Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

No, no voy a hablar de Einstein, ni de los neutrinos, ni siquiera del bosón de Higs. Aunque llevará un rato, acabaré hablando sobre programas de ordenador, cómo elegir el mejor, o hacerlo, si eres programador.

Es curioso lo subjetivo que es el tiempo. Sobre todo cuando estás esperando. Hace unos años leí un artículo en el que comentaban un estudio realizado en varios aeropuertos. Preguntaban a ejecutivos con pinta de estar muy ocupados y que estaban esperando la salida de su avión en cuánto valoraban su tiempo. Pero con un matiz: cuánto estarían dispuestos a pagar por ahorrar una hora de espera, y cuánto pedirían cobrar por esperar una hora más de lo previsto. Sorprendentemente las cantidades siempre eran distintas (aunque ahora no recuerdo cuál era mayor).

Todos valoramos nuestro tiempo. De hecho, muchas empresas cobran sus servicos en horas/hombre. Un fontanero, quizás unos 30€. Un técnico de informática que va a tu oficina a quitar un virus o configurar el correo, 52€. Un abogado especialista en divorcios en Los Angeles: 500$ (o eso al menos es lo que nos quieren hacer creer en las películas).

Pero cuando lo llevamos al plano personal, esta aparente «racionalidad» desaparece. Ya lo dice el refrán (esa Wikipedia de la Edad Media): «El que espera, desespera». Ya sea un par de horas en el aeropuerto, media hora descargando un video de Internet, o solamente unos segundos mientras se carga mi documento Word. ¡Incluso unas décimas de segundo pueden ser relevantes!

No exagero. Cuando estamos manejando dispositivos electrónicos, como un teléfono móvil, o programas informáticos, o navegando por Internet con el ordenador, un retraso de décimas de segundo puede tener consecuencias. Por ejemplo el «eco», la respuesta del dispositivo a mis órdenes, al escribir un texto, al pulsar un botón, al descolgar una llamada de teléfono deslizando un dedo por la pantalla. La velocidad de respuesta es determinante en mi percepción del uso de la herramienta, en lo que se llama «experiencia del usuario». Ya lo he comentado en algún post anterior: un mal diseño en este aspecto o un problema técnico en la rapidez de respuesta del dispositivo pueden arruinar el resultado final.

Hay miles de ejemplos. En los videojuegos on-line, un pequeño retardo en situar al enemigo en mi pantalla hace que dispare siempre al sitio en el que «estaba» hace medio segundo. Es lo que los jugadores llaman el «lag» y tiene más importancia en la elección  del operador de Internet que cualquier otra característica de la conexión.

Y cuántas páginas Web olvidan «avisar» al usuario de que ha pulsado una opción y provocan nuevas pulsaciones que pueden llegar a colapsar el portal. Esto, sin ir más lejos, ha pasado a la Web de los alumnos de la Universidad de Granada.

La experiencia del usuario, la cualidad que hace que los productos de Apple sean los más apreciados del mundo, tiene mucho que ver con esto, con el tratamiento de las «esperas» de los usuarios. Algo que deberían aprender muchos programadores.

Y es algo que debes tener en cuenta cuando vayas a instalar un programa de gestión documental. ¡Hay que probarlo! En una situación lo más parecida a la «realidad» posible, al entorno en el que vas a trabajar.

Muchos programas tienen una lista de características atractiva y sugerente. Pero nunca te van a poner en un papel si el programa reacciona rápidamente a tus órdenes. Ni cuánto va a tardar en mostrarte en pantalla el documento que buscas. Ni lo que tarda en buscar un documento a partir de una palabra. Eso debes probarlo tú, en persona. Y es muy importante porque ese tiempo lo perderás cada día cientos de veces.

Unos segundos de espera de más para coger un avión son irrelevantes. Pero cuando estás delante de la pantalla del ordenador trabajando, esperar 3 ó 4 segundos cada vez que realizas alguna operación con un programa puede llegar a ser desesperante.