Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Otra de las 5 patas de un proyecto de gestión documental. La más evidente, la primera, la mas pesada y, en muchas ocasiones, la culpable de que fracase una instalación.

Es obvio que el primer paso para librarse de las montañas de papeles que desbordan archivos, estanterías y mesas (por no hablar de un amigo que ya los amontona directamente en el suelo de su despacho) es convertir estos documentos en papel en ficheros informáticos con ayuda de un escáner.El proceso es muy sencillo, pero muy pesado, por decirlo suavemente. Y muy lento. Y laborioso. Y, por tanto, caro. Si lo haces tú, nunca tendrás tiempo. Si lo encargas a alguien de la empresa, te está costando el dinero, y el que lo hace, deja de hacer otras cosas. Si lo encargas a una empresa de digitalización o escaneado de documentos, ya puedes ir preparando la cartera. 

Este «apartado» es tan importante en el presupuesto de un proyecto de instalacion de gestión documental que muchas veces lo echa por tierra. Ahora mismo tengo en marcha varios que se lo están pensando porque la digitalización de los documentos que quieren incorporar en nuestro programa les cuesta 4, 5 ó 6 veces más que todo el software, el hardware, la instalación y la formación.

Por tanto hay que tratar el asunto con la importancia que se merece, estudiar las diferentes opciones y elegir la más adecuada para nuestra situación concreta (nunca dejo pasar la ocasión de resaltar la importancia de adaptar la solución a cada caso concreto). Veamos algunas ideas a tener en cuenta al encarar un proyecto de digitalización:

Lo primero es la elección del escáner a utilizar. Al pensar en el escaneado, o digitalización, de documentos en papel la imagen que viene a la mente de mucha gente sigue siendo la de las fotocopiadoras «gigantes» con un cristal enorme y una luz verde. ¡No compres un escáner plano! Hay multitud de escáneres de documentos de rodillo mucho mejores para los «papeles» habituales de una empresa o Administración. La mayor parte de los documentos que manejamos están impresos en A4, o en formatos más pequeños. Un escáner de rodillo que escanee a doble cara a 20 ppm (Páginas Por Minuto, que son 40 caras por minuto) vale unos pocos cientos de euros y es infinitamente más útil que un escáner plano que te obligue a dar la vuelta a cada página.

El número de escáneres es importante. Depende de cada caso, pero en general es más eficiente usar varios escáneres pequeños (baratos) que uno muy potente (mucho más caro) (es lo que llamo informática distribuida, pero de eso hablaré otro día). El ahorro de tiempo, y la molestia, de estar levántandose de la silla para ir a escanear un documento es muy importante y hace a cada usuario responsable de escanear sus propios documentos. La inmediatez de escanear los documentos que acabo de recibir, que acabo de sacar de mi archivo… facilita la transición al documento electrónico.

El «indexado». Aunque los que trabamos en programación de bases de datos llamamos indexado a la creación de índices utilizando palabras o campos para la búsqueda de documentos, para las empresas que se dedican a digitalizar documentos el indexado es la incorporación de palabras, o un texto corto, a la imagen del documento escaneado y su clasificación en función del contenido o tipo de documento. En ocasiones se limita a darle un título, más o menos descriptivo, al fichero creado, pero en otros casos más complejos incluye la selección de etiquetas de una lista cerrada o incluso la incorporación de campos de texto con un resumen de la información contenida en el documento. Es muy importante decidir qué datos voy a incorporar con cada imagen y el formato, porque cada dato que añado incremente el coste de digitalización del archivo y cuando multiplicamos por 10.000 ó 50.000 unos pocos segundos pueden destrozar un presupuesto.

Otra decisión importante es el tipo de documentos que voy a crear (PDF, JPG…), si utilizaremos un programa de reconocimiento de caracteres (OCR) y la estructura de la base de datos en la que voy a introducir los documentos (un árbol de carpetas habitualmente), que debería estar creada previamente (y no improvisarla de una forma desordenada).

Por ultimo, la decisión que afecta más al presupuesto es quién va a escanear: ¿lo encargo a una empresa? Si es posible, es sin duda lo ideal, al menos con el archivo «histórico» que ocupa 3 habitaciones hasta el techo y está lleno de polvo. Pero si el volumen no es muy grande y el presupuesto es pequeño, habrá que utilizar los «recursos propios». Mi consejo es que los documentos nuevos que entran día a día se escaneen prácticamente sobre la marcha. Cada uno el suyo (administración, las facturas y contratos, nóminas…, el departamento técnico, sus notas y manuales… dirección, sus contactos y folletos de la competencia…). Si se coge el hábito es relativamente poco costoso. Y, además, cada vez los documentos nuevos vienen con más frecuencia en formato digital por lo que no en muchos casos no hay que escanear nada. En las Administraciones es otra historia. Aquí lo que tienen que hacer es cambiar las normas y exigir la presentación de los documentos en formato electrónico.

En cuanto al archivo «histórico», hay que sentarse un rato, pensar las opciones, decidir por dónde empiezo (lo más reciente, lo más viejo, lo que tengo en la habitación que quiero usar de despacho…) y diseñar un proceso sistemático y una agenda de unas semanas, normalmente más bien meses. Aunque cuesta arrancar, la digitalización del archivo histórico es muy agradecida y te anima en seguida (sobre todo si vas destruyendo los papeles).