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Posts Tagged ‘gestion documental’

banner-documadrid4-2009El miércoles 21 se celebró en Madrid la 6ª edición de la jornada sobre gestión documental que lleva el descriptivo nombre de «Documadrid».

Alrededor de 150 personas nos reunimos en 2 salas, mezclándose los que ofrecían sus productos con los que venían a aprender algo más de la gestión documental o, directamente, a elegir el software a instalar en sus empresas o despachos.

Me inscribí en la jornada inicialmente con el perfil de «oyente» pero me dieron la oportunidad de presentar nuestra propia solución, ArchivaTech, por lo que acudí como público por la mañana y ponente (más bien vendedor) por la tarde. (más…)

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archivadoresLas ventajas de instalar un programa de gestión documental en una empresa o en un organismo público son muchas (y ya las he comentado en otras ocasiones) pero hay situaciones en las que una necesidad concreta justifica por sí sola la instalación.

Liberar unos cuantos metros cúbicos es uno de los más frecuentes.

Hace unos días visité a un posible cliente que me llevó directamente a la secretaría (es una Facultad con miles de alumnos) y me enseñó su archivo: varias docenas de armarios metálicos llenos de expedientes. ¡Y solo son los últimos años! (más…)

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Cuando una empresa o Administración afronta un proyecto de implantación de un sistema de gestión documental lo más habitual es que tenga muy claro que va a escanear «papeles» para, entre otras cosas, liberar espacio físico. Sin embargo, un proyecto «completo» es mucho más que escanear. De hecho, puede tener hasta cinco módulos o partes claramente diferenciadas, si bien es verdad que una instalación que requiera todos estos módulos suele ser de gran volumen de documentos y, sobre todo, con una exigencia muy alta en la seguridad. (más…)

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papeles

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. (más…)

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papeles

Los elementos necesarios

  • Servidor, en el que se instala la base de datos en la que se almacenan todos los documentos y sus datos asociados.
  • Puestos o clientes, que acceden al servidor y muestran la información de una forma clara.
  • Escáner, en uno o más puestos de trabajo, para “alimentar” al sistema con los documento.s en papel.

Sistema de copias de seguridad, en el servidor o en cualquier punto de la red local.

En programas más avanzados se incorpora un servidor Web para permitir el acceso a los datos a través de Internet. (más…)

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papelesVamos a comenzar estas breves notas sobre la gestión documental en cinco capítulos con unas consideraciones semánticas y técnicas.

¿Qué es la gestión documental?

Así resume la Wikipedia la gestión documental:

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”. (más…)

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No es frecuente que tenga la oportunidad de hablar de gestión documental con un grupo de 25 empresarios de pequeñas y medianas empresas. Pero el jueves pasado tuve esa oportunidad, y quiero contar aquí mis impresiones. (más…)

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¿Qué hacer con tantos papeles?

Hace tiempo que las oficinas de las empresas y organismos de nuestro país están prácticamente enterradas bajo un alud de papeles. El archivarlos se ha convertido en un problema. El encontrarlos después puede volverse una pesadilla.
No sólo eso. Todo este feo y engorroso proceso cuesta mucho dinero. ¿Qué hacer, pues, con el papel?

«Basta de palabreo. Quiero pasar directamente a la encuesta.»

Vale, de acuerdo, puedes pulsar aquí ahora mismo. (más…)

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¿Te suena?

¿Te suena?

Una confesión

Debo empezar esta presentación de mi nuevo blog con una confesión: Soy el director-gerente de una empresa de software que ha creado un producto de gestión documental. Así que, no soy precisamente una persona desinteresada en este dialogo.

Habiendo dicho eso, creo que todos los empresarios tenemos–o deberíamos tener–un interés vivo en la gestión documental. ¿Por qué? (más…)

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