Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

El arte de hacer las cosas sencillas.

Aunque no soy aficionado a la arquitectura hace unos días leía en una revista un reportaje muy interesante sobre John Pawson, uno de los mejores arquitectos del mundo y que se caracteriza por el carácter minimalista de muchas de sus obras. Parece (dice la Wikipedia) que el origen de la frase es un poema de 1855, pero se hizo popular cuando la «adoptó» el arquitecto Ludwig Mies van der Rohe para expresar el concepto del «diseño minimalista» que tanto se ha extendido desde entonces.

Viendo alguna de sus obras no podía dejar de pensar en que me gustan los programas «minimalistas».  Esas paredes tan límpias, las líneas rectas, los espacios despejados… recordaba mi idea de hacer los programas sencillos, con pocas opciones (las básicas). Fáciles de usar y de aprender.

En realidad es muy complicado hacer un programa sencillo.

La idea es incluir solo las funciones más importantes. Pocos iconos (y grandes). Un menú con pocas opciones (las que utilizan la mayoria de los usuarios). Se sacrifica el «tamaño» del programa, el número de opciones, en favor de la facilidad de uso. Esto no es tan fácil. En palabras de John Pawson «La gente no sabe lo complejo que es hacer las cosas sencillas» (creo que ya he dicho lo que me ha gustado el reportaje).

Muchos programas empiezan «bien»: limitados y sencillos. Pero los usuarios, incluso antes de ser usuarios, empiezan a echar en falta «cosas» enseguida. ¿Me puedes añadir un campo con la fecha tal? ¿Podría buscar también por contenido? ¿Puedo cambiar el orden de los documentos con un botón?… La lista crece proporcionalmente al número de usuarios, sobre todo si pertenecen a sectores distintos (como ocurre con los programas de gestión documental, que son «generalistas» por definición).

Una de las ideas que aprendí en la Universidad y aún recuerdo (ya no son muchas) es que casi siempre hay que elegir una solución de compromiso para los problemas. Hay que luchar con dos «fuerzas» que tiran en direcciones opuestas. En este caso tenemos en un lado a los usuarios y sus peticiones, legítimas, demandando más y más opciones. En el otro lado, opuesto, están los diseñadores del programa que quieren mantenerlo sencillo, limitado. Lo que gana uno es a costa del otro.

Cuando los programas se hacían en «modo carácter», es decir, sin gráficos, incorporar nuevas opciones siempre era un problema. Un menú de «texto» no te permite muchas alegrías. Empiezas numerando las opciones: 1.- Factura nueva, 2.- Cobrar una factura, 3.- Modificar… Al aumentar las opciones empezabas a utilizar letras: A.- Consultas, B.- Listados… pero te quedabas sin letras. Y sin espacio en la pantalla. Y empezaban los problemas: abreviaturas, combinaciones de letras (Control+P, Alt+K…), las teclas de función… El resultado final era una pantalla llena de información imposible de entender y un manual en papel para recoger todas las opciones.

Entonces llegó Windows (en realidad, llegó Apple con sus MacIntosh, pero Microsoft lo copió y popularizó y ahora parece que también lo inventaron ellos).

El caso es que llegaron los interfaces gráficos y los programadores tuvieron acceso a multitud de nuevas opciones para diseñar las pantallas de los programas y «colocar» las opciones de una forma ordenada y racional. Los interfaces gráficos permiten organizar las opciones con iconos más o menos descriptivos, elegir diferentes tamaños de letra, colores, agrupar opciones similares, utilizar menús para funciones de uso poco frecuente… Diseñar una pantalla de un programa se ha convertido en un arte. Y como tal, se puede hacer muy bien o fracasar.

Creo que el reto de los programadores hoy (no hace 20 años) es conseguir un interfaz intuitivo. Por supuesto que el programa debe hacer ciertas cosas imprescindibles. Pero eso hoy se da por supuesto. ¡Estaría bueno que un programa de contabilidad no funcionase bien, o una gestión documental no permitiese archivar y buscar miles de documentos! Eso, hoy, se da por supuesto. El auténtico reto del programador es conseguir un diseño, un interfaz de usuario, realmente atractivo; cómodo, fácil de usar y eficiente.

Y dentro de este «arte» de diseño de programas, la «corriente minimalista» me gusta mucho. Seguro que ya he comentado en alguna entrada anterior que me encantan los interfaces de los videojuegos. Tanto los de la Wii, con un enfoque un tanto «infantil» pero extremadamente sencillo, como el de la PS3, mucho más sofisticado pero igualmente muy eficaz. ¿Por qué un programa de contabilidad o gestión documental no puede tener un interfaz tan sencillo? En realidad creo que la mayor parte de la culpa es el precio. No es lo mismo diseñar un programa del que se van a vender 5 ó 10 millones de copias que hacerlo para vender unos cientos. Porque, no lo olvidemos, esos diseños tan bonitos y sencillos de los videojuegos son muy caros. Cuando se hace un programa de gestión se utilizan «componentes» estándar mucho más sobrios porque resulta mucho más barato que diseñar botones a medida, menús con gráficos personalizados o fondos con imágenes creadas expresamente.

Pero, y este pero va dirigido a los programadores, se pueden hacer muchas cosas sin necesidad de hacer un diseño propio. La sensación que tengo al ver muchos programas de gestión es que hay una cierta dejadez por parte de los creadores, cuando no una falta completa de interés, en ofrecer un interfaz mínimamente atractivo. Y es un gran defecto. El usuario que va a utilizar ese programa a diario merece un esfuerzo por parte de los diseñadores del programa. Claro que pedir a un ingeniero informático que «cree arte» quizás sea excesivo. Pero hay que intentarlo. O pedir ayuda.

Por eso, con cierta frecuencia, me siento con los programadores y les digo: «Céntrame ese texto», «añade una línea debajo de esa cantidad», «cambia el color de ese texto»… y con frecuencia les enseño alguna Web o folleto de un videojuego que me ha gustado. Y, desde hoy, les enseñaré la obra de John Pawson… para que tomen nota.