Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Hay dos motivos principales para abordar un proyecto de digitalización de los documentos de una empresa: el más evidente es eliminar o reducir el archivo. Digo evidente porque es muy visual: quien no ha paseado entre estanterías llenas de archivadores polvorientos, de legajos de papeles sujetos precariamente con unas gomas o cuerdas que parece que se van a desparramar por el suelo en cualquier momento (y te lo confirma el hecho de verlos por el suelo unos metros más adelante). Y, en este paseo, se ha imaginado que se libra de toda aquella montaña de papeles y las guarda en un pen-drive en el bolsillo.

He dado ese paseo con muchos clientes y el único freno para hacerlo, para librarse del archivo, ha sido siempre el coste. Pero el «deseo» siempre ha existido.

Pero hay otro motivo que a la larga puede ser más importante: mejorar la productividad en la gestión diaria. ¿Cuánto tiempo has perdido la última vez que has buscado un documento antiguo? Digamos un contrato firmado con un socio hace 6 meses. ¿Un par de minutos, media hora, dos días…? ¿O no lo has encontrado todavía…? Y lo mismo se aplica para guardar documentos en papel: imprimirlos, ponerlos en una carpeta, con sus datos, ir al archivo (que puede estar al lado, en un trastero o en otro edificio), y luego encontrar el lugar adecuado entre miles de otros archivadores… sabiendo que muchos de estos documentos no los consultarás nunca.

O cuánto tiempo se pierde en tu empresa en hacer fotocopias de los mismos documentos una y otra vez. Personalmente odio las fotocopias. Incluso más que al Fax. Me parece una pérdida de tiempo absurda. Cuando fotocopias resuelves una necesidad puntual. Cuando escaneas, la resuelves para siempre. No sé cuántas veces me han pedido una «fotocopia» de mi DNI o del CIF de la empresa en los últimos años. ¿10, 15… 30 veces? Con dos o tres clics de ratón envío el PDF por email y ahorro tiempo… cada vez. Y cuando se trata de las escrituras de la sociedad lo que te ahorras es mucho más.

En definitiva, un buen proyecto de digitalización de los documentos de la empresa se traduce en un ahorro de espacio y de tiempo inmediato.

Y de eso vamos a hablar en Bogotá el próximo 7 de marzo.

Si estás por allí, y me consta que muchos lectores de este blog son colombianos, no dejes pasar la oportunidad de conocernos personalmente.

Si no te pilla cerca, en los próximos posts encontrarás el mismo contenido. Mucho más resumido, pero los mismos conceptos. Primero hablaré de los diferentes «bloques» que forman un proyecto «integral» (al estilo del video de Las 5 patas de un proyecto«) y luego explicaré los diferentes tipos de programas de gestión que se pueden instalar con el objetivo muy claro de ayudar a quién está pensando en elegir el programa más adecuado para su situación. Prometo un video sobre este último tema que considero muy importante.

Por supuesto que habrá otros ponentes para hablar de temas relacionados: innovación, el proceso de digitalización y los aspectos legales de los documentos digitales (como sustitutos de los documentos en papel, un tema muy interesante y aún no resuelto).

Este es el programa completo:

GESTION DOCUMENTAL COMO FACTOR DE PRODUCTIVIDAD Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES:  SITUACIÓN, TENDENCIAS Y EXPERIENCIAS

Objetivos:

Los objetivos a conseguir en unas sesiones directas y enfocadas en resultados son:

• Tener una visión general de las posibilidades que la      digitalización de los documentos en papel ofrece a las empresas para      ahorrar costes y mejorar su productividad.
• Conocer las principales características que debe      valorar una empresa al afrontar un proyecto de digitalización de sus      documentos.
• Saber qué procesos en la gestión diaria son      susceptibles de mejorar, con qué herramientas y sus posibilidades de      externalización.

Dirigido a:

Gerentes y directivos de empresas y administraciones públicas. Responsables de archivos documentales, abogados, notarios, gestores y profesionales con necesidades de gestión documental.

Temas a desarrollar:

7:45 a 8:00 a.m. Inscripción y registro

8:00 a 8:40 a.m. Innovación en la gestión de la empresa. Gestión digital de la documentación.

Conferencista: Martín García Vaquero (España)

8:40 a 9:20 a.m. La gestión documental en la empresa

• Digitalización de documentos
• OCR y tratamiento automatizado
• Software de gestión documental
• Seguridad: acceso y copias
• Custodia y destrucción de la documentación

Conferencista: Fernando Moreno-Torres Camy (España)

9:20 a 10:00 a.m. Digitalización y Almacenamiento Digital y Físico

• Tratamiento de los documentos
• OCR e indexación
• Clasificación

• Almacenamiento Digital y Físico

Conferencista: Boris Ackerman (Colombia)

10:00 a 10:20 a.m. Refrigerio

10:20 a 11:00 a.m. Herramientas digitales en la gestión documental:

• Tipos de programas
• Tipos de arquitectura
• Principales cualidades de un programa de gestión      documental

Conferencista: Fernando Moreno-Torres Camy (España)

11:00 a 11:40 a.m. Aspectos legales: sustitución de los documentos en papel

Conferencista: Erick Rincón Cárdenas

11:40 a.m. a 12:20 p.m. Caso de éxito

Informes e inscripciones:
Corporación Empresarial Latinoamericana
Tels. (57-1) 3200158 /50
Móvil 320 – 3024809
capacitacion@celat.org

Cupón de inscripción