Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

¿Qué hacer con tantos papeles?

Hace tiempo que las oficinas de las empresas y organismos de nuestro país están prácticamente enterradas bajo un alud de papeles. El archivarlos se ha convertido en un problema. El encontrarlos después puede volverse una pesadilla. No sólo eso. Todo este feo y engorroso proceso cuesta mucho dinero. ¿Qué hacer, pues, con el papel?

«Basta de palabreo. Quiero pasar directamente a la encuesta.»

Vale, de acuerdo, puedes pulsar aquí ahora mismo.Desde los años 70 del siglo pasado las grandes empresas del mundo han recurrido a soluciones tecnológicas eficientes y elegantes.  Básicamente, escaneaba todos los papeles que entraban en la empresa con escáneres rápidos y potentes, y guardaba los ficheros en un sistema seguro de almacenamiento. El sistema funcionaba bien, y lo siguen usando, pero siempre ha sido demasiado caro para las PYMEs.

Eso sí, han evolucionado muchos factores desde entonces, y las soluciones empresariales que parecían impensables para una pequeña empresa en aquel tiempo ya no parecen tan exóticas. Han bajado mucho los precios de la tecnología–ordenadores, escáneres y discos duros– y una demanda creciente está reduciendo los precios del software. Con todo, la gestión documental empieza a ponerse a tiro de las PYMEs y de todos los niveles de la administración pública.

Este nuevo blog pretende ser tanto una investigación conjunta del “estado del arte” de la gestión documental en España como un foro abierto para todos los responsables de la gestión de esa montaña de papel que se cierne sobre nuestras oficinas.

Si os parece, antes de lanzarnos a especulaciones y lamentaciones me gustaría empezar con una breve encuesta para determinar la situación actual de nuestro manejo de los papeles. He elaborado 12 preguntas, las respuestas a las cuales deberían de situarnos sobre el terreno de tal forma que podamos empezar a intercambiar impresiones con un mínimo conocimiento de causa.

Primero, si os parece, nos presentamos. Yo soy Fernando Moreno-Torres, director de MTC Soft, una empresa de software ubicada en Granada. Mi dirección de email es: direccion@mtcsoft.es. Agradezco que dediqueis menos de cinco minutos a rellenar vuestras respuestas a estas preguntas relacionadas con aspectos de la gestión documental en España. Prometo publicar los resultados de la encuesta en este blog, para información de todos.  Sigue este link a las preguntas. Se tarda sólo tres o cuatro minutos en contestarlas.