Que los documentos electrónicos tienen ventajas sobre sus homólogos en papel nadie lo duda. Frente a los documentos físicos, como un libro o un album de fotos, sus versiones digitales son mucho más versátiles. No ocupan espacio. No pesan. Se comparten fácilmente… En cualquier disco duro de cualquier ordenador de sobremesa puede haber 100 ó 200 mil documentos. Sin apenas coste de almacenamiento. Un programa de gestión documental puede gestionar cientos de miles de archivos con soltura, proporcionando acceso inmediato a decenas de usuarios desde cualquier lugar. Y cualquiera de ellos puede compartirlo con quien desee con un par de clics de ratón.
Pero esa facilidad que es una de sus virtudes es también uno de sus defectos. Esa «capacidad» del documento electrónico de ser copiado, más bien clonado, ya que la copia es idéntica al original, y esa posibilidad de enviarlo a cualquier persona, o peor aún, a «la nube», «subirlo a Internet», «colgarlo en mi web o página en Facebook», a «publicarlo en Twitter»… esta promiscuidad del archivo es también un grave defecto… cuando se utiliza de forma alocada, descuidada o, por qué no, con mala fe.
En estos días ha sido noticia recurrente en las portadas de los periódicos (al menos en los digitales, que son los que leo) la publicación de un video «inadecuado» de una concejala de un Ayuntamiento. No es un caso aislado. Hace unos meses eran unas fotos de un teléfono móvil de una conocida actriz, autoretratos sugerentes que ningún paparazzi había conseguido y que aparecían en todas las publicaciones digitales. Por no hablar del conocido Wikileaks.org, un lugar con contenidos menos populares, pero mucho, muchísimo más peligrosos.
Siempre ha habido filtraciones de documentos. Mucho antes de que existieran los ordenadores. E incluso después. No hace mucho un técnico de MacLaren mandó a su esposa a fotocopiar 780 folios que pasó a la competencia, en un escándalo digno de una película de James Bond (o quizás más de Johnny English). Pero con los documentos «físicos» es más difícil pasar desapercibido. De hecho fue el encargado de la fotocopiadora el que dio la voz de alarma, sorprendido del volumen de fotocopias y el contenido que pudo ojear al hacer su trabajo. Si el documento hubiera estado en un pen-drive, nadie se habría dado cuenta. Y no digamos si lo hubiesen enviado por correo desde una cuenta de Yahoo.
El problema no es nuevo. Pero se ha agravado, mucho, con la facilidad de compartir que nos dan los archivos digitales. Y la «viralidad» de Internet.
A nadie se le ocurriría coger los 780 folios de MacLaren y hacer 20 fotocopias y mandarlas por correo a 20 amigos repartidos por todo el mundo. Pero si el archivo fuera un fichero en PDF, lo haríamos sin pestañear. En unos segundos. Y esos 20 amigos lo podrían pasar a otros 20. Y ya sabemos cómo funcionan los números exponenciales: como un virus. Ahora, además del correo, con Facebook y Twitter cada vez multiplicamos por 500, ó por 5.000. Y así vemos que el video de la descuidada concejala puede tener 100.000 visitas en YouTube en un par de días. ¡Ese es el poder, y el peligro, de Internet!
¿Está todo perdido? ¿Debemos volver al lápiz y papel, a las grapas y los libros? ¿Debemos dejar de instalar programas de gestión documental y guardar los papeles en polvorientos trasteros?
Obviamente lo que hay que hacer es ser conscientes de estos riesgos, que no son nuevos pero sí más peligrosos, y tener en cuenta algunas reglas básicas de seguridad. Sin un orden especial, ni ánimo de ser exhaustivo, aquí van unas cuantas, algunas de las cuales las he aprendido como experiencia personal.
1.- Desde el momento que envías un documento digital, pierdes el control sobre él.
Salvo que el destinatario sea un socio que comparta tus intereses o un colaborador con un contrato de confidencialidad, no envíes documentos que valoras. Es tan fácil que los reenvíe a un tercero, y que pierdas completamente el control sobre su difusión, que es mejor que lo pienses dos veces antes de adjuntarlo a un correo. Una presentación en Power Point que te ha costado varios días de trabajo es muy atractiva para los demás, incluyendo tu competencia. Una hoja Excel para calcular presupuestos de digitalización que has retocado a lo largo de meses. Una lista de proveedores con sus teléfonos y correos… Si te han costado tiempo y esfuerzo, valóralos por su contenido, no por lo fácil que es copiarlos.
2.- Si no quieres que lo cuenten, no lo hagas.
Un genial consejo popular chino que seguramente tiene varios miles de años (como todo lo que han inventado los chinos) y que demuestra claramente que lo de no saber guardar secretos no es nuevo (si es que alguien lo dudaba). Un teléfono móvil no es un lugar para guardar ningún secreto. Un pen drive, mucho menos.
3.- Los documentos de la empresa, en un programa de gestión documental «serio».
No solo se trata de clasificar, almacenar y buscar documentos, también hay que hacerlo de una forma segura. Con niveles de acceso, con claves, con un sistema de archivo robusto a prueba de intrusos. La información vale mucho dinero, no la pongas al alcance de cualquiera.
4.- Si necesitas una seguridad «extra», usa la firma digital.
Es curioso que no acabe de despegar el uso de la firma digital, a pesar de sus innegables ventajas. Es un tema interesante (me lo apunto para otro post), porque lo que es indudable es que un documento cifrado y firmado digitalmente es muy seguro. Aunque no se trata de ir firmando las fotos que nos hacemos en el cuarto de baño ligeros de ropa (quiero decir las que se hacen las actrices, esta no es una experiencia personal), sí que puede merecer la pena tener la rutina de firmar determinados documentos, sobre todo si se comparten con frecuencia: contratos, acuerdos, notas internas…
En resumen, los documentos electrónicos son muy versátiles, pero también frágiles, inseguros y volátiles. Hay que utilizarlos con ciertas precauciones. Prefiero beber la cerveza en una copa de cristal a hacerlo en un vaso de plástico, pero no se me ocurre dejar caer la copa al suelo.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
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