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Posts Tagged ‘control de documentos’

Hoy (5 de enero) es la noche más esperada por todos los niños. Una noche mágica en la que los Reyes Magos de Oriente llevan a cada niño los juguetes que ha pedido en su carta. O carbón, si el niño ha sido realmente muy malo. Y todos nos hemos preguntado cómo hacían los Reyes para gestionar millones de cartas y millones de juguetes y para llevar a cada niño justamente lo que había pedido.

¡Es cosa de magia! contestan siempre los padres.

En realidad, la explicación es más sencilla: usan unos cuantos miles de escáneres y un buen programa de gestión documental.

Espero que os guste el video y aprovecho para desearos a todos un Feliz Año Nuevo (a ser posible, sin papeles).

Y que cunda el ejemplo: si los Reyes han podido guardar los datos de millones de niños, seguro que en tu empresa u oficina podéis conseguirlo también.

(Nota: el día 14 cambié el video por una nueva versión con música de fondo)

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fracaso en gestión documentalAlgunos errores comunes al implantar software de gestión documental

A nadie le gusta que las instalaciones fracasen. Desde luego al cliente, ya sea un despacho de abogados, una gestoría, un ayuntamiento… que después de gastarse unos miles de euros, perder bastantes horas, o días, aprendiendo cómo funciona el nuevo “invento”, y varias visitas, siempre molestas, de la empresa instaladora se encuentran al cabo de unas semanas con un programa que no usa nadie y que nadie quiere usar.

Pero tampoco le gusta a las empresas que venden los programas. Quizás a algún vendedor “puro y duro”, de los que aparecen continuamente por la puerta hasta conseguir la venta pero nunca más, una vez han cobrado su comisión. Son los menos. La empresa que desarrolla, vende, instala y da soporte a una aplicación no quiere que fracasen las instalaciones. Dan mucho trabajo, crean muy mala imagen, no siempre resultan rentables. Y no te apetece encontrarte al cliente por la calle. Si, además, el modelo de cobro es el pago por uso o similar, el desastre es completo.

Pero, a pesar de que a nadie le gusta, muchas instalaciones de programas de gestión documental fracasan estrepitosamente. Conozco bastantes, incluso alguna propia.

Y la pregunta es ¿se puede evitar? ¿podemos saber, tanto clientes como proveedores, que una instalación NO va a salir bien, a priori?

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Hace unos días comentaba los detalles de la instalación de nuestro software a un nuevo cliente, una gestoría sevillana, y sucedió algo que ya es habitual pero no deja de ser sorprendente: sus primeras dudas, las primeras preguntas que me hizo no tenían nada que ver con el programa, con el uso, con la forma de instalarlo. Ni siquiera eran preguntas relacionadas con la “informática” en general.
Su preocupación principal era: “¿Cómo vamos a organizar los documentos?” (más…)

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El mes de agosto es sin duda el más tranquilo del año y desde hace muchos años lo suelo aprovechar para preparar el nuevo “curso” (que empieza en septiembre). Y una de las tareas más duras es darle “un empujón” al trastero/archivo de la empresa. Ese despacho situado al final de la oficina que va acumulando papeles, carpetas, manuales, ordenadores e impresoras… y también alguna silla vieja y las cajas de los últimos equipos instalados. 

Hace un par de días le dediqué algunas horas y, mientras movía archivadores, tiraba viejos CDs de Oracle o decidía si tirar alguna impresora que no va bien, no podía dejar de pensar en las similitudes entre lo que estaba haciendo y la clasificación de documentos electrónicos que realizo con regularidad con mi programa de gestión documental. Las similitudes, y las diferencias. Voy a comentar alguna para ver si se puede aprender algo.

Pero empiezo por una pregunta previa, casi por una filosofía de trabajo (o de vida): ¿Es necesario ordenar? ¿Merece la pena “perder” tiempo clasificando, organizando mis documentos (o trastos)? (más…)

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La entrada con la segunda parte de mis reflexiones sobre este tema ha estado solo un par de días en la primera posición, desplazado por la nota sobre la imprevista visita a la radio. Como es un asunto que me parece especialmente importante, lo coloco de nuevo en primera posición, recordándote que tiene 2 entradas.

Este es el enlace a la primera parte y este otro es el enlace a la segunda parte.

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Tal y como prometí, un breve resumen del contenido de mi presentación de la gestión documental en el salón de actos de la Confederación Granadina de Empresarios y las preguntas más interesantes de los asistentes.

Siguiendo mi guión habitual, primero hablé unos minutos de “teoría”, en este caso utilizando el guión de “las 5 patas de un proyecto integral de gestión documental” que he utilizado en ocasiones anteriores. Puedes ver un video y una explicación del contenido en una entrada de este mismo blog de hace unas semanas. Una parte importante es saber los motivos de cada empresa para instalar este software (de esto hablé en la entrada anterior) y siempre pongo el ejemplo del archivo de los abogados o juzgados al que da miedo entrar por si se te cae encima, sin saber que la prensa local destacaba un accidente laboral en un juzgado granadino esa misma mañana (no es broma, llevaron al trabajador al hospital).

A continuación pasé a la parte “práctica”, empezando por un ejemplo de escáner de sobremesa. Como es habitual también, utilicé un ScanSnap S1500 que tiene una relación prestaciones-precio sorprendentes. Y, también como es habitual, los asistentes que no conocían este tipo de escáneres se sorprendieron agradablemente. (más…)

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Aún a riesgo de resultar un poco pesado, me ha parecido oportuno “rematar” las entradas sobre la gestión de las facturas en las empresas de hace unas semanas (si no las has leído ya ahora es un buen momento) con una última muy práctica en la que explicaré cómo hemos “resuelto” este “problema” en nuestra empresa.

Siguiendo la argumentación habitual de mis videos (espero que hayas visto, al menos, el de la semana pasada), empezaré por el final: qué problema queremos resolver, qué necesidad hay que satisfacer. (más…)

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Creo que ya he comentado en varias ocasiones que a mi experiencia como “vendedor” de nuestro programa de gestión documental y la de ponente en talleres y jornadas se suma mi faceta de usuario “corriente” del programa. Tanto hablar de las ventajas de la gestión documental acabaron convenciéndome a mí mismo, así que hace un par de años instalamos nuestro propio programa en la empresa para disfrutar de las “grandes ventajas” que aporta.

La verdad es que MTC Soft no es la típica empresa que necesite un programa de gestión documental. Si no fuese por el precio tan bueno que conseguí y por mi interés particular en la instalación, seguramente nos habríamos apañado bien con el escáner. Es un “contraargumento” que utilizo con alguna frecuencia: si no tienes un número elevado de documentos (miles o decenas de miles al menos) y son pocos los usuarios de la empresa que acceden a ellos (menos de 4 ó 5), no necesitas un programa de gestión documental. En nuestro caso, los técnicos y programadores no generan apenas documentos por lo que básicamente lo utilizamos 2 personas. Pocas para justificar una instalación. A menos que sea gratis, claro. (más…)

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Un pequeño paréntesis en mi periplo como usuario buscando certificados para firmar archivos y correos para dejar claro el objetivo de todo este camino (y entradas en el blog), la meta que ando buscando que no es otra que aumentar la seguridad de los documentos (archivos) que guardo en mi ordenador. Ya adelante que no es una entrada para expertos en firma (que todo ésto lo dominan) y que voy a ir despacio, porque quiero “aprender” estos conceptos uno a uno (y digo aprender porque estoy aprovechando para repasar yo mismo toda esta materia y, cuando acabe, pienso recopilarlo todo, ordenado, en mi Web).

Aumentar la seguridad“; parece obvio, pero casi todos los artículos, notas, manuales y guías que he leído sobre firma electrónica se esfuerzan en explicarte cómo fuciona (no quiero leer más sobre claves, simétricas o no, en un tiempo) y, sobre todo, en recordarte las maravillosas cualidades de los documentos firmados digitalmente. A saber, y solo como recordatorio: Autenticidad, Integridad, No Repudio y eventualmente la Confidencialidad. Es una letanía que suele dar paso a unas explicaciones que recuerdan los glosarios de los manuales de un IBM del año 83.

¡Vamos a darle la vuelta y empezar por el final!, que debería ser el principio (creo que uso esta frase continuamente):

¿Qué es lo primero que quiero saber cuando abro un documento archivado hace días, semanas…o 3 años? (más…)

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Sin duda el tipo de la izquierda necesita desembarazarse de esas montañas de papeles, aunque solo sea para no morir sepultado por ellas. Si tu situación es similar (conozco a abogados que coleccionan montañas como éstas, por no hablar de juzgados y ayuntamientos), es hora de tomar medidas.

Siempre que participo en unas jornadas o talleres sobre gestión documental divido mi habitual presentación preliminar sobre conceptos básicos de la gestióndocumental en dos partes: una es convertir los documentos en papel en documentos electrónicos (digitalizarlos usando un escáner). La segunda parte es la gestion de todos esos documentos que ya son ficheros, archivos, grabados en un disco duro en un ordenador.

Aquí surge, sobre todo cuando el público es de microPymes (despachos de abogados, asesores fiscales, departamentos de administración de pequeñas empresas…), la gran pregunta: ¿para qué necesito un programa de gestión documental si puedo organizar estos ficheros utilizando las propias herramientas del sistema operativo? (más…)

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