuantos metros cúbicos es uno de los más frecuentes.

Hace unos días visité a un posible cliente que me llevó directamente a la secretaría (es una Facultad con miles de alumnos) y me enseñó su archivo: varias docenas de armarios metálicos llenos de expedientes. ¡Y solo son los últimos años! (más…)

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