Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

(Lo primero, la seguridad)

Soy bastante aficionado a ver documentales sobre grandes obras de ingeniería. Puentes sobre grandes ríos, estadios de fútbol para 80.000 personas, rascacielos de 90 pisos o túneles por debajo de los Alpes. Y en todos los programas hay algún momento en el que el presentador (un tal Dani que se involucra en la obra) dice aquello de “security first!”. Y, a continuación, se pone un arnés, se cuelga de un cable o se pone un traje a prueba de fuego.

Claro que si yo tuviera que hacer equilibrios sobre un andamio a 300 metros de altura también estaría muy pendiente de que mi arnés estuviese bien anclado al cable de seguridad.

Cuando trabajas en el sector TIC los riesgos no son tan graves. Aparte de un dolor de espalda o en la mano del ratón es difícil que sufras algún problema físico por lo que, aparte de una almoadilla de gel para apoyar la mano no hay que tomar medidas especiales para manejar un ordenador sin riesgo… físico.

Otra cosa es el problema de perder datos, ficheros, documentos… horas de trabajo. O días, semanas o meses. En este aspecto sí hay un riesgo real. De hecho pasa continuamente. Y pocos usuarios son conscientes de ello. Si te subes al piso 90 de un rascacielos en construcción es evidente el riesgo de caerte, y te pones un arnés. Pero cuando veo a gente a mi alrededor que tiene sus 20.000 fotografías digitales en un único portátil que puede romperse mañana (o se lo pueden robar) me doy cuenta de que no son conscientes del riesgo que corren. Y esta inconsciencia le lleva a no tomar medida alguna de seguridad. ¡Miedo me dan!

La seguridad es un tema muy tratado y no quiero aburriros con más “teoría” sobre ella pero creo oportuno compartir lo que me pasó a mí la semana pasada. Creo que se pueden sacar varias enseñanzas muy prácticas y concretas. Os cuento mi experiencia y resumo las “lecciones” que aprendí (algunas, afortunadamente, ya las tenía bien asumidas y el daño final fue mínimo).

Nadie está a salvo de cometer un error (el mío fue enorme) y por más medidas que tomemos alguno se escapará, pero lo que sí podemos hacer es estar preparados para minimizar las consecuencias del error. Es algo parecido a la seguridad “activa” o “pasiva” de los coches. La primera pone los medios para evitar que tengas un accidente (ABS, aviso de cambio de carril y mil más). La “pasiva” es la que trata de reducir los daños una vez que has tenido el accidente (airbags, barras de refuerzo, cinturones de seguridad…). Creo que los consejos que os comento los podemos agrupar en estas dos mismas “categorías”.

Esto es lo que me pasó, y pasa cada día a miles de usuarios.

El jueves decidí hacer una copia de seguridad de todos mis documentos del disco C de mi ordenador “principal” de la oficina. Pinché un pen-drive de 32Gb que uso frecuentemente y borré todo su contenido para hacer una nueva copia completa. ¡Pero me equivoqué! Y borré TODOS los documentos del disco duro. Contratos, facturas, presupuestos, listas de clientes, presentaciones en Power Poing… Además, como eran más de 6.000 el ordenador no los guardó en la papelera de reciclaje sino que los borró definitivamente.

Lección aprendida nº 1: el momento más peligroso para tus ficheros es precisamente cuando vas a hacer una copia de seguridad. Hay que poner especial cuidado hacemos este tipo de tareas.

En mi caso, tenía una reunión de trabajo al tiempo que hacía la copia y no presté la suficiente atención. Como, además, las carpetas de mi pen-drive son las mismas que las del disco C, esa pequeña falta de atención me llevó a equivocarme.

Lección nº 2: cuando vayas a borrar miles de archivos, aunque sean copias de los originales, siempre hay que repasar los avisos del sistema. En mi caso, la rutina me llevó a “aceptar” avisos que probablemente me estaban advirtiendo de la pérdida definitiva de los ficheros.

El daño estaba hecho. Los ficheros borrados. Ahora es cuando entra en juego la “seguridad pasiva”, las medidas preventivas para limitar el daño.

Consejo nº 1: haz copia de seguridad con frecuencia. Ya sé que es obvio, pero es absolutamente inexcusable. Tenía, en ese mismo pen-drive, una copia de 3 semanas antes. En otras circunstancias podría parecer mucho tiempo pero como gran parte de mis documentos los tengo en mi programa de gestión documental, ArchivaTech, no era una gran pérdida. No más de 20 ó 30 documentos. La “frecuencia” con la que haces la copia debe ser proporcional al número de documentos que cambian y al tiempo empleado en hacer la copia, no vayas a perder más tiempo del que ganas.

Consejo nº 2: ten más de una copia. No se deben hacer “copias sobre copias”. Además, es fácil que al hacer la copia te equivoques (recuerda la lección nº1) y estropees al mismo tiempo el original y la copia. ¡Eso pasa! Los discos externos son muy baratos. Ten, al menos, dos.

Consejo nº 3: conserva un histórico con varias copias antiguas. Es frecuente que necesites una versión de hace uno o dos meses y tengas que retroceder en el tiempo para encontrar la “versión” adecuada. Una vez más, aprovecha que los discos son baratos y de gran capacidad.

Volviendo a mi propia experiencia, lo primero que hice no fue recuperar los ficheros desde la copia de seguridad. Lo primero es buscar en Internet programas de recuperación de ficheros borrados. Resulta que en Windows cuando borras un fichero no se borra “físicamente” sino que se marca como borrado. Hay varios programas, gratuitos algunos, que te permiten recuperar estos ficheros borrados por error. Recuva y PC-Recovery son dos de ellos, que usé sobre la marcha. ¡Y recuperé mis ficheros borrados! Aunque fue un tanto farragoso porque encontraron 286.000 ficheros borrados y yo solo quería unos 6.500. Me llevó varias horas de espera pero recuperé casi el 100% de mis documentos. Y saqué algunas conclusiones:

Consejo nº 4: no grabes nada en el disco en el que estaban los ficheros que has borrado por error. Usa otro disco (interno o externo) para ejecutar los programas de recuperación. Si los descargas y ejecutas en el disco de los ficheros pueden perderse definitivamente.

Consejo nº 5: recupera los ficheros en otro disco y otro directorio. Luego, cuando ya hayas recuperado todo lo que hayas podido, restauras la última copia de seguridad en el disco “original” y completas los ficheros que faltan a partir de los recuperados. Es mucho más seguro grabar los ficheros de una copia porque estos programas de recuperación fallan en algunos casos (yo perdí definitivamente uno de los 20-30 ficheros borrados) mientras que una copia de seguridad me permitió recuperar los otros 6.500 documentos sin ningún problema.

En definitiva, hay que estar preparado para estos “accidentes” que pueden deberse a un error (en mi caso por falta de atención), a un fallo en el disco duro, a un virus… y que antes o después te ocurrirán. Ese día, lee este post “antes” de hacer otra cosa. Y mucho antes de ese día implanta un sistema de copias como una rutina más de tu trabajo. Te juegas mucho.