Este post es una colaboración enviada por uno de mis lectores. Creo que es un caso real muy instructivo porque nos puede pasar a todos en algún momento. No comparte el 100% de su contenido, pero quizás ese sea un motivo más para publicarlo.
Quizá les suene esta historia. Ocurrió hace unos meses: Un hombre cree tener su ordenador impoluto. Es uno de esos señores que lleva tiempo trabajando con ordenadores, conoce medianamente el mundillo y sabe como se las gastan estos queridos elementos digitales de cuando en cuando así que, aunque no es un experto, vigila cada paso que da: En la red opera a través de sitios seguros (Dato gratuito: comprobar que el sitio donde está ingresando los datos sensibles está encriptado con un certificado ssl, precio que hay que pagar para ofrecer seguridad a los usuarios del sitio), utiliza un buen antivirus (Norton internet security 2012, por ejemplo) y realiza copias de seguridad de sus archivos con regularidad. Va con pies de plomo, como quien dice.
Con el auge de las memorias USB y los discos duros externos, este señor estaba encantado, pues podía pasar de una tonelada de Cds y Dvd a un solo dispositivo en el que aglutinar toda la información. Pero, y ahí está el problema, se saltó un pequeño detalle: Estos dispositivos fallan. Y si uno no ha sido listo, cuando el ordenador dice “adios” se da cuenta de que ha perdido trabajos de los últimos 5 años, cientos de películas y ebooks, miles de fotografías y un sinfín de documentos en diversos formatos.
Ese señor fui yo el año pasado.
Y, lo crean o no, la tentación de lanzar el ordenador por la ventana y pasarse de nuevo al papel y al bolígrafo fue increíblemente poderosa y real. Pero en estos tiempos de revolución tecnológica no todo es tan sencillo, por lo que el uso de servicios de alojamiento de archivos multiplataforma, coloquialmente conocidos como “nubes” es una opción a tener en cuenta.
Ya lo hagamos a través de SkyDrive, Google Drive, Dropbox o iCloud, la finalidad de estos servicios es la misma: Poder almacenar toda la información importante de nuestro ordenador sin miedo a perderla, aún en el caso de que éste se estropeara, y la posibilidad de compartir simultáneamente dichos datos en varios dispositivos al mismo tiempo. Sin contar con la ventaja de que podemos acceder a nuestros archivos desde cualquier ordenador.
Todas ofrecen servicios gratuitos y con capacidad ampliable al pagar una cuota y salvo pequeños detalles todas ofrecen lo mismo, por lo que cualquiera es una buena opción para probar.
¿La pega? Ya no podremos decir que se nos ha olvidado el USB para escaquearnos del trabajo en la oficina. No todo el monte es orégano.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
Nada que objetar a la «solución» al problema. El almacenamiento en la nube es una opción muy válida hoy. Lo he comentado en algún post anterior.
Pero sí me gustaría hacer un comentario al «sistema de copias de seguridad». De vez en cuando hay que comprobar que la copia es correcta. Lo más sencillo, con otro ordenador. En de casa / oficina (según el origen), un portátil… incluso el de algún familiar.
Personalmente, tengo dos discos duros externos, alterno las copias y de vez en cuando restauro una versión en mi ordenador de casa.
A mí el martes pasado se me quedó en blanco un lápiz USB de 64 Gb donde hacía copias de seguridad.
He vuelto al sistema de tres discos USB con un post-it pegado con la fecha de la última copia.