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Posts Tagged ‘digitalización’

El fin de los documentos en papel

Posted in Artículos, didácticos, legislación, tagged , , , on 10 octubre 2010| 3 Comments »

Ha llegado la hora de la gestión documental (electrónica)

Al igual que en las pasarelas de París o Milán, en el mundo de la informática vemos desfilar  «modas» cíclicas que aparecen con la regularidad de las estaciones. Algunas efímeras, otras duraderas, las menos: revolucionarias. Y, al igual que con los trajes, hay modas que debemos seguir para no quedarnos «obsoletos», sobre todo si vendes algún producto. Nada hay más destructivo en la imagen de una marca que vender un producto «pasado de moda», obsoleto, superado, anticuado. Pero ojo que tan malo como llegar tarde a esta fiesta lo es llegar demasiado pronto. Si eres Coca Cola o Google puede que tú solito puedas «imponer» una nueva moda. Sacar un producto que revolucione el mercado puede ser un desastre si los consumidores no lo quieren y hay que tener muy buena «imagen de marca» para convencerlos de sus bondades, para «crear» nuevas necesidades. Apple lo hace frecuentemente. Las PYMES díficilmente podemos permitirnos ese riesgo.

Llegar tarde, por supuesto, es igualmente muy negativo. Ya está «todo el pescado vendido» (me encanta ese refrán). El mercado está «maduro», hay mucha competencia y pocos clientes nuevos por captar.

Toda esta introducción tiene un objetivo, aunque no lo parezca. Quería hablar del «año de la gestión documental». (más…)

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Algunas mentiras sobre el «software libre»

Posted in casos reales, Instalación de un sistema de gestión documental, Uncategorized, tagged , , on 14 julio 2010| 43 Comments »

Hablar mal del software libre es arriesgado en este país, especialmente si vives en Andalucía o Extremadura, donde los políticos de algunos partidos identifican (nadie sabe por qué) el software libre con una visión «progresista» del mundo y el pago de licencia de uso de programas informáticos parece una aberración propia de los dinosaurios de los años 70.

Y lo peor es que esta cultura del «gratis total» ha calado entre la gente joven (y no tan joven) que se descargan de Internet música, películas y programas informáticos sin el menor respeto a la propiedad intelectual de sus creadores. Es decir, sin el menor respeto a unas personas que han dedicado tiempo y dinero a crear una canción, película o programa y que esperan, como casi todo el mundo, cobrar por su trabajo.

Como el tema es muy amplio y las generalidades son siempre injustas, voy a centrar mis comentarios en un caso concreto. Muy concreto. (más…)

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Resumen de la jornada divulgativa sobre gestión documental

Posted in jornadas, tagged , , , , on 28 junio 2010| 2 Comments »

Tal y como prometí, un breve resumen del contenido de mi presentación de la gestión documental en el salón de actos de la Confederación Granadina de Empresarios y las preguntas más interesantes de los asistentes.

Siguiendo mi guión habitual, primero hablé unos minutos de «teoría», en este caso utilizando el guión de «las 5 patas de un proyecto integral de gestión documental» que he utilizado en ocasiones anteriores. Puedes ver un video y una explicación del contenido en una entrada de este mismo blog de hace unas semanas. Una parte importante es saber los motivos de cada empresa para instalar este software (de esto hablé en la entrada anterior) y siempre pongo el ejemplo del archivo de los abogados o juzgados al que da miedo entrar por si se te cae encima, sin saber que la prensa local destacaba un accidente laboral en un juzgado granadino esa misma mañana (no es broma, llevaron al trabajador al hospital).

A continuación pasé a la parte «práctica», empezando por un ejemplo de escáner de sobremesa. Como es habitual también, utilicé un ScanSnap S1500 que tiene una relación prestaciones-precio sorprendentes. Y, también como es habitual, los asistentes que no conocían este tipo de escáneres se sorprendieron agradablemente. (más…)

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Casos de «fracaso»

Posted in casos reales, didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , , , , on 10 abril 2010| 2 Comments »

Porqué fracasan los proyectos de gestión documental

En los másters, los cursos, o la publicidad de las empresas, lo habitual es encontrar “casos de éxito”, sobre todo cuando se trata de vender. Pero es bien sabido que se aprende más de los fracasos, de los errores cometidos, que de los éxitos, así que me animo a comentar algunas “lecciones aprendidas” en instalaciones, propias o ajenas, que no han llegado a buen término, o, al menos, no lo han conseguido fácilmente.

Si hay algo que me fastidia de los “comerciales” (no de todos, aunque es una característica bastante generalizada) es su absoluta falta de objetividad al “vender” un proyecto, al hablar de un producto: todo son ventajas, todo va a ir como la seda, solo hay “pros”, no “contras”. Nada más lejos de la realidad, concretamente en la puesta en marcha de proyectos de gestión documental en los que las ventajas son muchas, pero también los problemas que aparecen en cualquier instalación (con honrosas excepciones). (más…)

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Escáneres de libros.

Posted in didácticos, tagged , , on 20 marzo 2010| 2 Comments »

Dentro de la variedad de escáneres adaptados a las diferentes necesidades de digitalización, los diseñados para digitalizar libros constituyen un grupo muy especializado. Hay solo un puñado de fabricantes en todo el mundo y los más importantes estaban en el CeBIT, en un mismo pabellón, lo que es sin duda una ocasión perfecta para conocer el “estado del arte” de esta tecnología. De hecho, pasó por nuestro stand un viejo conocido de una empresa granadina que se dedica exclusivamente a digitalizar documentos y que va a la feria todos los años para conocer los nuevos modelos.

Todos hemos pasado alguna vez por el laborioso proceso de fotocopiar algunas páginas de un libro, proceso especialmente farragoso si se trata de un ejemplar voluminoso. (más…)

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Archivo histórico vs archivo «vivo».

Posted in casos reales, tagged , , , on 10 febrero 2010| 9 Comments »

Archivo históricoAyer estuve en el despacho de un procurador en Madrid y se planteó de una forma muy clara la distinción entre estos dos «tipos de archivo» así que aprovecho la experiencia para tratar este asunto que tenía pendiente hace tiempo y que da lugar a muchas confusiones. Como el ejemplo es el recurso del torpe y este tema tiene algunas sutilezas difíciles de explicar, voy a contarlo tal y como ocurrió ayer. El lector puede cambiar «despacho» por oficina o administración, «procurador» por abogado, gestor, funcionario del ayuntamiento… y «expediente» por asunto, legajo o documentos… pero por claridad y economía del lenguaje me ceñiré al despacho del procurador en el que me encontraba hace solo unas horas.

Nada más empezar a hablar de gestión documental quedó claro que este procurador sabía de qué estábamos hablando: tenía un ScanSnap encima de la mesa (un modelo anterior pero similar al que recomendaba hace unos días), pocos papeles a la vista y, sobre todo, ningún montón de medio metro de altura. De hecho, tiene el mejor programa de gestión documental posible: integrado como una funcionalidad más en su programa de gestión de expedientes. (más…)

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¿Necesito un programa de gestión documental?

Posted in didácticos, tagged , , , , on 24 enero 2010| 1 Comment »

Sin duda el tipo de la izquierda necesita desembarazarse de esas montañas de papeles, aunque solo sea para no morir sepultado por ellas. Si tu situación es similar (conozco a abogados que coleccionan montañas como éstas, por no hablar de juzgados y ayuntamientos), es hora de tomar medidas.

Siempre que participo en unas jornadas o talleres sobre gestión documental divido mi habitual presentación preliminar sobre conceptos básicos de la gestióndocumental en dos partes: una es convertir los documentos en papel en documentos electrónicos (digitalizarlos usando un escáner). La segunda parte es la gestion de todos esos documentos que ya son ficheros, archivos, grabados en un disco duro en un ordenador.

Aquí surge, sobre todo cuando el público es de microPymes (despachos de abogados, asesores fiscales, departamentos de administración de pequeñas empresas…), la gran pregunta: ¿para qué necesito un programa de gestión documental si puedo organizar estos ficheros utilizando las propias herramientas del sistema operativo? (más…)

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¡Muerte al folio!

Posted in casos reales, citas..., tagged , on 15 enero 2010| Leave a Comment »

Hoy tengo fácil escribir sobre gestión documental porque otro lo ha hecho por  mí. En el periódico Ideal de Granada hay un artículo muy interesante que podría firmar como propio. Estoy de acuerdo con casi todo lo que se dice en él, así que te invito a leerlo y, de paso, a que compruebes que no solo yo estoy convencido que el papel debe desaparecer de gran parte de los procedimientos burocráticos de empresas y Administraciones (por no hablar de los juzgados, que lo suyo y los papeles es de juzgado de guardia).

En el artículo se dicen cosas tan interesantes como que Amazon ha vendido más libros electrónicos que en papel estas Navidades, recuerda que el BOE no se imprime desde hace un año (¡solo un año, recuerdo las montañas de BOEs y me parece que era en la prehistoria), o que Microsoft ha reducido en un tercio los gastos de manejo de papel en sus oficinas en España, en solo 2 años. ¡Un ahorro del 33%! Estamos en crisis. La gestión documental AHORRA, no es un gasto frívolo para mejorar la imagen de la empresa.

Y una aportación propia: el lunes estuve en la gerencia de Urbanismo del Ayuntamiento de Granada y me hicieron algunos comentarios interesantes: uno, que toda, toda, la documentación del Plan E de 2009 la gestionan con ArchivaTech (nuestra gestión documental, por si no lo sabías :), que los gastos de toner, impresoras, papeles… son insoportables, ¡y que quieren más escáneres!

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OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)

Posted in didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , on 11 diciembre 2009| 4 Comments »

Los programas de reconocimiento óptico de caracteres, abreviados habitualmente por OCR (por Optical character recognition) son un clásico del software genérico pero no todo el mundo los conoce ni los aprovecha como merecen.

Convertir un documento en papel en un fichero Word o una hoja Excel, editable, es decir, que nos permite corregir el texto y copiar frases o párrafos, es muy útil en muchos casos. En la práctica no se utilizan con la frecuencia que cabría esperar, en parte por desconocimiento, por el hecho de tener que pagar una cantidad extra por un programa más o menos exótico (para un usuario de a pie) y en buena parte porque somos poco tolerantes a los errores de las máquinas: si el resultado no es prácticamente perfecto, se desprecia la herramienta (esto mismo ocurre con los traductores automáticos, pero esa es otra historia y otro blog).

Pero, centrándonos en la gestión documental, el uso de los OCR sí que tiene un sitio muy claro en el que aprovechar sus ventajas: en el «indexado» de los documentos (más…)

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Destrucción certificada de documentos

Posted in casos reales, didácticos, tagged , , , on 12 noviembre 2009| 5 Comments »

destruccion de documentosEn mi entrada sobre las 5 patas de un proyecto de gestión documental anunciaba que ampliaría la información de cada una de ellas, y voy a empezar hoy por la última (quizás porque es la mas corta, y la menos conocida).

Uno de los objetivos de la implantación de un programa de gestión documental es liberar espacio valioso, en la oficina, ocupado por el archivo de los documentos en papel. Aunque creo haber comentado en alguna ocasión que en España aún no ha llegado el momento de «la oficina sin papeles» sí que defiendo que un escáner y un buen software de gestión documental te permiten adelgazar el archivo de una forma inmediata. Y la pregunta que surge sobre la marcha es: ¿qué hago con los documentos que voy escaneando y puedo destruir?

(más…)

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