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Posts Tagged ‘consejos sobre informática’

Este post es la continuación del anterior. Léelo antes si no lo has hecho ya.

masterNo me gusta plantear los problemas sin dar una solución. Eso es quejarse, y de quejas ya tenemos bastante con la crisis.

En mi post anterior planteaba el problema que tenemos (todos) los usuarios de ordenadores y demás artilugios digitales: la dispersión de la información. Nuestros documentos, fotos, correos electrónicos, números de teléfono… Multitud de datos, en formatos variados y almacenados en “sitios” distintos.

Hay varias soluciones. Técnicamente es un problema resuelto. Económicamente tampoco es ningún problema, no es necesario gastar mucho dinero. Es más bien una cuestión de ORDEN, de organización. Incluso diría que de disciplina. Todas estas unas cualidades que siendo deseables, escasean. Es como adelgazar haciendo ejercicio, o dejar de fumar: empezaré mañana.

Así que podría acabar ya este post fácilmente con un consejo sencillo: “sé ordenado”. Clasifica bien tus documentos, haz las copias con regularidad, utiliza siempre los mismos criterios… (más…)

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codigosAdmitámoslo, los códigos no están de moda. A poca gente le gusta pensar en números, claves, combinaciones artificiales de letras y números… Y tiene bastante sentido. Puedes recordar el nombre y los apellidos de un buen número de amigos y contactos profesionales pero ¿te sabes el DNI de tu mujer? ¿O de tu mejor cliente?

Sin embargo llevar este rechazo a todos los terrenos tiene también consecuencias negativas. ¿Estoy exagerando? Creo que no y que lo puedo demostrar con un ejemplo muy sencillo.

Cuando empezó a popularizarse la informática, con el PC, el Spectrum o el Commodore 64, había dos rasgos característicos que hoy han desaparecido: el papel continuo de las impresoras (y con frecuencia rayado, el “papel pijama”) y los ceros “tachados”. Era fácil identificar a los “aficionados” a la programación por sus listados y por tachar los ceros para distinguirlos de la letra O mayúscula.

Dejando a un lado la anécdota del papel, me gustaría reivindicar el uso de los “ceros tachados”. (más…)

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Archivador grandeHay mil formas de comparar un archivo de documentos en papel, físico, con un archivo de documentos digitales, virtuales en tanto que no ocupan un espacio, pero real, en tanto que puedes leer, imprimir, enviar por mail… en definitiva, utilizarlos como los documentos físicos.

Desde el punto de vista de la seguridad, por ejemplo. Un archivo físico es más robusto que uno digital, que depende de un disco duro que puede romperse en cualquier momento (y lo hace, antes o después). Pero un archivo digital se puede copiar diariamente, completo, y ser en la práctica más seguro ya que podemos proteger las copias y almacenarlas (los discos duros) en lugares físicamente distantes (incluso en la nube) lo que garantiza la pervivencia de los documentos ante la destrucción del original. Aún no conozco a nadie que tenga su archivo en papel duplicado.

Incluso desde el punto de vista de la seguridad de “acceso”, es más sencillo dar permisos individualizados a diferentes archivos digitales para cada perfil de usuario, algo difícil de hacer con los documentos en papel. Los puedes meter en un cajón con llave, o en una caja fuerte, pero no es un sistema muy flexible.

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CorreosEn los últimos días he leído varios artículos sobre la pesadilla diaria que representa para millones de personas tratar de mantener a raya el número de correos electrónicos que tienen en la bandeja de entrada de su gestor de correo.

No es un problema aislado. No es una “manía” de personas ordenadas (algo que algún amigo me achaca). Mantener la “bandeja a cero” es una aspiración generalizada, que muchos dan por perdida. De hecho en uno de los artículos que leí hablaban de la “utopía” de conseguirlo, dando por sentado que es una tarea casi imposible, una ilusión.

Para conseguirlo, o al menos intentarlo, hay incluso applicaciones para smartphones que utilizan una gestión “semiautomática” de los correos entrantes como única posibilidad para conseguir la meta.

Sin embargo, con algunos consejos sencillos y una disciplina al alcance de cualquiera es posible conseguirlo. No es una lista objetiva y seguro que muchos lo hacen igual de bien, o mejor, de otra forma. Pero a mí me funcionan bastante bien y por ese motivo los comparto con mis lectores. (más…)

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Este post es una colaboración enviada por uno de mis lectores. Creo que es un caso real muy instructivo porque nos puede pasar a todos en algún momento. No comparte el 100% de su contenido, pero quizás ese sea un motivo más para publicarlo.

SeguridadQuizá les suene esta historia. Ocurrió hace unos meses: Un hombre cree tener su ordenador impoluto. Es uno de esos señores que lleva tiempo trabajando con ordenadores, conoce medianamente el mundillo y sabe como se las gastan estos queridos elementos digitales de cuando en cuando así que, aunque no es un experto, vigila cada paso que da: En la red opera a través de sitios seguros (Dato gratuito: comprobar que el sitio donde está ingresando los datos sensibles está encriptado con un certificado ssl, precio que hay que pagar para ofrecer seguridad a los usuarios del sitio), utiliza un buen antivirus (Norton internet security 2012, por ejemplo) y realiza copias de seguridad de sus archivos con regularidad. Va con pies de plomo, como quien dice.

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Windows 8Hace unos días leía una noticia sobre la transición de los usuarios a Windows 8. En resumen: “no va muy bien”. Son muchos menos de los esperados. O quizás debería decir deseados (por Microsoft, claro).

Yo mismo, que me lancé rápidamente a los brazos de Windows 7, no tengo ninguna intención de cambiar a corto plazo.

¿Porqué habría de hacerlo?

Mi Windows 7 va de maravilla. Me da todo lo que necesito. ¿Porqué cambiar algo que funciona bien? Muy bien en este caso.

Todos recordamos el desastre de Windows Vista. De hecho, hay todavía millones de usuarios de Windows XP que, en vista del fracaso de Windows Vista, ni siquiera se atrevieron a cambiar a Windows 7.

Las actualizaciones de software son uno de los peores efectos colaterales de esta llamada sociedad de la información (o de la informática, en un término menos vistoso). Cada cierto tiempo tenemos que empezar de nuevo. Al cambiar de teléfono (menos con el iPhone, gracias a dios), al cambia el Word o el Excel, al cambiar el programa de contabilidad… Y, lo peor de todo, cuando cambiamos el sistema operativo. (más…)

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En este blog siempre comento las ventajas de instalar un software de gestión documental para administrar los documentos que se manejan en la empresa, una vez que hemos dado el primer y fundamental paso de “convertir” en digitales aquellos que no lo sean. Doy por sentado que todo el mundo, todas las empresas y Administraciones, deberían instalar este tipo de software porque “todo son ventajas” y que el único motivo por el que no lo han hecho ya es por falta de tiempo (pocas veces) de presupuesto (a corto plazo, porque a la larga se ahorra dinero) o de ganas (ganas “en general”: falta de espíritu innovador, conformismo, rechazo al cambio… llámalo como quieras).

Sin embargo la realidad es que la mayor parte de las empresas (al menos las PYMES) y no digamos las Administraciones Públicas no tienen instalado un programa específico de gestión documental (al menos no el mío, pero creo que ni siquiera el de la competencia).

Si las bondades de este software son tan evidentes ¿cómo es que estas empresas aún funcionan? (más…)

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