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El secreto de los Reyes Magos

5 enero 2011 por Fernando Moreno-Torres Camy

Hoy (5 de enero) es la noche más esperada por todos los niños. Una noche mágica en la que los Reyes Magos de Oriente llevan a cada niño los juguetes que ha pedido en su carta. O carbón, si el niño ha sido realmente muy malo. Y todos nos hemos preguntado cómo hacían los Reyes para gestionar millones de cartas y millones de juguetes y para llevar a cada niño justamente lo que había pedido.

¡Es cosa de magia! contestan siempre los padres.

En realidad, la explicación es más sencilla: usan unos cuantos miles de escáneres y un buen programa de gestión documental.

Espero que os guste el video y aprovecho para desearos a todos un Feliz Año Nuevo (a ser posible, sin papeles).

Y que cunda el ejemplo: si los Reyes han podido guardar los datos de millones de niños, seguro que en tu empresa u oficina podéis conseguirlo también.

(Nota: el día 14 cambié el video por una nueva versión con música de fondo)

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Los números (de este blog) de 2010

3 enero 2011 por Fernando Moreno-Torres Camy

Comparto con vosotros el resumen anual que me envían desde WordPress. Creo que es interesante, sobre todo saber cuáles son los post más leídos.

Los duendes de estadísticas de WordPress.com han analizado el desempeño de este blog en 2010 y te presentan un resumen de alto nivel de la salud de tu blog:

Healthy blog!

El Blog-Health-o-Meter™ indica: Wow.

Números crujientes

Imagen destacada

Alrededor de 3 millones de personas visitan el Taj Mahal cada año. Este blog fue visto cerca de 44,000 veces en 2010. Si el blog fuera el Taj Mahal, se necesitarían alrededor de 5 días para visitarlo.

En 2010, publicaste 59 entradas nueva, haciendo crecer el arquivo para 107 entradas. Subiste 99 imágenes, ocupando un total de 9mb. Eso son alrededor de 2 imágenes por semana.

The busiest day of the year was 3 de diciembre with 518 views. The most popular post that day was Instalación de un disco SSD en un portátil.

¿De dónde vienen?

Los sitios de referencia más populares en 2010 fueran archivistica.blogspot.com, search.conduit.com, twitter.com, google.es y archivatech.es.

Algunos visitantes buscan tu blog, sobre todo por gestion documental, historia de la gestion documental, cuello de botella, legislacion documental y proyecto de gestion documental.

Lugares de interés en 2010

Estas son las entradas y páginas con más visitas en 2010.

1

Instalación de un disco SSD en un portátil diciembre, 2010
4 comentários

2

Bases de datos: ¿Oracle, SQL Server, MySql…? enero, 2010
14 comentários

3

Cliente-servidor Vs Aplicaciones Web enero, 2010
10 comentários

4

Preguntas frecuentes marzo, 2009
30 comentários

5

Firma electrónica (4): Certificado de la FNMT febrero, 2010
5 comentários

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¡Feliz Navidad!

25 diciembre 2010 por Fernando Moreno-Torres Camy

MTC Soft te desea Feliz Navidad

No me parece que leer artículos sobre gestión documental sea una actividad apropiada para esta época del año así que me limitaré a desear a todos mis lectores unas Felices Fiestas que espero que paséis rodeados de familiares y amigos.

Y para el año que viene, desear que sea un año de cambios y que «definitivamente» veamos la generalización de la «oficina sin papeles» y los bosques se salven del «ansia de imprimirlo todo» de empresas y Administraciones (y, de paso, vendamos muchos programas de gestión documental 😉 )

Porque todo cambia, y cada vez más deprisa. ¡Hasta la Navidad ha cambiado! Ahora es la «Navidad 2.0» (si aun no has visto este video, no pierdas la ocasión de verlo ahora mismo).

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Gestión documental: señales de alarma

20 diciembre 2010 por Fernando Moreno-Torres Camy

fracaso en gestión documentalAlgunos errores comunes al implantar software de gestión documental

A nadie le gusta que las instalaciones fracasen. Desde luego al cliente, ya sea un despacho de abogados, una gestoría, un ayuntamiento… que después de gastarse unos miles de euros, perder bastantes horas, o días, aprendiendo cómo funciona el nuevo «invento», y varias visitas, siempre molestas, de la empresa instaladora se encuentran al cabo de unas semanas con un programa que no usa nadie y que nadie quiere usar.

Pero tampoco le gusta a las empresas que venden los programas. Quizás a algún vendedor «puro y duro», de los que aparecen continuamente por la puerta hasta conseguir la venta pero nunca más, una vez han cobrado su comisión. Son los menos. La empresa que desarrolla, vende, instala y da soporte a una aplicación no quiere que fracasen las instalaciones. Dan mucho trabajo, crean muy mala imagen, no siempre resultan rentables. Y no te apetece encontrarte al cliente por la calle. Si, además, el modelo de cobro es el pago por uso o similar, el desastre es completo.

Pero, a pesar de que a nadie le gusta, muchas instalaciones de programas de gestión documental fracasan estrepitosamente. Conozco bastantes, incluso alguna propia.

Y la pregunta es ¿se puede evitar? ¿podemos saber, tanto clientes como proveedores, que una instalación NO va a salir bien, a priori?

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Elegir el disco SSD más adecuado

11 diciembre 2010 por Fernando Moreno-Torres Camy

Disco duro SSD 120GB
La semana pasada escribí un artículo sobre la instalación de un disco SSD en un portátil y dejé pendiente la primera tarea a realizar: la elección del disco que voy a instalar. Lo hice a propósito para no alargar demasiado el artículo y porque no forma parte del proceso «de bricolaje» en sí. Sin embargo, es el punto más importante porque la diferencia de precio y características técnicas entre diferentes fabricantes, incluso entre diferentes modelos de un mismo fabricante, es enorme, superior al 100% en muchos casos.

En informática, sobre todo en el hardware, estamos ya acostumbrados a que los cambios se suceden a toda velocidad. La vida media de un modelo de portátil es de unos 3 meses, las tarjetas gráficas se renuevan cada pocos meses… y los precios cambian continuamente, sobre todo en productos que incorporan novedades tecnológicas.

Además, esta «revolución permanente» no es regular: va a saltos. Seguir leyendo »

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Instalación de un disco SSD en un portátil

2 diciembre 2010 por Fernando Moreno-Torres Camy

Multiplica por 4 ó 5 la velocidad de tu portátil por 90€

multiplica la velocidad de tu portátilHace unos meses escribí una entrada sobre cómo aumentar drásticamente la velocidad de tu ordenador, de sobremesa o portátil, cambiando el disco duro ”clásico”, mecánico, por uno de los nuevos “discos de estado sólido” que podemos encontrar en el mercado a precios muy atractivos (90€ para 64GB).

Algunos comentarios sobre esa entrada me animan a hacer una descripción detallada de cómo hacerlo en un portátil, que es el caso en el que se aprovechan más las ventajas de un disco SSD por varios motivos:

Porque los discos habituales de los portátiles (al menos de la mayoría) giran a 5.400 rpm (revoluciones por minuto) frente a las habituales 7.200 rpm de los sobremesa, ó 10.000 de los servidores. Porque el ahorro de energía es muy atractivo en un portátil. Y la ausencia de ruido, calor y tolerancia a golpes.

En definitiva, el portátil es el objetivo claro de los nuevos discos SSD, como bien saben Apple, Toshiba y otros fabricantes que ya lo ofrecen en sus modelos más ligeros… y caros.

Todo esto no es nuevo. La diferencia es que ahora puedes comprar un discos SSD de 64GB por 90€, o de 120GB por 160€, un precio muy razonable por multiplicar por 4 ó 5 la velocidad e incrementar un 25% la duración de la batería. En mi caso, el ahorro es mucho mayor porque ha “vuelto a la vida” un portátil que con 3 años ya era realmente lento para mis necesidades actuales.

Vamos, por fin, al proceso detallado de instalación. Seguir leyendo »

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Menos es más

23 noviembre 2010 por Fernando Moreno-Torres Camy

El arte de hacer las cosas sencillas.

La importancia de las cosas sencillasAunque no soy aficionado a la arquitectura hace unos días leía en una revista un reportaje muy interesante sobre John Pawson, uno de los mejores arquitectos del mundo y que se caracteriza por el carácter minimalista de muchas de sus obras. Parece (dice la Wikipedia) que el origen de la frase es un poema de 1855, pero se hizo popular cuando la «adoptó» el arquitecto Ludwig Mies van der Rohe para expresar el concepto del «diseño minimalista» que tanto se ha extendido desde entonces.

Viendo alguna de sus obras no podía dejar de pensar en que me gustan los programas «minimalistas».  Esas paredes tan límpias, las líneas rectas, los espacios despejados… recordaba mi idea de hacer los programas sencillos, con pocas opciones (las básicas). Fáciles de usar y de aprender.

En realidad es muy complicado hacer un programa sencillo.

La idea es incluir solo las funciones más importantes. Pocos iconos (y grandes). Un menú con pocas opciones (las que utilizan la mayoria de los usuarios). Se sacrifica el «tamaño» del programa, el número de opciones, en favor de la facilidad de uso. Esto no es tan fácil. En palabras de John Pawson «La gente no sabe lo complejo que es hacer las cosas sencillas» (creo que ya he dicho lo que me ha gustado el reportaje).

Muchos programas empiezan «bien»: limitados y sencillos. Pero los usuarios, incluso antes de ser usuarios, empiezan a echar en falta «cosas» enseguida. ¿Me puedes añadir un campo con la fecha tal? ¿Podría buscar también por contenido? ¿Puedo cambiar el orden de los documentos con un botón?… La lista crece proporcionalmente al número de usuarios, sobre todo si pertenecen a sectores distintos (como ocurre con los programas de gestión documental, que son «generalistas» por definición). Seguir leyendo »

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La curva de aprendizaje

9 noviembre 2010 por Fernando Moreno-Torres Camy

Algunos aspectos a tener en cuenta al comprar un programa (sea de gestión documental o no)

A la hora de escoger un programa informático, que supondré que es de gestión documental ya que estoy escribiendo en este blog y no en otro, no me canso de repetir que lo importante no son las «carácterísticas técnicas», la «lista de funcionalidades». Lo importante es «la experiencia del usuario». En otras palabras, que hay que probarlo, de verdad, ver cómo funciona, cuánto tiempo me cuesta introducir nuevos documentos. También cuánto tiempo necesito para manejarlo con soltura (sobre todo si en la empresa lo van a usar docenas de personas). 

Esto, que puede parecer una obviedad, no lo hacen muchas personas cuando evalúan software (o el próximo coche que van a comprar). Sobre todo si son técnicos (informáticos). ¡Son los peores! Te preguntan si está basado en Oracle o SQL, si cumple los estándares de archivo de la no sé qué agencia de normalización, si consume mucha memoria… y luego se «olvidan» de probarlo, de ver si es cómodo de usar, ágil, intuitivo… ¡se olvidan de lo realmente importante!

Lo que te debe llevar a elegir un programa en vez de otro (o un BMW deportivo en vez de un KIA familiar), es tu «experiencia de usuario». Y eso es algo que no se puede poner en una lista de características técnicas. Por supuesto que hay unos requisitos mínimos que todo programa (y coche) debe cumplir, pero a estas alturas eso se debe dar por supuesto. O comprobarlo rápidamente. Pero no es el criterio para elegir al mejor programa. Hay que probarlo y evaluar otras cosas.

Y una de esas «cosas» más o menos intangibles es «la curva de aprendizaje» (por fin llegué al título), un dato que no vas a encontrar impreso en el folleto del producto pero que puedes estimar fácilmente con unos minutos de prueba. Seguir leyendo »

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Digitalización de documentos en papel

1 noviembre 2010 por Fernando Moreno-Torres Camy

Algunas claves sobre el proceso y los costes

En las últimas semanas varios clientes, ciertos o posibles, me han planteado su «proyecto» de instalar un programa de gestión documental y digitalizar sus archivos «históricos» en papel (que no es lo mismo que los archivos «vivos», de documentos recientes, como ya comenté en una entrada anterior).

Vamos, que tienen archivadores grandes como neveras llenos de papeles, cuando no habitaciones enteras. Y quieren liberar el espacio y, por supuesto, poder acceder fácilmente a los documentos una vez escaneados los papeles. Evidentemente no les basta con «fotocopiarlos» y guardarlos en un disco duro, o en varios DVDs. Necesitan hacer lo que los expertos en documentación llaman «indexar» los documentos, que no hay que confundir con la indexación de los campos de una base de datos.

«Indexar» un documento es el proceso de añadir información estructurada a las imágenes que se obtienen con un escáner (u otro dispositivo). Puede ser algo tan sencillo como un título más o menos descriptivo, «Factura 23 del año 2010», o puede ser un proceso bastante largo si añadimos más información. Por ejemplo, Nombre del autor, fecha, etiquetas que describan el contenido,… Es fácil darse cuenta que en el proceso de digitalización de un archivo el tiempo empleado en «indexar» cada documento (formado frecuentemente por varios papeles, no necesariamente de igual tamaño) y en clasificarlo (colocarlo en la carpeta o apartado previsto en la base de datos documental) es normalmente mucho mayor que el tiempo que necesita el escáner para digitalizar los papeles que forman el documento.

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Software libre o software propietario: cual elegir

25 octubre 2010 por Fernando Moreno-Torres Camy

Hace unas semanas escribí sobre el software libre, concretamente sobre los falsos argumentos de algunos «vendedores» que convierten el coste de la licencia (en este caso el hecho de ser gratuita) en una ventaja decisiva de estos programas frente a los «comerciales», sin tener en cuenta otras consideraciones mucho más importantes como pueden ser la facilidad de uso, la robustez y escalabilidad de la aplicación, el soporte «posventa», etc…
Creo que no te sorprenderá saber que ese es el post con más comentarios de todo mi blog. Está claro que los «forofos» del software libre son usuarios habituales de Internet y los blogs. Si hubiera criticado el proceso de fabricación de los botijos de arcilla en los pueblos granadinos, seguramente nadie habría cuestionado mis palabras, porque pocos expertos en botijos las habrían leído. Pero criticar al software libre en «la Red» tiene premio seguro, en forma de contestaciones, bastante educadas, pero discrepantes con mis argumentos.
Pero lo más sorprendente es que la mayoría de los comentarios yerran el tiro. No por lo que dicen, sino porque no se centran en mi crítica. No sé si se debe a que lo leen demasiado rápido o a que yo no me he explicado bien. O quizás es que están tan acostumbrados a determinados argumentos usados habitualmente para criticar al software libre que no entendieron los mios, que iban en otra dirección.
El caso es que he decidido que todos estos comentarios se merecen una respuesta y voy, ahora sí, a dejar clara cual es mi opinión sobre el software libre, o gratuito, o propietario, o de código abierto… o como quieras llamarlo. Seguir leyendo »

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