Las ventajas de instalar un programa de gestión documental en una empresa o en un organismo público son muchas (y ya las he comentado en otras ocasiones) pero hay situaciones en las que una necesidad concreta justifica por sí sola la instalación.
Liberar unos cuantos metros cúbicos es uno de los más frecuentes.
Hace unos días visité a un posible cliente que me llevó directamente a la secretaría (es una Facultad con miles de alumnos) y me enseñó su archivo: varias docenas de armarios metálicos llenos de expedientes. ¡Y solo son los últimos años!
«Necesitamos este espacio» (no hacía falta decirlo, los alumnos hacían una cola que se extendía muchos metros fuera de la propia secretaría) «pero no podemos llevarnos estos expedientes al sótano porque los consultamos con relativa frecuencia».
Ya habían contactado con una empresa de digitalización de documentos pero (como bien saben los que han visto mi video sobre nociones básicas de gestión documental) convertir los expedientes en papel en ficheros electrónicos es solo la mitad del problema. Luego hay que almacenarlos y consultarlos. Como decimos coloquialmente en muchas ocasiones: «Ya ha archivado sus documentos: ahora ¡encuéntrelos!»
Obviamente la solución al problema tiene dos «patas» (de las 5 que he comentado en alguna ocasión): digitalizar y archivar en un programa de gestión documental que permita a todo el personal de secretaría consultar el expediente de cualquier alumno a partir de su nombre o DNI.
La idea de poder llevarse físicamente uno de los archivadores cada 2 ó 3 días e ir liberando el valioso espacio de la secretaría les parece más atractiva que cualquier otro argumento (seguridad, rapidez, comodidad de acceso…) que les puedas dar para justificar la instalación del programa de gestión.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
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