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Posts Tagged ‘digitalización’

El próximo jueves 18 de abril participo en un congreso de gestión documental en Bogotá. Hablaré de tres temas muy interesantes que ya he comentado ampliamente en este blog.

“Hacia un mundo digital: ¿Podemos destruir nuestros documentos en papel?”

Sin duda una pregunta “de moda” que, desafortunadamente, todavía no se puede contestar de forma afirmativa con rotundidad. Hace solo unas semanas comentaba la situación actual, en España, muy similar a la de Bogotá, por ejemplo. La conclusión es que los legisladores van, como siempre, muy por detrás de la “sociedad”, de la empresa privada. Por no hablar de los jueces, al menos los españoles, que viven rodeados de papeles y ajenos a las necesidades de un mundo “del siglo XXI”.

“Proyecto integral de digitalización”

Otro tema recurrente en este blog y en mis videos en mi canal de YouTube. La digitalización de los documentos es solo una parte de las tareas asociadas a un proyecto integral de sustitución de los “papeles” por documentos en formato electrónico. Antes de afrontar un proyecto en la empresa conviene ser consciente de que hay que contemplar otros aspectos que el mero “fotocopiado” de los documentos en papel.

“Programas de gestión documental”: Clasificación, Arquitectura, Características.”

Temas ya “clásicos” en este blog. De arquitectura de sistemas he hablado ampliamente en las últimas semanas porque es un tema interesante y bastante desconocido. No me repetiré porque solo tienes que echarle a un vistazo a esos posts. Sí adelante que tengo previsto un video con el contenido de esta presentación de Bogotá. (más…)

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Con frecuencia me consultan, a través de este mismo blog o en mi página Web, www.archivatech.es, sobre los pasos a dar para poner en marcha una “empresa de gestión documental”. Aunque es un asunto que he tratado “lateralmente” en varios post anteriores, voy a escribir uno específico para contestar a todos estos lectores interesados (y para ahorrarme algunas docenas de correos electrónicos de contestación).

Lo primero, sin duda: léete este blog. De arriba a abajo. No es imposible: un visitante del pasado SIMO me dijo que lo había hecho. Y no es broma. En estos 160 posts, escritos en los tres últimos años, hay mucha, mucha información interesante para alguien que quiere comenzar un proyecto relacionado con la gestión documental.

Lo segundo, si no lo has hecho hace un momento: léete el post “Las 5 patas de un proyecto de gestió documental” y visiona el video con detenimiento. Es un primer paso imprescindible: saber a qué “parte” de la gestión documental te quieres dedicar. Porque ese es el …

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Destrucción de documentos¿Podemos digitalizar y destruir nuestros archivos documentales en papel?

Cuando hablamos del “fin del papel” (lo he hecho en varias ocasiones en este mismo blog) hay que distinguir claramente el futuro del pasado. Es fácil imaginar un futuro, casi un presente, en el que no generamos NUEVOS documentos en papel. Un correo electrónico, un PDF adjunto, una factura que te envían, una foto que guardas en el iPad, pero no imprimes.

Incluso para documentos con valor “jurídico”, como contratos entre empresas, la utilización de la firma digital nos permite evitar la impresión del documento y su firma manuscrita por cada una de las partes. En teoría, porque en la práctica la mayor parte de las personas que conozco prefieren la copia “física” en papel, firmada con un bolígrafo y, a ser posible, con un sello de cada empresa. Por no hablar de documentos “formales”, como escrituras y mandamientos judiciales, todavía lejos del formato digital.

Pero el camino está marcado y, lentamente, se va recorriendo. Es posible imaginar un mundo digital… en cuanto a los nuevos documentos se refiere.

Otra cosa es el archivo “histórico” en papel. Aquí queda mucho camino por andar.

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Un caso de éxitoEn mis visitas a posibles clientes, con frecuencia me cuentan cómo han fracasado al intentar instalar un sistema de gestión documental. Es más corriente de lo que parece, probablemente porque poner en marcha un proyecto es más complicado de lo que parece.
No es fácil cambiar los hábitos de trabajo de todos los implicados, en una empresa o en una Administración Pública.
No se trata solamente de  instalar un programa y explicar cómo funciona. Es mucho más.

Por eso, cuando llamé hace unos días a un cliente al que instalamos nuestro software hace un año y me comentó lo contento que estaba y cómo se había librado de sus 10.000 expedientes, disfruté con sus comentarios, compartí su satisfacción y terminé la conversación con una agradable sensación del “deber cumplido”. Cuando el éxito cuesta, el premio sienta mejor.

Porque este “caso” tenía algunos problemas añadidos (en realidad siempre los hay) que hacían más fácil el fracaso, que casi lo justificaban.
Y ahora que la historia ha terminado bien, creo que es interesante repasar los aspectos más interesantes porque hay muchas enseñanzas que sacar que se pueden utilizar en situaciones similares.

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Archivadores con las facturasAprovechando la relativa calma del mes de agosto, además de pintar la oficina hemos decidido librarnos de unas cuantas docenas de archivadores, sobre todo las copias en papel de las facturas emitidas de los últimos 10 años.

Como me paso el día convenciendo a clientes y amigos de las ventajas de la gestión documental (electrónica), he decidido digitalizar personalmente algunos años, además de algún otro expediente antiguo al que ya le tenía ganas. Ha sido bastante pesado, aburrido, y me ha costado algo más de tiempo del que esperaba, pero ha sido una experiencia muy interesante para comprobar si merece la pena digitalizar el archivo, que ya te adelanto que sí, que lo merece, aunque no es ni mucho menos un problema trivial.

Desde hace unos tres años (también empecé en agosto) utilizo nuestro programa de gestión documental y mi escáner ScanSnap S1500 para digitalizar y archivar todos los documentos que utilizo en la empresa. Me va bastante bien. Muchos de los que me visitan se sorprenden de que no tengo apenas un papel encima de la mesa. Me costó un poco al principio y de vez en cuando se me acumulan algunos, tras un viaje o unos días con más trabajo del habitual. Pero estoy al día. Lo que yo llamo el “archivo vivo” lo tengo controlado. Y lo disfruto cada día. Encuentro los documentos fácilmente. Mando una copia por e-mail. Imprimo un recibo que me pide un cliente… No me lleva más de unos minutos diarios “mantener” al día mis papeles.

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Digitalizar un archivoHay muchos motivos para montar un sistema de gestión documental. El más evidente (quizás por el nombre) es la mejora en la productividad, en la “gestión” de la documentación: búsquedas rápidas, distribución entre los usuarios, clasificación “inteligente”… Pero últimamente, quizás por la crisis que todo lo contamina, los nuevos clientes que visito suelen estar especialmente interesados en la digitalización de sus archivos en papel. Trasteros, armarios, almacenes, estanterías… llenas de miles y miles de papeles. A veces lejos y otras en la propia oficina, estorbando, ocupando un espacio valioso (literalmente). Archivos que molestan pero que necesitamos consultar con frecuencia.

Ganar ESPACIO, ese bien escaso, ese lujo del que pocas veces disfrutamos en las oficinas, en las empresas, en las Administraciones Públicas. Este resulta ser el motivo principal por el que muchos quieren dar el paso al documento electrónico, por el que están dispuestos a pagar un precio. Pero, ¿cúal es ese precio?

Con frecuencia me encuentro con nuevas instalaciones que se ven frenadas por el coste de digitalización del archivo, un valor muy alto, mientras que el precio de nuestro software resulta casi despreciable en comparación. Y es lógico. Mientras que un programa de ordenador se monta en pocas horas digitalizar un archivo que ocupa varias habitaciones puede llevar meses de trabajo manual a un equipo de varias personas. (más…)

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La duda se reduce a “cómo hacerlo”.

gestión documental yaEn las últimas semanas he visitado no menos de 10 posibles clientes, gracias a las gestiones de nuestro distribuidor en Sevilla. Han sido empresas de todo tipo, desde bufetes de 2 abogados en el centro de la ciudad a fábricas de mayonesa en las afueras. Ayuntamientos, asesorías, fundaciones… de todo. Y todos ellos tienen un punto en común: quieren librarse de los papeles.

Ya no hay que “convencer” a nadie de las bondades de la digitalización de los archivos: todos la desean. Del ahorro de tiempo en las búsquedas, de la liberación de espacio que se puede conseguir (uno de los bufetes que hemos visitado tiene un piso entero lleno de papeles, además de una habitación completamente llena en su despacho actual).

Hemos, afortunadamente, llegado a una nueva etapa en la que la pregunta no es si debo instalar un sistema de gestión documental sino cómo debo hacerlo, cual es la mejor forma posible.

Y aquí también se repiten los comportamientos. Y los errores.

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Valor añadido en un proyecto de gestión documentalNo hay duda de que la gestión documental está de moda. Y, a diferencia del “cloud computing”, no es un invento de los comerciales de las empresas interesadas. Está de moda porque es útil. Porque ahorra espacio, tiempo, a veces de una forma drástica. Porque todos queremos ahorrar papel, despejar las mesas y armarios… Porque es barata, asequible para las PYMES y Administraciones. Porque, en definitiva, da más de lo que cuesta (lo que no se puede decir de muchas otras “soluciones” tecnológicas).

En los últimos meses son muchas las empresas que contactan conmigo porque están pensando ofrecer a sus clientes un servicio de digitalización de documentos en papel y les surgen muchas dudas técnicas y “operativas”. El martes pasado tuve una de esas reuniones, y lo que comenté hace unos días en Sevilla lo voy a poner ahora por escrito, por si estás en esa situación.

Digitalizar el archivo de una empresa o Administración no es sólo cuestión de hacer muchas fotocopias. (más…)

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Hoy (5 de enero) es la noche más esperada por todos los niños. Una noche mágica en la que los Reyes Magos de Oriente llevan a cada niño los juguetes que ha pedido en su carta. O carbón, si el niño ha sido realmente muy malo. Y todos nos hemos preguntado cómo hacían los Reyes para gestionar millones de cartas y millones de juguetes y para llevar a cada niño justamente lo que había pedido.

¡Es cosa de magia! contestan siempre los padres.

En realidad, la explicación es más sencilla: usan unos cuantos miles de escáneres y un buen programa de gestión documental.

Espero que os guste el video y aprovecho para desearos a todos un Feliz Año Nuevo (a ser posible, sin papeles).

Y que cunda el ejemplo: si los Reyes han podido guardar los datos de millones de niños, seguro que en tu empresa u oficina podéis conseguirlo también.

(Nota: el día 14 cambié el video por una nueva versión con música de fondo)

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Algunas claves sobre el proceso y los costes

En las últimas semanas varios clientes, ciertos o posibles, me han planteado su “proyecto” de instalar un programa de gestión documental y digitalizar sus archivos “históricos” en papel (que no es lo mismo que los archivos “vivos”, de documentos recientes, como ya comenté en una entrada anterior).

Vamos, que tienen archivadores grandes como neveras llenos de papeles, cuando no habitaciones enteras. Y quieren liberar el espacio y, por supuesto, poder acceder fácilmente a los documentos una vez escaneados los papeles. Evidentemente no les basta con “fotocopiarlos” y guardarlos en un disco duro, o en varios DVDs. Necesitan hacer lo que los expertos en documentación llaman “indexar” los documentos, que no hay que confundir con la indexación de los campos de una base de datos.

Indexar” un documento es el proceso de añadir información estructurada a las imágenes que se obtienen con un escáner (u otro dispositivo). Puede ser algo tan sencillo como un título más o menos descriptivo, “Factura 23 del año 2010”, o puede ser un proceso bastante largo si añadimos más información. Por ejemplo, Nombre del autor, fecha, etiquetas que describan el contenido,… Es fácil darse cuenta que en el proceso de digitalización de un archivo el tiempo empleado en “indexar” cada documento (formado frecuentemente por varios papeles, no necesariamente de igual tamaño) y en clasificarlo (colocarlo en la carpeta o apartado previsto en la base de datos documental) es normalmente mucho mayor que el tiempo que necesita el escáner para digitalizar los papeles que forman el documento.

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