Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

En los últimos días he leído varios artículos sobre la pesadilla diaria que representa para millones de personas tratar de mantener a raya el número de correos electrónicos que tienen en la bandeja de entrada de su gestor de correo.

No es un problema aislado. No es una «manía» de personas ordenadas (algo que algún amigo me achaca). Mantener la «bandeja a cero» es una aspiración generalizada, que muchos dan por perdida. De hecho en uno de los artículos que leí hablaban de la «utopía» de conseguirlo, dando por sentado que es una tarea casi imposible, una ilusión.

Para conseguirlo, o al menos intentarlo, hay incluso applicaciones para smartphones que utilizan una gestión «semiautomática» de los correos entrantes como única posibilidad para conseguir la meta.

Sin embargo, con algunos consejos sencillos y una disciplina al alcance de cualquiera es posible conseguirlo. No es una lista objetiva y seguro que muchos lo hacen igual de bien, o mejor, de otra forma. Pero a mí me funcionan bastante bien y por ese motivo los comparto con mis lectores.

1.- Lo más importante y previo a cualquier otra acción es tener una voluntad clara y decidida de intentar conseguir la meta de tener la bandeja de entrada vacía o casi vacía. Esto es como dejar de fumar o ir al gimnasio: o se afronta el problema en serio o es mejor ni intentarlo. No valen buenos propósitos de fin de año.

2.- Lo primero es crear carpetas y subcarpetas con el gestor de correos. Lo más importante para clasificar documentos (o libros, o CDs o cualquier otra cosa) es tener un buen «archivador», un sistema que permita organizar las «piezas» de información de una forma estructurada. Las carpetas del programa de correo se crean tan fácilmente como las de Windows y hay que tener docenas de ellas si quieres gestionar miles de documentos. No bastan tres o cuatro, creadas de cualquier manera. (Escribí un post sobre este tema hace varios meses, incluso con un video explicativo).

3.- Un consejo muy valioso: tener la misma estructura de carpetas en el disco duro de nuestro ordenador. Y mejor aún, si tenemos un programa de gestión documental o un servidor compartido, replicar en todos ellos la misma estructura. De esta forma, siempre que busque un documento de un determinado tema sabré dónde buscarlo independientemente de que sea un correo, un documento en mi ordenador local o un documento en el servidor común de la empresa.

Personalmente utilizo el disco duro de mi ordenador «local» para documentos que utilizo con frecuencia o quiero llevar en un pen-drive o compartir en Dropbox. Para los documentos más antiguos o que uso menos frecuentemente utilizo ArchivaTech, todos ellos por supuesto con la misma disposición de carpetas.

4.- Consejo adicional sobre este tema: utiliza números para organizar las carpetas. Normalmente las carpetas se consultan en orden alfabético. Pero mucho más lógico es que seas tú quien explícitamente decida el orden de las carpetas, y no el capricho del alfabeto. Por ejemplo: 100.- Clientes, 200.- Proveedores, 300.- Producto… Al poco tiempo de usar este sistema encontrarás rápidamente el lugar en el que buscar o guardar un documento.

Si, además, has seguido el consejo número 3, la estructura se repite en todos los archivos y se memoriza más rápidamente.

5.- Utiliza un par de carpetas auxiliares para citas o tareas pendientes «a corto plazo». Sirve como agenda al mismo tiempo que libera la bandeja de entrada de correos que has leído pero no puedes aún borrar ni archivar.

6.- Limpieza diaria: con frecuencia empiezo el día enfrentándome a 50 ó 60 correos nuevos. Le dedico los primeros minutos de la mañana para aligerar la bandeja de entrada antes de nada y empezar a «trabajar» con la tranquilidad de que no hay nada urgente perdido entre correos sin importancia.

Una revisión rápida se hace más fácilmente teniendo en cuenta que la mayoría de los correos se pueden clasificar en tres grupos:

1.- Leer y borrar sobre la marcha. Ya sean Spam, información poco importante o simplemente que podemos desechar una vez leída. Con frecuencia recorro todos los correos y en una primera vuelta solo me dedico a leer y borrar este «grupo».

2.- Leer y archivar. Suele ser un grupo numeroso y requiere más atención. Para poder quitarlos de la bandeja de entrada es fundamental tener una carpeta apropiada en la que archivarlos después de leerlos, por lo que los puntos 3 y 4 son clave. A veces requieren una breve respuesta pero con frecuencia lo que retrasa más su archivo es no tener el lugar adecuado para ellos. Cuando sea necesario se crea una nueva carpeta, pero siempre respetando los criterios de orden que me permitan encontrarlo fácilmente en el futuro. Los documentos adjuntos que vienen con los correos se archivan en el disco duro local o el sistema de gestión documental. Como tienen la misma estructura que la del gestor de correo encontrar el lugar en el que guardarlos es muy rápido.

3.- Realizar acciones importantes de respuesta. Mandar un presupuesto, imprimir y firmar un contrato, responder a una solicitud de un nuevo socio… Estos no los despacho «sobre la marcha» en la primera revisión del correo porque si lo hiciera me quedaría parado en ese correo y dejaría sin ver los siguientes hasta quizás una o dos horas después. Prefiero hacer la «limpieza» previa y revisión de todos antes de centrarme en estos, con frecuencia los más importantes.

Por supuesto que si recibes 150 correos diarios lo tienes más difícil que si son solo unos 50 pero es poco probable que recibas 150 correos del «tipo 3». La mayoría se pueden despachar en un par de minutos, si sabes qué hacer con ellos después de leerlos.

Con este sistema suelo tener menos de 5 correos pendientes en mi bandeja de entrada y cuando me llega alguno realmente urgente lo suelo responder sobre la marcha porque no se pierde entre otros cientos de correos pendientes. Es, sin duda, un «trabajo», y es pesado. Pero no es una «utopía».