No es frecuente que tenga la oportunidad de hablar de gestión documental con un grupo de 25 empresarios de pequeñas y medianas empresas. Pero el jueves pasado tuve esa oportunidad, y quiero contar aquí mis impresiones.
Fue con motivo de uno de los seminarios de formación y empleo de Cámara Granada, la cámara de comercio de mi patria chica. Esta vez el tema era “La Necesidad de Proteger la Información”. Lo cierto es que un buen sistema de gestión documental protege la información de una empresa u organismo, aunque también hace otras muchas cosas.
Hubo seis presentaciones en la jornada del día 16 en Cámara Granada entre las 9.00 y las 13.45, desde los aspectos jurídicos de la seguridad informática hasta una discusión de los certificados digitales, todas con valiosas aportaciones al discurso.
A mí me tocó el último. Hablé de “La gestión documental como herramienta para proteger su información”. Conforme progresaba la presentación y yo podía tomar nota de las reacciones y preguntas de mi público de empresarios de PYMEs, me daba la sensación de que quizás la tercera parte de ellos estuviera al tanto de lo que era la gestión documental. El resto daba la sensación de que no sabía realmente qué esperar. Esta mezcla de iniciados y novatos me pareció ideal, puesto que los principios de la gestión documental – la custodia electrónica de los documentos en una empresa, su archivado, alojamiento y recuperación – no son nada complicados. A mí siempre me da satisfacción iniciar a la gente en esta materia que tiene tanto que ofrecer a las empresas, y pide tan poco a cambio.
Aunque yo soy ingeniero, no soy amigo de dirigirme a un grupo heterogéneo en la jerga de mis colegas. Prefiero un tono más llano y creo que mis oyentes me lo agradecen. De hecho, suelo arrancar mis comentarios sobre la gestión documental con una anécdota de Alicia en el País de las Maravillas.
Lo que más satisfacción me dio en la presentación de la semana pasada fueron las reacciones del público. Nunca había visto tantas cabezas asintiendo al unísono. Dije, “Las oficinas parecen condenadas a vivir bajo un alud de papeles”. Y las cabezas empezaban a asentirse, y así hasta el final. Yo suelo decir que ha llegado ya la hora de la gestión documental, pero nunca hasta ahora lo había sentido de forma tan clara y contundente.
El martes que viene, día 21 de abril, me toca presentar a esta misma gente un taller práctico de gestión documental. Espero que ellos lo estén anticipando con el mismo entusiasmo que yo. Se me antoja que sí.
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